الطريقة المكونة من 3 خطوات التي يستخدمها مارك كوبان لفرز أكثر من 1000 بريد إلكتروني يوميًا
عندما يتعلق الأمر بالمشاهير ، يسهل الوصول إلى مارك كوبان. لديه العديد من عناوين البريد الإلكتروني العامة حيث يدعو رواد الأعمال لإرسال عروضه وطلب النصيحة. كما يمكنك أن تتخيل ، يقبله الكثير من الناس.
يقول الكوبيون إنهم يتلقون ما بين 750 إلى 1000 رسالة بريد إلكتروني من رواد الأعمال كل يوم. وهو يعمل عليها جميعًا ، بالإضافة إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الأخرى التي يتلقاها من فريقه ومن أي شخص آخر. يبدو أن معظم الناس مهتمون بكيفية صياغة بريد إلكتروني يجذب انتباهه ، ولكن بصفتي خبيرًا في الكفاءة وخبيرًا في البريد الإلكتروني ، كنت أكثر فضولًا حول كيفية تعامله مع العديد من رسائل البريد الإلكتروني.
هذا ما وجدته مع بعض النصائح الحكيمة مني
الخطوة 1: حذف
في إحدى حلقات البودكاست Raising the Bar ، أوضح كوبان أن طريقته الأساسية في التعامل مع كل تلك الرسائل الإلكترونية كانت "الحذف ، الحذف ، الحذف". قال إن الأمر يستغرق حوالي ثانيتين ليقرر ما إذا كان سيرد على رسالة بريد إلكتروني أو يحذفها.
أعتقد أن هذه نصيحة رائعة ، باستثناء مشكلة واحدة صارخة. ليست هناك حاجة حقًا لحذف بريد إلكتروني هذه الأيام. بدلاً من ذلك ، يجب عليك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. عندما يتم حذف بريد إلكتروني ، فإنه يختفي إلى الأبد ، ولكن الأرشفة تعني أنه لا يزال من الممكن الوصول إليه في أرشيفات البريد الإلكتروني الخاصة بك.
عندما لا تكون رسالة بريد إلكتروني ذات صلة بك أو تتطلب ردًا ، يجب عليك وضعها في الأرشيف لإزالتها من بريدك الوارد دون حذفها فعليًا. بهذه الطريقة يمكنك الحفاظ على بريدك الوارد نظيفًا دون فقد أي شيء. هذه خطوة مهمة نحو تحقيق Inbox Zero ، وهو أسلوب لإدارة البريد الإلكتروني أوصي بشدة بتطبيقه.
الخطوة 2: تفويض
إذا رأى "كوبان" شيئًا يثير اهتمامه ، فسيرسل ردًا سريعًا مليئًا بالأسئلة. إذا قدم الشخص إجابات كافية ، فهو يعلم أن هناك إمكانية.
في هذه المرحلة ، يقوم بإعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى فريقه. في الأساس ، يفوض المحادثة إلى شخص آخر. يقول: "لدي أشخاص مختلفون لديهم أنواع مختلفة من الخبرة وسأطلب منهم التعمق في التفاصيل وتغطية القواعد التي لست على دراية بها تمامًا" ، والتي أجد نفسي أفعلها غالبًا.
كمؤسس شركة ، أمضيت سنوات في تكوين فريق من الخبراء. لذلك إذا انتهى بي المطاف في محادثة عبر البريد الإلكتروني من شأنها أن تكون أكثر ملاءمة لشخص أكثر تخصصًا مني ، فسأقوم فقط بإرسال نسخة إلى الشخص المعني في فريقي وأطلب منهم تولي المحادثة. آمل أن يتخذوا قرارًا أفضل مني لأنه مجال خبرتهم ، وهو الآن أمر أقل تفكيرًا.
الخطوة 3: التصفية
تتعلق الخطوتان الأوليتان أساسًا بكيفية تعامل الكوبي مع 1000 رسالة بريد إلكتروني يتلقاها كل يوم من رواد الأعمال. ولكن هناك إستراتيجية أخيرة يقوم بتنفيذها لتقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها في المقام الأول.
بالنسبة لأي شخص يتطلع إلى جذب انتباه كوبان ، يقول "أسوأ شيء يمكنك فعله" هو إرسال بريد إلكتروني إليه مرارًا وتكرارًا. الحل الذي قدمه لهذا الأمر بسيط: يقوم بإنشاء مرشح في Gmail يقوم تلقائيًا بحذف جميع رسائل البريد الإلكتروني من العنوان المحدد.
ربما لا تكون هذه التقنية المحددة مناسبة لمعظم الأشخاص ، ولكن يجدر التفكير في كيفية تنفيذ أسلوب مماثل في حياتك اليومية. غالبًا ما أقول "إن أفضل طريقة للوصول إلى Inbox Zero هي الوصول إلى Email Zero" ، مما يعني أن أفضل طريقة لتقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني هي الحد من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تأتي في بريدك الوارد.
