من الفوضى إلى الطلب: كيفية تبسيط سير عمل العقد
تعد العقود أساس نجاح الأعمال وتؤثر في كل جانب من جوانب العمليات: من توظيف أفضل المواهب وبناء الشراكات إلى بيع المنتجات واستئجار المعدات والمساحات المكتبية. إنهم يبنون الثقة ويحمون المصالح ويديرون المخاطر ويمكّنون العمليات السلسة داخل المنظمة.
ولكن هذا هو الشيء. طرق إدارة العقود التقليدية فوضوية. تؤدي إدارة العمليات اليدوية والمستندات المادية وعمليات تبادل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها إلى إبطاء كل شيء وتفتح الباب أمام الأخطاء والفرص الضائعة.
لحسن الحظ ، يوجد حل: سير عمل العقد.
من خلال تبني الأتمتة ، ومركزية مستودعات العقود ، واستخدام التوقيعات الإلكترونية ، يمكن للشركات تقديم الطلبات لعمليات إدارة العقود وتحسين الكفاءة العامة.
تستكشف هذه المقالة مهام سير عمل العقد وطرق تبسيطها للاستفادة من الفرص بسرعة وكفاءة. ما هي مهام سير العمل بالعقد؟
سير عمل العقد هو الخطوات المتضمنة في رحلة العقد ، من الإنشاء إلى الاكتمال. يتضمن هذا عادةً صياغة العقود وتحريرها وتوجيه الموافقات والتوقيع الإلكتروني وتتبع العقود وتخزينها. من خلال تنفيذ سير عمل منظم للعقد ، يمكن للشركات تحسين الكفاءة ، وضمان الامتثال ، وتحسين التعاون ، وتقليل الأخطاء والتأخيرات. تحديات سير عمل العقود التقليدية
غالبًا ما تكون الأساليب التقليدية لإدارة العقود غير فعالة ولها تأثير كبير على صافي أرباح الشركة. تشير الدراسات إلى أن الشركات يمكن أن تخسر ما يصل إلى 9٪ من أرباحها بسبب إدارة العقود غير الفعالة.
تتضمن بعض التحديات الشائعة المرتبطة بإدارة العقود التقليدية ما يلي: 1. عمليات غير فعالة
تستغرق العمليات اليدوية وقتًا طويلاً ، وغالبًا ما تتسبب في حدوث تأخيرات في تنفيذ العقد ، مما يؤدي إلى إطالة فترات التنفيذ وضياع الفرص. يؤدي التصفح عبر أكوام من المستندات أو إنشاء العقود من البداية أو إدارة الإصدارات أو البحث عن الموافقات إلى استهلاك وقت ثمين واستنزاف الموارد التي يمكن استخدامها بشكل أفضل في مكان آخر. 2. قلة الرؤية والمتابعة
بدون نظام مركزي ، يصبح من الصعب الحصول على نظرة عامة على حالة العقود وتقدمها في كل مرحلة. قد يكون تتبع إصدارات العقود والتغييرات والمفاوضات أمرًا صعبًا ، مما يؤدي إلى أخطاء محتملة وسوء فهم. غالبًا ما تعاني الشركات من تناثر معلومات العقود ، مما يجعل من الصعب إبقاء الجميع على نفس الصفحة. 3. المخاطر الأمنية وقضايا الامتثال
يمثل الاعتماد على المستندات المادية مخاطر مثل الفقد أو التلف أو الوصول غير المصرح به. تعرض هذه المخاطر للخطر سرية وسلامة المعلومات التعاقدية الحساسة. بالإضافة إلى ذلك ، أصبح ضمان الامتثال للوائح خصوصية البيانات (GDPR ، CCPA) ، ومعايير الصناعة (HIPAA ، ISO 27001) والمتطلبات القانونية أكثر صعوبة عندما يتعلق الأمر بالمستندات المادية.
4. محدودية التعاون والتواصلتؤدي عمليات النقل اليدوي والتداول المادي للمستندات في مهام سير عمل العقد إلى تأخيرات في الاتصال وعدم الكفاءة. يعد تنسيق عمليات مراجعة العقود والتغييرات والموافقات بين الإدارات وأصحاب المصلحة مضيعة للوقت وعرضة للخطأ. قد يؤدي ذلك إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ومشكلات الاتصال. 5. عدم كفاءة التكلفة والموارد
تشتمل عمليات العقود اليدوية على العديد من التكاليف المرتبطة التي يمكن أن تؤثر على ميزانية الشركة. تضيف المصاريف مثل الطباعة وتخزين الورق والبريد والمهام الإدارية والتفاعلات المادية مع العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون تكاليف السفر كبيرة ، بما في ذلك النقل والإقامة للاجتماعات وجهًا لوجه وتوقيع العقود. يزيد الوقت المستغرق في السفر للقاء العملاء وإجراء المفاوضات وجهًا لوجه من عدم كفاءة الموارد. 6 طرق لتبسيط سير عمل العقد
يعني تبسيط سير عمل العقد أتمتة وتوحيد الخطوات المتضمنة في إدارة العقود. يتضمن ذلك استخدام مهام سير العمل لتنظيم المهام والإجراءات ، مما يضمن حصول الأشخاص المناسبين على المستندات المناسبة في الوقت المناسب. الهدف هو تبسيط العملية بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والدقة.
فيما يلي ست طرق لتبسيط سير عمل العقد في مؤسستك.
