كيفية عقد اجتماعات مؤثرة في المستقبل
سيكون تعلم كيفية استضافة الاجتماعات الافتراضية والمختلطة المؤثرة والمشاركة فيها أحد أهم المزايا التنافسية التي يمكنك منحها لنفسك في عالم العمل الجديد هذا.
لماذا؟
إحصائية مقلقة (ولكنها ليست مفاجئة): نحن نعقد اجتماعات أكثر بنسبة 250٪ يوميًا مقارنة بما كان عليه قبل الوباء ، وفقًا لأبحاث Microsoft. أظهرت دراسة أخرى لـ Reclaim.ai شملت 15000 شخص أننا نقضي أكثر من نصف أسبوع العمل القياسي في الاجتماعات ، بإجمالي مثير للإعجاب يبلغ 21.5 ساعة (بزيادة 7.3 ساعة في الأسبوع منذ بداية الوباء).
ربما شهد الكثير منا زيادة في عدد الاجتماعات في تقويمنا منذ أن أصبح العالم بعيدًا ثم أصبح مختلطًا. لذا فإن هذه الأرقام بالتأكيد ليست صادمة للغاية.
ومع ذلك ، فإن المشكلة ليست في عدد الاجتماعات. هذه اجتماعات سيئة .
يجب ألا تختفي الاجتماعات من ثقافة العمل لدينا. إنها ضرورية للتعاون وبناء العلاقات. ولكن يبدو أن الزيادة في عدد الاجتماعات مرتبطة بانخفاض جودة الاجتماعات ، مما يعني أن المقدمين يظهرون غير مستعدين ، وأن المشاركين يقومون بمهام متعددة ، ويتم تأجيل القرارات إلى اجتماع آخر نظرًا لعدم وجود هدف واضح تم تعريفه في البداية. لحسن الحظ ، تبحث العديد من المكاتب في مزايا العمل عن بُعد والمختلط. ومع ذلك ، فإن الأوقات تتغير ويجب أن تتغير اجتماعاتنا - التي تعد شريان الحياة لأي عمل - وفقًا لذلك.
فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب مراعاتها لتحسين التعاون والاجتماعات المستقبلية عبر الإنترنت:
دائما لديك جدول أعمال وهدف
يعد عدم التخطيط للاجتماعات مسبقًا أحد أكبر الأخطاء التي تحدث في الاجتماعات. لقد حضرت عددًا لا يحصى من الاجتماعات حيث يريد أحد الأشخاص "التحدث" عن شيء ما. لسوء الحظ ، لم يتم التفكير في الموضوع مسبقًا ، ولا توجد بنية للمكالمة ، لذا تخرج المحادثات عن الموضوع ، وليس من الواضح ما يفترض بنا إنجازه. / p>
أدخل: التقاويم
حدد ما تريد حله ، ثم ضعه على رأس جدول أعمالك: إنه الهدف العام الذي تريد تحقيقه. ثم حدد موضوعات المناقشة الضرورية لتحقيق هذا الهدف - هذه هي موضوعاتك على جدول الأعمال. سيؤدي هذا إلى منع الاجتماعات من الخروج عن المسار وإجبار المضيف على التفكير في الاجتماع قبل النقر على "الانضمام إلى الاتصال".
إنها فكرة جيدة أيضًا أن تحصل على تعليقات من الحاضرين حول جدول الأعمال. يؤدي هذا على الفور إلى اجتماع أكثر تعاونًا ، ويمنح الجميع رأيًا ، ويساعد قائد الاجتماع على إدارة جدول الأعمال بفعالية.
هل تلقيت دعوة إلى اجتماع بدون جدول أعمال؟ ادفع بأدب واطلب واحدًا ، أو اسأل كيف يمكنك المساهمة أو ما يمكنك الاستعداد مسبقًا للتأكد من أن المضيف يفكر في الاجتماع قبل الانضمام إليك.
إذا كنت تواجه مشكلة في إنشاء جدول أعمالك أو تحديد هدف واضح ، فقد يشير هذا إلى أن هذا تحديث للحالة أكثر من كونه مناقشة. حاول استبدال الاجتماع بشكل غير متزامن من أشكال الاتصال ، مثل البريد الإلكتروني أو الفيديو المسجل.
استمتع باتصالات ASYNC
التحدث عن عدم التزامن - الغرض منه هو استبدال الاجتماعات التي تتطلب من شخص واحد التحدث إلى الجميع بدلاً من تلك التي تتطلب مدخلات وتعاونًا. والأفضل من ذلك ، جرّب الفيديو غير المتزامن.
يعد هذا النوع من الفيديو وسيلة اتصال فعالة بشكل خاص لأنه يعكس بشكل أكثر دقة الرسالة التي تحاول نقلها ونبرة صوتك (مقارنة برسالة بريد إلكتروني أو رسالة سلاك حيث يمكن أن تضيع الأشياء في الترجمة). يضعون أيضًا وجهًا للاسم ويمكن أن يخلقوا إحساسًا أقوى بالاتصال. من أمثلة مقاطع الفيديو غير المتزامنة تحديثات الحالة والإعلانات والعروض التقديمية للمنتج.
بالإضافة إلى ذلك ، يسمح غير المتزامن لفريقك بمشاهدة المحتوى أو عرضه عندما يكون ذلك مناسبًا لهم ، بغض النظر عن منطقتهم الزمنية. حيث يمكنك توفير المزيد من المرونة والسماح للفرق بالعمل وقتما يريدون. عندما تصبح أكثر إنتاجية ، ينتهي بك الأمر مع فريق أكثر سعادة. ومن لا يريد ذلك؟
اصنع تجربة
هل ما زلت تستخدم مشاركة الشاشة المجانية ...
