4 قواعد تقويم لتجنب الاجتماعات غير الضرورية
باعتباري شخصًا بنى مسيرته المهنية فعليًا على الكفاءة ، لا أتحلى بالصبر على الاجتماعات غير المثمرة. عندما تنفجر الاجتماعات ، يظهر الناس غير مستعدين ، أو يتم إلغاء شيء ما في اللحظة الأخيرة ، أشعر بالإحباط. الوقت ثمين ويمكن تجنب هذه المواقف بسهولة.
على مر السنين ، تعلمت بعض الحيل لمنع حدوث هذه المواقف. ومؤخراً ، شجعت مساعدي التنفيذي على التفكير بطريقة مماثلة ، حتى تتمكن من اتخاذ خطوات للتأكد من أن كل اجتماع أحضره سيكون استخدامًا جيدًا لوقتي. >
إذا كان لديك مساعد تنفيذي ، فإنني أوصي بشدة بتعليمهم هذه الطرق الأربع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك القيام بها بنفسك أو حتى إعداد أنظمة تلقائية ستتعامل مع بعض الأعمال نيابةً عنك.
1. لا يوجد جدول أعمال ، لا اجتماع
لدي قاعدة بسيطة مع فريقي: لا أجندة ولا اجتماع. يجب إعداد هذه الأجندات بشكل مثالي قبل الاجتماع ومشاركتها مع المشاركين حتى يتمكن الجميع من إضافة أفكارهم حسب الحاجة. وعلى الرغم من أن فريقي يعرف ذلك ، إلا أنني التقيت بالعديد من الأشخاص الذين لا يعرفون ذلك.
يتمثل الاختراق في مطالبة مساعدي بالعثور على جداول أعمال جميع اجتماعاتي القادمة. إذا رأت اجتماعًا مفتوحًا ، فستتصل بالشخص الذي أنشأه وتطلب رابطًا إلى جدول الأعمال أو تعرض إنشاء واحد. كما سترسلها إليّ حتى أتمكن من إضافة أفكاري مسبقًا.
بهذا ، يمكنني الدخول في كل اجتماع مدركًا أننا سنكون فعالين مع وقتنا.
2. قبل العمل
تمامًا مثل كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال ، تحتاج العديد من الاجتماعات إلى تعيين "مسبق للعمل" بشكل واضح مسبقًا. أنا متأكد من أنه يمكنك فهم الانتظار بينما يندفع شخص ما للعثور على مستند في اجتماع أو الاضطرار إلى تلخيص المعلومات من تقرير كان من الممكن توزيعه مسبقًا. عندما لا ينتهي العمل الأساسي ، فإنه يضيع وقت الجميع ويكلف أموال الشركة.
يمكن أن يكون العمل التحضيري بسيطًا مثل مراجعة لوحة التحكم لإطلاعك على بعض الإحصائيات أو بشكل متعمق مثل إنشاء عرض تقديمي. الشيء المهم هو أن يكون الجميع واضحًا بشأن مسؤولياتهم قبل الاجتماع بفترة طويلة. من الناحية المثالية ، يجب أيضًا مشاركة نتائج العمل التحضيري مقدمًا حتى يتسنى للجميع الوقت لمراجعتها.
هذا شيء آخر يتولى مساعدتي الآن مسؤوليته. إذا لم تجد أي عمل تحضيري للاجتماع ، فسوف تسأل المجموعة عما إذا كان هناك أي شيء يجب القيام به في وقت مبكر أو حتى المضي قدمًا وتعيين العمل التحضيري بناءً على ما تعرفه. ما الذي سيحدث في الاجتماع .
أوه ، ولكي أكون واضحًا ، لست محصنًا من ذلك: فهي لا تخشى منحي نصيبي العادل من العمل التحضيري ، وأنا ممتن لها لأنها تضمن أنني بأمان. بما يتماشى مع الاجتماعات المهمة.
3. تأكيد الحضور
هذه الطريقة بسيطة بشكل يبعث على السخرية ، لكنها بالتأكيد تستحق التنفيذ.
لا أعرف شيئًا عنك ، لكنني مشغول جدًا لدرجة أنني لا أستطيع تتبع حضور الجميع في اجتماعاتي القادمة. لكن هذا يمكن أن يسبب مشاكل ، مثل عندما أدركت قبل خمس دقائق أن نصف الفرقة لن تنجح.
يعد هذا مضيعة كبيرة للوقت. لا يقتصر الأمر على أننا لم نعد ننجز ما شرعنا في القيام به ، ولكن كان بإمكاني وضع اجتماع مختلف في تلك الفترة الزمنية إذا كنت قد علمت مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك ، علينا الآن أن نواجه متاعب التأجيل.
لذلك تمامًا مثل جداول الأعمال والعمل التحضيري ، يراقب مساعدي أيضًا الحضور في اجتماعاتي القادمة. إذا لم يؤكد شخص ما إذا كان سيكون هناك ، فإنها تمد يدها. إذا لم يتمكن غالبية الحاضرين من الحضور ، فستعمل معهم لإعادة الجدولة. إنه أمر بسيط ولكنه مفيد للغاية.
4. القضاء على التوقف
هل تعرف تلك الفجوات الزمنية المزعجة التي تبلغ 15 دقيقة بين الاجتماعات حيث لا يمكنك إنجاز أي عمل ذي مغزى وينتهي بك الأمر في انتظار المكالمة التالية؟ أسميهم مهلة. وأنا أكرههم.
يقوم مساعدي الآن بجدولة الاجتماعات على دفعات ...