المصدر:
تعد العقود أساس نجاح الأعمال وتؤثر في كل جانب من جوانب العمليات: من توظيف أفضل المواهب وبناء الشراكات إلى بيع المنتجات واستئجار المعدات والمساحات المكتبية. إنهم يبنون الثقة ويحمون المصالح ويديرون المخاطر ويمكّنون العمليات السلسة داخل المنظمة.
ولكن هذا هو الشيء. طرق إدارة العقود التقليدية فوضوية. تؤدي إدارة العمليات اليدوية والمستندات المادية وعمليات تبادل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها إلى إبطاء كل شيء وتفتح الباب أمام الأخطاء والفرص الضائعة.
لحسن الحظ ، يوجد حل: سير عمل العقد.
من خلال تبني الأتمتة ، ومركزية مستودعات العقود ، واستخدام التوقيعات الإلكترونية ، يمكن للشركات تقديم الطلبات لعمليات إدارة العقود وتحسين الكفاءة العامة.
تستكشف هذه المقالة مهام سير عمل العقد وطرق تبسيطها للاستفادة من الفرص بسرعة وكفاءة. ما هي مهام سير العمل بالعقد؟
سير عمل العقد هو الخطوات المتضمنة في رحلة العقد ، من الإنشاء إلى الاكتمال. يتضمن هذا عادةً صياغة العقود وتحريرها وتوجيه الموافقات والتوقيع الإلكتروني وتتبع العقود وتخزينها. من خلال تنفيذ سير عمل منظم للعقد ، يمكن للشركات تحسين الكفاءة ، وضمان الامتثال ، وتحسين التعاون ، وتقليل الأخطاء والتأخيرات. تحديات سير عمل العقود التقليدية
غالبًا ما تكون الأساليب التقليدية لإدارة العقود غير فعالة ولها تأثير كبير على صافي أرباح الشركة. تشير الدراسات إلى أن الشركات يمكن أن تخسر ما يصل إلى 9٪ من أرباحها بسبب إدارة العقود غير الفعالة.
تتضمن بعض التحديات الشائعة المرتبطة بإدارة العقود التقليدية ما يلي: 1. عمليات غير فعالة
تستغرق العمليات اليدوية وقتًا طويلاً ، وغالبًا ما تتسبب في حدوث تأخيرات في تنفيذ العقد ، مما يؤدي إلى إطالة فترات التنفيذ وضياع الفرص. يؤدي التصفح عبر أكوام من المستندات أو إنشاء العقود من البداية أو إدارة الإصدارات أو البحث عن الموافقات إلى استهلاك وقت ثمين واستنزاف الموارد التي يمكن استخدامها بشكل أفضل في مكان آخر. 2. قلة الرؤية والمتابعة
بدون نظام مركزي ، يصبح من الصعب الحصول على نظرة عامة على حالة العقود وتقدمها في كل مرحلة. قد يكون تتبع إصدارات العقود والتغييرات والمفاوضات أمرًا صعبًا ، مما يؤدي إلى أخطاء محتملة وسوء فهم. غالبًا ما تعاني الشركات من تناثر معلومات العقود ، مما يجعل من الصعب إبقاء الجميع على نفس الصفحة. 3. المخاطر الأمنية وقضايا الامتثال
يمثل الاعتماد على المستندات المادية مخاطر مثل الفقد أو التلف أو الوصول غير المصرح به. تعرض هذه المخاطر للخطر سرية وسلامة المعلومات التعاقدية الحساسة. بالإضافة إلى ذلك ، أصبح ضمان الامتثال للوائح خصوصية البيانات (GDPR ، CCPA) ، ومعايير الصناعة (HIPAA ، ISO 27001) والمتطلبات القانونية أكثر صعوبة عندما يتعلق الأمر بالمستندات المادية.
4. محدودية التعاون والتواصلتؤدي عمليات النقل اليدوي والتداول المادي للمستندات في مهام سير عمل العقد إلى تأخيرات في الاتصال وعدم الكفاءة. يعد تنسيق عمليات مراجعة العقود والتغييرات والموافقات بين الإدارات وأصحاب المصلحة مضيعة للوقت وعرضة للخطأ. قد يؤدي ذلك إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ومشكلات الاتصال. 5. عدم كفاءة التكلفة والموارد
تشتمل عمليات العقود اليدوية على العديد من التكاليف المرتبطة التي يمكن أن تؤثر على ميزانية الشركة. تضيف المصاريف مثل الطباعة وتخزين الورق والبريد والمهام الإدارية والتفاعلات المادية مع العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون تكاليف السفر كبيرة ، بما في ذلك النقل والإقامة للاجتماعات وجهًا لوجه وتوقيع العقود. يزيد الوقت المستغرق في السفر للقاء العملاء وإجراء المفاوضات وجهًا لوجه من عدم كفاءة الموارد. 6 طرق لتبسيط سير عمل العقد
يعني تبسيط سير عمل العقد أتمتة وتوحيد الخطوات المتضمنة في إدارة العقود. يتضمن ذلك استخدام مهام سير العمل لتنظيم المهام والإجراءات ، مما يضمن حصول الأشخاص المناسبين على المستندات المناسبة في الوقت المناسب. الهدف هو تبسيط العملية بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والدقة.
فيما يلي ست طرق لتبسيط سير عمل العقد في مؤسستك.
المصدر:
What's Your Reaction?
