عينة من البريد الإلكتروني والرسالة للموظفين بخصوص تسجيل الدخول والخروج
قال بنجامين فرانكلين: "الوقت هو المال" ، وهذا أصح مما يحدث عندما يعتمد مشروعك الصغير على موظفين يتقاضون أجورًا بالساعة. لا يقتصر تتبع الوقت على دفع رواتب دقيقة أو الاهتمام بالتفاصيل فقط. يمكن أن يكون للنتيجة السيئة تأثير إداري حقيقي على عملك.
عندما يتتبع فريقك وقتهم بدقة ، فهذا يساعد: حساب الراتب بشكل أسرع وأكثر دقة توقع احتياجات العمل بدقة ضمان الامتثال القانوني وفر على تكاليف العمالة الزائدة حدد ما إذا كان بإمكانك تحمل تكاليف توظيف المزيد من الأشخاص تقليل معدل دوران الموظفين وتقليل الإرهاق
إن معرفة "السبب" وراء نظام التوقيت يعني أن موظفيك يميلون أكثر إلى المتابعة بدقة ، بدلاً من الشعور وكأنك تديرهم بالتفصيل ، أو تتهمهم بالتراخي ، أو تقول إنك لا تثق بهم.
ولكن من الصعب تذكير الموظفين بالحضور والخروج بانتظام دون أن يبدو الأمر وكأنه سجل مكسور ، ومن الصعب العثور على النغمة المناسبة لعدم الظهور بمظهر تافه أو متسلط.
لهذا السبب ، في هذه المقالة ، قمنا بتجميع نماذج من الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني لمساعدتك.
لقد غطينا أيضًا كيف يمكن لبرامج إدارة الأعمال الصغيرة أتمتة عملية تسجيل الوصول والمغادرة ، لذلك لا يتعين عليك تذكير الموظفين بالمتابعة!
ساعة مجانية توفر وقتك.اتبع الساعات. التحضير للرواتب. مراقبة تكاليف العمالة. كل ذلك مع ساعتنا المجانية.
جرِّب ساعة وقت القاعدة الرئيسية كيف تذكّر الموظفين بتسجيل الدخول والخروج؟
قد يبدو الأمر واضحًا ، ولكن الخطوة الأولى في مطالبة الموظفين باتباع عملية أو تنفيذ سياسة ما هي التأكد من أنهم على دراية بها وتدريبهم على استخدامها.
تتضمن بعض الأساليب التي أثبتت جدواها ما يلي: إرسال بريد إلكتروني أو خطاب إلى الموظفين إرسال الرسائل القصيرة أو ترك البريد الصوتي ذكرهم شخصيًا تأكد من أن القواعد واضحة في وثائق الإعداد قم بتضمين السياسة في دليل الموظفين واشرح سبب أهميتها ضع ملصقات أو لافتات لتذكير الموظفين بضرورة تسجيل الدخول والخروج
بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود برنامج التشغيل الآلي لمساعدة الموظفين على تسجيل الدخول والخروج تلقائيًا يمكن أن يزيل الضغط عن أكتافهم ويسهل عليهم تذكر الاحتفاظ بهذه السجلات الدقيقة.
سواء كنت تفضل النهج اليدوي أو تريد استخدام التكنولوجيا لتبسيط العملية ، فمن المهم التأكد من فهم الموظفين لسبب طلبهم وكيفية تتبع وقتهم بشكل صحيح.
سيؤدي عقد جلسات تدريبية دورية حول كيفية تسجيل الدخول والخروج بشكل صحيح ولماذا إلى تحسين فرص امتثال الموظفين ومساعدتك في الاحتفاظ بسجلات متسقة و . p>
6 نصائح لكتابة بريد إلكتروني أو خطاب للموظفين بخصوص تسجيل الحضور والانتهاء
عند تذكير الموظفين بأهمية تسجيل الدخول والخروج ، إليك بعض النصائح التي يجب اتباعها والتي ستنقل رسائلك من محرجة أو متسلطة إلى ودية وفعالة.
كن واضحًا ومختصرًا. استخدم كلمات وجمل قصيرة ونقاط.
اشرح سبب أهميتها - وماذا يحدث إذا لم يمتثل الموظفون. التزم بالحقائق بدون لغة عاطفية. من غير المرجح أن يشك الموظفون في أنك لا تثق بهم أو أنك تتحقق من عدم ثقتهم إذا فهموا تأثير تتبع الوقت على العمل.
قم بتضمين دعوة للعمل. كن واضحًا بشأن ما تريد أن يفعله الموظفون حتى يتمكنوا من إجراء التغيير من الآن فصاعدًا.
التزم بهذه النقطة. لا تذكر الموظفين بقواعد تسجيل الوقت و سياسة الإجازة في نفس البريد الإلكتروني. كلما كانت الرسالة أكثر استهدافًا وقصيرة ، زادت فعاليتها.
كن مهذبًا وكن محترفًا. كن دائمًا محترمًا للموظفين وتأكد من أن نبرة رسالتك مهذبة ولطيفة (حتى لو كان عليك تذكير فريقك ألف مرة).
كن ودودًا وانتهي مع الشكر. إن مطالبة موظفيك بفعل شيء ما هو دائمًا تمرين على الثقة ، ويمكن لهجتك أن تصنع روح الفريق أو تكسرها. إنها...