باعتباري شخصًا بنى مسيرته المهنية فعليًا على الكفاءة ، لا أتحلى بالصبر على الاجتماعات غير المثمرة. عندما تنفجر الاجتماعات ، يظهر الناس غير مستعدين ، أو يتم إلغاء شيء ما في اللحظة الأخيرة ، أشعر بالإحباط. الوقت ثمين ويمكن تجنب هذه المواقف بسهولة.
على مر السنين ، تعلمت بعض الحيل لمنع حدوث هذه المواقف. ومؤخراً ، شجعت مساعدي التنفيذي على التفكير بطريقة مماثلة ، حتى تتمكن من اتخاذ خطوات للتأكد من أن كل اجتماع أحضره سيكون استخدامًا جيدًا لوقتي. >
إذا كان لديك مساعد تنفيذي ، فإنني أوصي بشدة بتعليمهم هذه الطرق الأربع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك القيام بها بنفسك أو حتى إعداد أنظمة تلقائية ستتعامل مع بعض الأعمال نيابةً عنك.
1. لا يوجد جدول أعمال ، لا اجتماع
لدي قاعدة بسيطة مع فريقي: لا أجندة ولا اجتماع. يجب إعداد هذه الأجندات بشكل مثالي قبل الاجتماع ومشاركتها مع المشاركين حتى يتمكن الجميع من إضافة أفكارهم حسب الحاجة. وعلى الرغم من أن فريقي يعرف ذلك ، إلا أنني التقيت بالعديد من الأشخاص الذين لا يعرفون ذلك.
يتمثل الاختراق في مطالبة مساعدي بالعثور على جداول أعمال جميع اجتماعاتي القادمة. إذا رأت اجتماعًا مفتوحًا ، فستتصل بالشخص الذي أنشأه وتطلب رابطًا إلى جدول الأعمال أو تعرض إنشاء واحد. كما سترسلها إليّ حتى أتمكن من إضافة أفكاري مسبقًا.
بهذا ، يمكنني الدخول في كل اجتماع مدركًا أننا سنكون فعالين مع وقتنا.
2. قبل العمل
تمامًا مثل كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال ، تحتاج العديد من الاجتماعات إلى تعيين "مسبق للعمل" بشكل واضح مسبقًا. أنا متأكد من أنه يمكنك فهم الانتظار بينما يندفع شخص ما للعثور على مستند في اجتماع أو الاضطرار إلى تلخيص المعلومات من تقرير كان من الممكن توزيعه مسبقًا. عندما لا ينتهي العمل الأساسي ، فإنه يضيع وقت الجميع ويكلف أموال الشركة.
يمكن أن يكون العمل التحضيري بسيطًا مثل مراجعة لوحة التحكم لإطلاعك على بعض الإحصائيات أو بشكل متعمق مثل إنشاء عرض تقديمي. الشيء المهم هو أن يكون الجميع واضحًا بشأن مسؤولياتهم قبل الاجتماع بفترة طويلة. من الناحية المثالية ، يجب أيضًا مشاركة نتائج العمل التحضيري مقدمًا حتى يتسنى للجميع الوقت لمراجعتها.
هذا شيء آخر يتولى مساعدتي الآن مسؤوليته. إذا لم تجد أي عمل تحضيري للاجتماع ، فسوف تسأل المجموعة عما إذا كان هناك أي شيء يجب القيام به في وقت مبكر أو حتى المضي قدمًا وتعيين العمل التحضيري بناءً على ما تعرفه. ما الذي سيحدث في الاجتماع .
أوه ، ولكي أكون واضحًا ، لست محصنًا من ذلك: فهي لا تخشى منحي نصيبي العادل من العمل التحضيري ، وأنا ممتن لها لأنها تضمن أنني بأمان. بما يتماشى مع الاجتماعات المهمة.
3. تأكيد الحضور
هذه الطريقة بسيطة بشكل يبعث على السخرية ، لكنها بالتأكيد تستحق التنفيذ.
لا أعرف شيئًا عنك ، لكنني مشغول جدًا لدرجة أنني لا أستطيع تتبع حضور الجميع في اجتماعاتي القادمة. لكن هذا يمكن أن يسبب مشاكل ، مثل عندما أدركت قبل خمس دقائق أن نصف الفرقة لن تنجح.
يعد هذا مضيعة كبيرة للوقت. لا يقتصر الأمر على أننا لم نعد ننجز ما شرعنا في القيام به ، ولكن كان بإمكاني وضع اجتماع مختلف في تلك الفترة الزمنية إذا كنت قد علمت مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك ، علينا الآن أن نواجه متاعب التأجيل.
لذلك تمامًا مثل جداول الأعمال والعمل التحضيري ، يراقب مساعدي أيضًا الحضور في اجتماعاتي القادمة. إذا لم يؤكد شخص ما إذا كان سيكون هناك ، فإنها تمد يدها. إذا لم يتمكن غالبية الحاضرين من الحضور ، فستعمل معهم لإعادة الجدولة. إنه أمر بسيط ولكنه مفيد للغاية.
4. القضاء على التوقف
هل تعرف تلك الفجوات الزمنية المزعجة التي تبلغ 15 دقيقة بين الاجتماعات حيث لا يمكنك إنجاز أي عمل ذي مغزى وينتهي بك الأمر في انتظار المكالمة التالية؟ أسميهم مهلة. وأنا أكرههم.
يقوم مساعدي الآن بجدولة الاجتماعات على دفعات ...
What's Your Reaction?
