احتفظ بأعذارك عندما تحتاجها حقًا
كلنا نرتكب الأخطاء. لكن العديد من الأشخاص يضعون عبارة "أنا آسف" في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم على أنها طريقة غير منطقية - فقد يعتقدون أن الاعتذار يريح الآخرين أو يتجنب الصراع. في حين أن الاعتذار الذي يتم وضعه في مكان جيد سيجعل طريقك أسهل في بعض الأحيان ، فمن الأفضل الاحتفاظ باعتذاراتك عندما تكون قد ارتكبت خطأ بالفعل.
بحكم التعريف ، يشير الاعتذار إلى الندم على ارتكاب خطأ ما. لذلك يجب أن تعتذر عندما: هل تحتاج إلى بضعة أيام للعودة إلى العميل؟ هل تم إرسال تقرير متأخرًا لأن شخصًا ما أرسل معلومات حيوية في وقت متأخر؟ عاصفة شمس تتسبب في انقطاع الإنترنت لفترة؟
في هذه الحالات وحالات أخرى لا حصر لها ، حدث شيء مؤسف ، لكنك لم تفعل شيئًا خاطئًا. أنت بحاجة إلى الاعتراف بالحقيقة المحزنة دون تقديم اعتذار غير ضروري.
قبل الاعتذار ، ضع في اعتبارك الجانب السلبي المحتمل لفعل ذلك كثيرًا. أولاً ، إذا كنت تعتذر كثيرًا ، فإنك تخاطر بتقويض ثقة الآخرين في قدراتك. قد يعتقدون أن الشخص القدير لا يحتاج دائمًا إلى الاعتذار. ثانيًا ، يمكن أن يعطي الاعتذار انطباعًا بأنك مسؤول عن شيء ليس خطأك.
في المرة القادمة التي تميل فيها إلى كتابة "أنا آسف" لإزعاج بسيط أو ظرف لا يمكنك التحكم فيه كثيرًا ، جرب هذه الأساليب أولاً: اشكر الشخص على صبره وتفهمه. عبر عن الأمل في نتيجة إيجابية. ركز على المستقبل.
لنفترض أن عميلك أرسل إليك بريدًا إلكترونيًا وضل طريقه في طوفان البريد الوارد. تحتاج أربعة أيام للرد. أوقات الاستجابة الطويلة ليست الخدمة التي تريد تقديمها وليست ما يتوقعه عميلك. ومع ذلك ، بدلاً من التفكير في الماضي والقول ، "أنا آسف لأنني لم أعود إليك عاجلاً" ، يمكنك أن تكتب ، "شكرًا جزيلاً لك على صبرك." هذا النهج يثني عليهم ويمنحهم تعزيزًا إيجابيًا لقبول أنك إنسان ذو قيود. إذا لم يشعروا بالصبر ، فقد يبدأون في الشعور بالصبر الآن بعد أن امتدحتهم على ذلك.
قد لا تحتاج إلى الوقوع في قبضة سيفك عندما يشير عميل أو زميل إلى خطأ. بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تكتب ، "شكرًا جزيلاً لك على لفت انتباهنا إلى هذا." اشكر الآخرين ، بدلاً من الاعتذار ، امدحهم لامتلاكهم السمات التي تريدهم أن يتمتعوا بها ، وهي الصبر والتحمل. كما يُظهر أيضًا أنك منفتح على النقد ، وهو جزء أساسي من التواصل الجيد.
حدث كل شيء نشعر بالحاجة إلى الاعتذار عنه. هذا من الماضي. لا يمكنك تغيير ما حدث بالفعل. كلما زاد الشخص الذي تعتذر عنه وأبقيت عينيك ملتصقتين بمرآة الرؤية الخلفية ، زاد انزعاج الجميع. سواء كانت أعذارك مبررة أم لا ، فإنك تستفيد من تحويل انتباههم إلى المستقبل. من خلال الانتقال بسرعة من الوضع الحالي إلى المستقبل الإيجابي ، فإنك تقاطع نمط الحالة المزاجية السيئة وتحطم حاجز اللوم.
على سبيل المثال ، تخيل أن أحد العملاء غير سعيد بسبب صدور تقرير مهم في وقت متأخر. نسي هذا الشخص أنه قدم المعلومات الداعمة في وقت متأخر ، مما يجعل من المستحيل إصدار المنتج النهائي في الوقت المحدد. كانوا مهووسين بالتأخير في التقرير وقدموا شكوى إلى صاحب العمل. بدلاً من الإصرار على وجهة نظر العميل ، كان صاحب العمل بحاجة إلى تحرير العميل من الحدث السلبي والتركيز على مستقبل إيجابي. كان السؤال الوحيد ذو الصلة هو ، "ما الذي يمكننا فعله للتأكد من عدم حدوث ذلك مرة أخرى؟"
جميع الاقتراحات أعلاه مخصصة للحالات التي لا يكون فيها الحدث غير السار خطأك. يجب تقديم اعتذار واضح وصادق إذا ارتكبت أنت أو مؤسستك خطأ بالفعل. خذ المسؤولية. لا تلوم أو تختلق الأعذار. اعترف بالخطأ وافعل كل ما في وسعك لتقديم حل.
أكبر عيب في الاعتذار كثيرًا عن الأحداث الصغيرة هو: إذا استخدمت الكلمتين "أنا آسف" و "أعتذر ...
