Büroorganisation ist kein Scherz

Die Einrichtung eines Büros ist immer ein spannendes Unterfangen.

Leider ist die Büroorganisation ein Aspekt der Bürogestaltung, der leider von Unternehmern übersehen wird.

Sie könnten versucht sein, die Installation Ihres Desktops auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Aber sich jetzt die Zeit zu nehmen, um herauszufinden, wo und wie Gegenstände in Ihrem Büro gelagert werden, hat unzählige Vorteile.

Die Organisation von Artikeln in einem Büro ermöglicht es Ihnen, schnell zu reagieren und auf Fragen und Wünsche einzugehen, exzellenten Kundenservice zu bieten und sich zuversichtlich auf zukünftiges Wachstum und Expansion vorzubereiten .

Ob Sie sich mit diesen Punkten befassen oder eng mit einem Büroleiter zusammenarbeiten, hier sind drei wichtige Überlegungen zur Büroorganisation, die Ihrem Unternehmen helfen, heute und in Zukunft erfolgreich zu sein.

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Hinterlegen Sie eine Papierpfand.

Identifizieren Sie die physischen Orte, an denen Papierakten in Ihrem Büro aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob es sich um einzelne Schreibtische, Workstations, Kabinen oder Schreibtische handelt. Dateien sollten leicht zu finden und schnell zugänglich sein. Überprüfen Sie alle vertraulichen oder sensiblen Informationen sorgfältig und bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf.

Bauen Sie Ihr wiederherstellungsbasiertes Papierablagesystem auf. Sie möchten eine genaue und spezifische Beschreibung eines Artikels erfassen, keine obskure, verwirrende oder verwässerte Version. Nehmen Sie sich Zeit, um über die verschiedenen Dateikategorien und -typen nachzudenken. Schreiben Sie mehrere Optionen auf und modifizieren oder ändern Sie Elemente, bis Sie ein System finden, das Ihren Anforderungen entspricht.

Sie sollten auch eine Namenskonvention für Ihre Dateien berücksichtigen. Dies wird dazu beitragen, sowohl den Kennzeichnungs- als auch den Abrufprozess zu rationalisieren. Verwenden Sie eine klare, beschreibende Sprache, die leicht zu lesen und zu verstehen ist.

Speichern Sie Ihre Ablagekategorien, Dateitypen und Namenskonventionen in einem Textverarbeitungsdokument oder einer anderen Datei. Bewahren Sie Ihre Notizen an einem sicheren Ort auf, damit Sie später bei Bedarf darauf zurückgreifen können.

Wählen Sie die digitale Dateispeicherung.

Denken Sie sorgfältig darüber nach, wie Sie digitale Dateien für Ihr Unternehmen speichern. Sie werden regelmäßig, sogar täglich, auf diese Dokumente zurückgreifen, und Ihre Fähigkeit, Informationen effizient zu finden, ist von größter Bedeutung.

Entscheiden Sie genau, wo Sie digitale Dokumente speichern möchten. Geben Sie Ihr Bestes, um die Materialien an einem bestimmten Ort aufzubewahren. Dies kann in der Cloud oder lokal auf einem Computer oder Server erfolgen. Wenn Informationen an einem zentralen Ort gespeichert sind, wird die Verwaltung einfacher. Wenn Sie Informationen an verschiedenen Orten speichern müssen, geben Sie eindeutig an, welche Materialien wo gespeichert werden.

Ein digitales Ablagesystem muss auch auf Wiederherstellung basieren. Versuchen Sie, Ihre digitalen und Papierdateisysteme so nah wie möglich beieinander zu halten. Sie können Ihre Papierablage als Ausgangspunkt verwenden und dieses Grundgerüst entsprechend der Art und Menge der zu speichernden digitalen Informationen erweitern.

Obwohl digitale Dateien mehr Flexibilität bieten als digitale Dateien, wenn es um Verschachtelungs- und Suchfunktionen geht, ist es wichtig, Vorsicht walten zu lassen. Keine Suchfunktion kann Dokumente oder Dateien genau finden, wenn die Elemente falsch oder falsch gekennzeichnet sind. Erstellen Sie prägnante und spezifische Namenskonventionen für leicht durchsuchbare digitale Dateien und Ordner.

Denken Sie daran, Ihre digitalen Dateinotizen genau aufzuzeichnen, einschließlich Kategorien, Dateitypen und Namenskonventionen, und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf, um später darauf zurückgreifen zu können.

Optimieren Sie die Lagerung von Büromaterial.

Legen Sie fest, wo allgemeine Büromaterialien in Ihrem Büro gelagert werden. Abhängig von der Größe Ihres Büros können dies ein oder mehrere gemeinsam genutzte Büromaterialschränke, eine Büroecke, eine eigene Kabine, ein Schreibtisch, ein Tisch oder ein Rollwagen sein.