قال بنجامين فرانكلين: "الوقت هو المال" ، وهذا أصح مما يحدث عندما يعتمد مشروعك الصغير على موظفين يتقاضون أجورًا بالساعة. لا يقتصر تتبع الوقت على دفع رواتب دقيقة أو الاهتمام بالتفاصيل فقط. يمكن أن يكون للنتيجة السيئة تأثير إداري حقيقي على عملك.
عندما يتتبع فريقك وقتهم بدقة ، فهذا يساعد: حساب الراتب بشكل أسرع وأكثر دقة توقع احتياجات العمل بدقة ضمان الامتثال القانوني وفر على تكاليف العمالة الزائدة حدد ما إذا كان بإمكانك تحمل تكاليف توظيف المزيد من الأشخاص تقليل معدل دوران الموظفين وتقليل الإرهاق
إن معرفة "السبب" وراء نظام التوقيت يعني أن موظفيك يميلون أكثر إلى المتابعة بدقة ، بدلاً من الشعور وكأنك تديرهم بالتفصيل ، أو تتهمهم بالتراخي ، أو تقول إنك لا تثق بهم.
ولكن من الصعب تذكير الموظفين بالحضور والخروج بانتظام دون أن يبدو الأمر وكأنه سجل مكسور ، ومن الصعب العثور على النغمة المناسبة لعدم الظهور بمظهر تافه أو متسلط.
لهذا السبب ، في هذه المقالة ، قمنا بتجميع نماذج من الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني لمساعدتك.
لقد غطينا أيضًا كيف يمكن لبرامج إدارة الأعمال الصغيرة أتمتة عملية تسجيل الوصول والمغادرة ، لذلك لا يتعين عليك تذكير الموظفين بالمتابعة!
ساعة مجانية توفر وقتك.اتبع الساعات. التحضير للرواتب. مراقبة تكاليف العمالة. كل ذلك مع ساعتنا المجانية.
جرِّب ساعة وقت القاعدة الرئيسية كيف تذكّر الموظفين بتسجيل الدخول والخروج؟
قد يبدو الأمر واضحًا ، ولكن الخطوة الأولى في مطالبة الموظفين باتباع عملية أو تنفيذ سياسة ما هي التأكد من أنهم على دراية بها وتدريبهم على استخدامها.
تتضمن بعض الأساليب التي أثبتت جدواها ما يلي: إرسال بريد إلكتروني أو خطاب إلى الموظفين إرسال الرسائل القصيرة أو ترك البريد الصوتي ذكرهم شخصيًا تأكد من أن القواعد واضحة في وثائق الإعداد قم بتضمين السياسة في دليل الموظفين واشرح سبب أهميتها ضع ملصقات أو لافتات لتذكير الموظفين بضرورة تسجيل الدخول والخروج
بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود برنامج التشغيل الآلي لمساعدة الموظفين على تسجيل الدخول والخروج تلقائيًا يمكن أن يزيل الضغط عن أكتافهم ويسهل عليهم تذكر الاحتفاظ بهذه السجلات الدقيقة.
سواء كنت تفضل النهج اليدوي أو تريد استخدام التكنولوجيا لتبسيط العملية ، فمن المهم التأكد من فهم الموظفين لسبب طلبهم وكيفية تتبع وقتهم بشكل صحيح.
سيؤدي عقد جلسات تدريبية دورية حول كيفية تسجيل الدخول والخروج بشكل صحيح ولماذا إلى تحسين فرص امتثال الموظفين ومساعدتك في الاحتفاظ بسجلات متسقة و . p>
6 نصائح لكتابة بريد إلكتروني أو خطاب للموظفين بخصوص تسجيل الحضور والانتهاء
عند تذكير الموظفين بأهمية تسجيل الدخول والخروج ، إليك بعض النصائح التي يجب اتباعها والتي ستنقل رسائلك من محرجة أو متسلطة إلى ودية وفعالة.
كن واضحًا ومختصرًا. استخدم كلمات وجمل قصيرة ونقاط.
اشرح سبب أهميتها - وماذا يحدث إذا لم يمتثل الموظفون. التزم بالحقائق بدون لغة عاطفية. من غير المرجح أن يشك الموظفون في أنك لا تثق بهم أو أنك تتحقق من عدم ثقتهم إذا فهموا تأثير تتبع الوقت على العمل.
قم بتضمين دعوة للعمل. كن واضحًا بشأن ما تريد أن يفعله الموظفون حتى يتمكنوا من إجراء التغيير من الآن فصاعدًا.
التزم بهذه النقطة. لا تذكر الموظفين بقواعد تسجيل الوقت و سياسة الإجازة في نفس البريد الإلكتروني. كلما كانت الرسالة أكثر استهدافًا وقصيرة ، زادت فعاليتها.
كن مهذبًا وكن محترفًا. كن دائمًا محترمًا للموظفين وتأكد من أن نبرة رسالتك مهذبة ولطيفة (حتى لو كان عليك تذكير فريقك ألف مرة).
كن ودودًا وانتهي مع الشكر. إن مطالبة موظفيك بفعل شيء ما هو دائمًا تمرين على الثقة ، ويمكن لهجتك أن تصنع روح الفريق أو تكسرها. إنها...
What's Your Reaction?