تحتوي معظم أدوات البريد الإلكتروني على ميزات تصفية تلقائية تقوم بفرز ...
عندما يتعلق الأمر بالمشاهير ، يسهل الوصول إلى مارك كوبان. لديه العديد من عناوين البريد الإلكتروني العامة حيث يدعو رواد الأعمال لإرسال عروضه وطلب النصيحة. كما يمكنك أن تتخيل ، يقبله الكثير من الناس.
يقول الكوبيون إنهم يتلقون ما بين 750 إلى 1000 رسالة بريد إلكتروني من رواد الأعمال كل يوم. وهو يعمل عليها جميعًا ، بالإضافة إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الأخرى التي يتلقاها من فريقه ومن أي شخص آخر. يبدو أن معظم الناس مهتمون بكيفية صياغة بريد إلكتروني يجذب انتباهه ، ولكن بصفتي خبيرًا في الكفاءة وخبيرًا في البريد الإلكتروني ، كنت أكثر فضولًا حول كيفية تعامله مع العديد من رسائل البريد الإلكتروني.
هذا ما وجدته مع بعض النصائح الحكيمة مني
الخطوة 1: حذف
في إحدى حلقات البودكاست Raising the Bar ، أوضح كوبان أن طريقته الأساسية في التعامل مع كل تلك الرسائل الإلكترونية كانت "الحذف ، الحذف ، الحذف". قال إن الأمر يستغرق حوالي ثانيتين ليقرر ما إذا كان سيرد على رسالة بريد إلكتروني أو يحذفها.
أعتقد أن هذه نصيحة رائعة ، باستثناء مشكلة واحدة صارخة. ليست هناك حاجة حقًا لحذف بريد إلكتروني هذه الأيام. بدلاً من ذلك ، يجب عليك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. عندما يتم حذف بريد إلكتروني ، فإنه يختفي إلى الأبد ، ولكن الأرشفة تعني أنه لا يزال من الممكن الوصول إليه في أرشيفات البريد الإلكتروني الخاصة بك.
عندما لا تكون رسالة بريد إلكتروني ذات صلة بك أو تتطلب ردًا ، يجب عليك وضعها في الأرشيف لإزالتها من بريدك الوارد دون حذفها فعليًا. بهذه الطريقة يمكنك الحفاظ على بريدك الوارد نظيفًا دون فقد أي شيء. هذه خطوة مهمة نحو تحقيق Inbox Zero ، وهو أسلوب لإدارة البريد الإلكتروني أوصي بشدة بتطبيقه.
الخطوة 2: تفويض
إذا رأى "كوبان" شيئًا يثير اهتمامه ، فسيرسل ردًا سريعًا مليئًا بالأسئلة. إذا قدم الشخص إجابات كافية ، فهو يعلم أن هناك إمكانية.
في هذه المرحلة ، يقوم بإعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى فريقه. في الأساس ، يفوض المحادثة إلى شخص آخر. يقول: "لدي أشخاص مختلفون لديهم أنواع مختلفة من الخبرة وسأطلب منهم التعمق في التفاصيل وتغطية القواعد التي لست على دراية بها تمامًا" ، والتي أجد نفسي أفعلها غالبًا.
كمؤسس شركة ، أمضيت سنوات في تكوين فريق من الخبراء. لذلك إذا انتهى بي المطاف في محادثة عبر البريد الإلكتروني من شأنها أن تكون أكثر ملاءمة لشخص أكثر تخصصًا مني ، فسأقوم فقط بإرسال نسخة إلى الشخص المعني في فريقي وأطلب منهم تولي المحادثة. آمل أن يتخذوا قرارًا أفضل مني لأنه مجال خبرتهم ، وهو الآن أمر أقل تفكيرًا.
الخطوة 3: التصفية
تتعلق الخطوتان الأوليتان أساسًا بكيفية تعامل الكوبي مع 1000 رسالة بريد إلكتروني يتلقاها كل يوم من رواد الأعمال. ولكن هناك إستراتيجية أخيرة يقوم بتنفيذها لتقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها في المقام الأول.
بالنسبة لأي شخص يتطلع إلى جذب انتباه كوبان ، يقول "أسوأ شيء يمكنك فعله" هو إرسال بريد إلكتروني إليه مرارًا وتكرارًا. الحل الذي قدمه لهذا الأمر بسيط: يقوم بإنشاء مرشح في Gmail يقوم تلقائيًا بحذف جميع رسائل البريد الإلكتروني من العنوان المحدد.
ربما لا تكون هذه التقنية المحددة مناسبة لمعظم الأشخاص ، ولكن يجدر التفكير في كيفية تنفيذ أسلوب مماثل في حياتك اليومية. غالبًا ما أقول "إن أفضل طريقة للوصول إلى Inbox Zero هي الوصول إلى Email Zero" ، مما يعني أن أفضل طريقة لتقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني هي الحد من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تأتي في بريدك الوارد.
تحتوي معظم أدوات البريد الإلكتروني على ميزات تصفية تلقائية تقوم بفرز ...
What's Your Reaction?
