Soll ich das schriftlich festhalten? Leitfaden für Unternehmer zur schriftlichen Kommunikation

Von Ryan Bradley, Zivilprozessanwalt bei Koester & Bradley, LLP und Unternehmensberater bei White River Consulting, LLC.

Die meisten Unternehmer sind zu dem Schluss gekommen, dass es immer eine gute Idee ist, geschäftliche Mitteilungen schriftlich festzuhalten. Aber ist das immer so?

Wenn es darum geht, es aufzuschreiben, denken Sie an zwei Kategorien: „Schreiben Sie es auf“ und „Unterhalten Sie sich“.

Lassen Sie es sich schriftlich geben

Dazu gehören Verträge, Immobilienkäufe, langfristige Vereinbarungen und einige Arbeitsverträge.

Viele erfolgreiche Gründer prahlen gerne damit, wie sie Geschäfte per Handschlag abschließen. Diese Methode ist rücksichtslos und führt selten zu einem reibungslosen Deal. Unabhängig von der Ehrlichkeit der Vertragsparteien ist die Ausführung eines schriftlichen Vertrags wichtig, um Klarheit und Schutz zu schaffen.

Die allgemeine Regel ist, dass sowohl mündliche als auch schriftliche Verträge durchsetzbar sind. Die wichtigste Ausnahme von der Regel ist, dass Verträge über den Verkauf oder die Übertragung von Immobilien in fast allen Situationen schriftlich geschlossen werden müssen. Dies wird als Betrugsstatus bezeichnet und gilt auch in anderen Situationen, insbesondere bei Verträgen mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr. Die Anwendung dieser Regel ist in fast allen Staaten Standard. Dies bedeutet, dass viele Situationen zu verbindlichen mündlichen Verträgen führen können, wie z. B. Arbeitsverträge, Verträge über den Kauf von Waren und Dienstleistungen und Beratungsverträge.

Außerdem haben Staaten wie Illinois die Regeln für LLCs geändert, um mündliche Vereinbarungen zwischen Geschäftspartnern gültig zu machen und die Notwendigkeit einer schriftlichen Betriebsvereinbarung zu beseitigen. Diese Entscheidung wurde getroffen, um Gründern einen Anreiz zu bieten, Unternehmen in Illinois zu gründen und Einnahmen für den Staat zu generieren, und nicht, um die Menschen, die ein Unternehmen gründen, zu schützen und abzusichern.

Während die Abschaffung einer Schriftform großartig klingen mag, insbesondere für Unternehmer, denen es darum geht, die Dynamik aufrechtzuerhalten, ist die Realität, dass mündliche Verträge selten zum Erfolg führen und normalerweise zu Rechtsstreitigkeiten führen. Es gibt fast keine Situation in der realen Welt, in der eine Vereinbarung zwischen Einzelpersonen in einem Handelsvertrag nicht schriftlich festgehalten werden sollte. Indem Sie Vereinbarungen schriftlich niederlegen, auch wenn Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind, können die allermeisten Missverständnisse, die zu kostspieligen Gerichtsverfahren führen, vermieden werden.

Arbeitsverträge sind ein Sonderfall. Viele Staaten sind als Beschäftigungsstaaten „nach Belieben“ bekannt. Illinois ist ein perfektes Beispiel. Das bedeutet, dass Mitarbeiter mit wenig oder gar keinem Rückgriff außerhalb des durch das Arbeitslosenversicherungssystem festgelegten Schutzes eingestellt und entlassen werden können. Infolgedessen sind viele Gründer gezwungen, die Entscheidung zu treffen, einen Mitarbeiter offiziell einzustellen oder Anstrengungen zu unternehmen, um den Mitarbeiter als unabhängigen Auftragnehmer zu halten. Während diese Entscheidungen mit einer Reihe von rechtlichen Fallstricken und Vorteilen verbunden sind, schützt die Verpflichtung zu einem schriftlichen Arbeitsvertrag den Arbeitnehmer im Allgemeinen mehr als den Arbeitgeber in Staaten nach Belieben.

Wenn ein Unternehmen jedoch einen Mitarbeiter auf Unternehmensebene oder eine hochspezialisierte Person einstellt, ist ein Arbeitsvertrag ein Muss. Der Arbeitsvertrag kann mindestens die Dauer des Arbeitsverhältnisses regeln, aber auch eine angemessene Geheimhaltungsvereinbarung sowie ein Wettbewerbsverbot enthalten. Auch solche Vereinbarungen sollten immer schriftlich erfolgen.

Führen Sie ein persönliches Gespräch

Dazu gehören interne Kommunikation und strategische Diskussionen.

Während Geschäftsvereinbarungen und Verträge schriftlich festgehalten werden, sollten manche Mitteilungen fast nie schriftlich erfolgen. Ein großer...