سيكون تعلم كيفية استضافة الاجتماعات الافتراضية والمختلطة المؤثرة والمشاركة فيها أحد أهم المزايا التنافسية التي يمكنك منحها لنفسك في عالم العمل الجديد هذا.
لماذا؟
إحصائية مقلقة (ولكنها ليست مفاجئة): نحن نعقد اجتماعات أكثر بنسبة 250٪ يوميًا مقارنة بما كان عليه قبل الوباء ، وفقًا لأبحاث Microsoft. أظهرت دراسة أخرى لـ Reclaim.ai شملت 15000 شخص أننا نقضي أكثر من نصف أسبوع العمل القياسي في الاجتماعات ، بإجمالي مثير للإعجاب يبلغ 21.5 ساعة (بزيادة 7.3 ساعة في الأسبوع منذ بداية الوباء).
ربما شهد الكثير منا زيادة في عدد الاجتماعات في تقويمنا منذ أن أصبح العالم بعيدًا ثم أصبح مختلطًا. لذا فإن هذه الأرقام بالتأكيد ليست صادمة للغاية.
ومع ذلك ، فإن المشكلة ليست في عدد الاجتماعات. هذه اجتماعات سيئة .
يجب ألا تختفي الاجتماعات من ثقافة العمل لدينا. إنها ضرورية للتعاون وبناء العلاقات. ولكن يبدو أن الزيادة في عدد الاجتماعات مرتبطة بانخفاض جودة الاجتماعات ، مما يعني أن المقدمين يظهرون غير مستعدين ، وأن المشاركين يقومون بمهام متعددة ، ويتم تأجيل القرارات إلى اجتماع آخر نظرًا لعدم وجود هدف واضح تم تعريفه في البداية. لحسن الحظ ، تبحث العديد من المكاتب في مزايا العمل عن بُعد والمختلط. ومع ذلك ، فإن الأوقات تتغير ويجب أن تتغير اجتماعاتنا - التي تعد شريان الحياة لأي عمل - وفقًا لذلك.
فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب مراعاتها لتحسين التعاون والاجتماعات المستقبلية عبر الإنترنت:
دائما لديك جدول أعمال وهدف
يعد عدم التخطيط للاجتماعات مسبقًا أحد أكبر الأخطاء التي تحدث في الاجتماعات. لقد حضرت عددًا لا يحصى من الاجتماعات حيث يريد أحد الأشخاص "التحدث" عن شيء ما. لسوء الحظ ، لم يتم التفكير في الموضوع مسبقًا ، ولا توجد بنية للمكالمة ، لذا تخرج المحادثات عن الموضوع ، وليس من الواضح ما يفترض بنا إنجازه. / p>
أدخل: التقاويم
حدد ما تريد حله ، ثم ضعه على رأس جدول أعمالك: إنه الهدف العام الذي تريد تحقيقه. ثم حدد موضوعات المناقشة الضرورية لتحقيق هذا الهدف - هذه هي موضوعاتك على جدول الأعمال. سيؤدي هذا إلى منع الاجتماعات من الخروج عن المسار وإجبار المضيف على التفكير في الاجتماع قبل النقر على "الانضمام إلى الاتصال".
إنها فكرة جيدة أيضًا أن تحصل على تعليقات من الحاضرين حول جدول الأعمال. يؤدي هذا على الفور إلى اجتماع أكثر تعاونًا ، ويمنح الجميع رأيًا ، ويساعد قائد الاجتماع على إدارة جدول الأعمال بفعالية.
هل تلقيت دعوة إلى اجتماع بدون جدول أعمال؟ ادفع بأدب واطلب واحدًا ، أو اسأل كيف يمكنك المساهمة أو ما يمكنك الاستعداد مسبقًا للتأكد من أن المضيف يفكر في الاجتماع قبل الانضمام إليك.
إذا كنت تواجه مشكلة في إنشاء جدول أعمالك أو تحديد هدف واضح ، فقد يشير هذا إلى أن هذا تحديث للحالة أكثر من كونه مناقشة. حاول استبدال الاجتماع بشكل غير متزامن من أشكال الاتصال ، مثل البريد الإلكتروني أو الفيديو المسجل.
استمتع باتصالات ASYNC
التحدث عن عدم التزامن - الغرض منه هو استبدال الاجتماعات التي تتطلب من شخص واحد التحدث إلى الجميع بدلاً من تلك التي تتطلب مدخلات وتعاونًا. والأفضل من ذلك ، جرّب الفيديو غير المتزامن.
يعد هذا النوع من الفيديو وسيلة اتصال فعالة بشكل خاص لأنه يعكس بشكل أكثر دقة الرسالة التي تحاول نقلها ونبرة صوتك (مقارنة برسالة بريد إلكتروني أو رسالة سلاك حيث يمكن أن تضيع الأشياء في الترجمة). يضعون أيضًا وجهًا للاسم ويمكن أن يخلقوا إحساسًا أقوى بالاتصال. من أمثلة مقاطع الفيديو غير المتزامنة تحديثات الحالة والإعلانات والعروض التقديمية للمنتج.
بالإضافة إلى ذلك ، يسمح غير المتزامن لفريقك بمشاهدة المحتوى أو عرضه عندما يكون ذلك مناسبًا لهم ، بغض النظر عن منطقتهم الزمنية. حيث يمكنك توفير المزيد من المرونة والسماح للفرق بالعمل وقتما يريدون. عندما تصبح أكثر إنتاجية ، ينتهي بك الأمر مع فريق أكثر سعادة. ومن لا يريد ذلك؟
اصنع تجربة
هل ما زلت تستخدم مشاركة الشاشة المجانية ...
What's Your Reaction?