كلنا نرتكب الأخطاء. لكن العديد من الأشخاص يضعون عبارة "أنا آسف" في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم على أنها طريقة غير منطقية - فقد يعتقدون أن الاعتذار يريح الآخرين أو يتجنب الصراع. في حين أن الاعتذار الذي يتم وضعه في مكان جيد سيجعل طريقك أسهل في بعض الأحيان ، فمن الأفضل الاحتفاظ باعتذاراتك عندما تكون قد ارتكبت خطأ بالفعل.
بحكم التعريف ، يشير الاعتذار إلى الندم على ارتكاب خطأ ما. لذلك يجب أن تعتذر عندما: هل تحتاج إلى بضعة أيام للعودة إلى العميل؟ هل تم إرسال تقرير متأخرًا لأن شخصًا ما أرسل معلومات حيوية في وقت متأخر؟ عاصفة شمس تتسبب في انقطاع الإنترنت لفترة؟
في هذه الحالات وحالات أخرى لا حصر لها ، حدث شيء مؤسف ، لكنك لم تفعل شيئًا خاطئًا. أنت بحاجة إلى الاعتراف بالحقيقة المحزنة دون تقديم اعتذار غير ضروري.
قبل الاعتذار ، ضع في اعتبارك الجانب السلبي المحتمل لفعل ذلك كثيرًا. أولاً ، إذا كنت تعتذر كثيرًا ، فإنك تخاطر بتقويض ثقة الآخرين في قدراتك. قد يعتقدون أن الشخص القدير لا يحتاج دائمًا إلى الاعتذار. ثانيًا ، يمكن أن يعطي الاعتذار انطباعًا بأنك مسؤول عن شيء ليس خطأك.
في المرة القادمة التي تميل فيها إلى كتابة "أنا آسف" لإزعاج بسيط أو ظرف لا يمكنك التحكم فيه كثيرًا ، جرب هذه الأساليب أولاً: اشكر الشخص على صبره وتفهمه. عبر عن الأمل في نتيجة إيجابية. ركز على المستقبل.
لنفترض أن عميلك أرسل إليك بريدًا إلكترونيًا وضل طريقه في طوفان البريد الوارد. تحتاج أربعة أيام للرد. أوقات الاستجابة الطويلة ليست الخدمة التي تريد تقديمها وليست ما يتوقعه عميلك. ومع ذلك ، بدلاً من التفكير في الماضي والقول ، "أنا آسف لأنني لم أعود إليك عاجلاً" ، يمكنك أن تكتب ، "شكرًا جزيلاً لك على صبرك." هذا النهج يثني عليهم ويمنحهم تعزيزًا إيجابيًا لقبول أنك إنسان ذو قيود. إذا لم يشعروا بالصبر ، فقد يبدأون في الشعور بالصبر الآن بعد أن امتدحتهم على ذلك.
قد لا تحتاج إلى الوقوع في قبضة سيفك عندما يشير عميل أو زميل إلى خطأ. بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تكتب ، "شكرًا جزيلاً لك على لفت انتباهنا إلى هذا." اشكر الآخرين ، بدلاً من الاعتذار ، امدحهم لامتلاكهم السمات التي تريدهم أن يتمتعوا بها ، وهي الصبر والتحمل. كما يُظهر أيضًا أنك منفتح على النقد ، وهو جزء أساسي من التواصل الجيد.
حدث كل شيء نشعر بالحاجة إلى الاعتذار عنه. هذا من الماضي. لا يمكنك تغيير ما حدث بالفعل. كلما زاد الشخص الذي تعتذر عنه وأبقيت عينيك ملتصقتين بمرآة الرؤية الخلفية ، زاد انزعاج الجميع. سواء كانت أعذارك مبررة أم لا ، فإنك تستفيد من تحويل انتباههم إلى المستقبل. من خلال الانتقال بسرعة من الوضع الحالي إلى المستقبل الإيجابي ، فإنك تقاطع نمط الحالة المزاجية السيئة وتحطم حاجز اللوم.
على سبيل المثال ، تخيل أن أحد العملاء غير سعيد بسبب صدور تقرير مهم في وقت متأخر. نسي هذا الشخص أنه قدم المعلومات الداعمة في وقت متأخر ، مما يجعل من المستحيل إصدار المنتج النهائي في الوقت المحدد. كانوا مهووسين بالتأخير في التقرير وقدموا شكوى إلى صاحب العمل. بدلاً من الإصرار على وجهة نظر العميل ، كان صاحب العمل بحاجة إلى تحرير العميل من الحدث السلبي والتركيز على مستقبل إيجابي. كان السؤال الوحيد ذو الصلة هو ، "ما الذي يمكننا فعله للتأكد من عدم حدوث ذلك مرة أخرى؟"
جميع الاقتراحات أعلاه مخصصة للحالات التي لا يكون فيها الحدث غير السار خطأك. يجب تقديم اعتذار واضح وصادق إذا ارتكبت أنت أو مؤسستك خطأ بالفعل. خذ المسؤولية. لا تلوم أو تختلق الأعذار. اعترف بالخطأ وافعل كل ما في وسعك لتقديم حل.
أكبر عيب في الاعتذار كثيرًا عن الأحداث الصغيرة هو: إذا استخدمت الكلمتين "أنا آسف" و "أعتذر ...
What's Your Reaction?
