Die 3-Schritte-Methode, mit der Mark Cuban täglich über 1.000 E-Mails sortiert

Wenn es um berühmte Persönlichkeiten geht, ist Mark Cuban eine sehr leicht zu erreichende Person. Er hat mehrere öffentliche E-Mail-Adressen, unter denen er Unternehmer einlädt, ihm Pitches zu schicken und um Rat zu fragen. Wie Sie sich vorstellen können, akzeptieren es viele Menschen.

Cuban sagt, dass sie jeden Tag zwischen 750 und 1.000 E-Mails von Unternehmern erhalten. Und er arbeitet an allen, zusätzlich zu all den anderen E-Mails, die er von seinem Team und allen anderen erhält. Die meisten Leute scheinen daran interessiert zu sein, wie man eine E-Mail erstellt, die seine Aufmerksamkeit erregt, aber als Effizienz-Nerd und selbsternannter E-Mail-Experte war ich mehr neugierig, wie er mit so vielen E-Mails umgeht.

Hier ist, was ich gefunden habe, zusammen mit einigen weisen Ratschlägen von mir.

Schritt 1: Löschen

In einer Folge des Podcasts Raising the Bar erklärte Cuban, dass seine primäre Methode, mit all diesen E-Mails umzugehen, darin bestand, "löschen, löschen, löschen". Er sagte, er brauche ungefähr zwei Sekunden, um zu entscheiden, ob er auf eine E-Mail antworte oder sie lösche.

Ich denke, das ist ein großartiger Rat, abgesehen von einem offensichtlichen Problem. Es ist heutzutage wirklich nicht mehr nötig, eine E-Mail zu löschen. Stattdessen sollten Sie Ihre E-Mails archivieren. Wenn eine E-Mail gelöscht wird, ist sie für immer verloren, aber die Archivierung bedeutet, dass sie in Ihren E-Mail-Archiven weiterhin zugänglich ist.

Wann immer eine E-Mail Sie nicht betrifft oder eine Antwort verdient, sollten Sie sie archivieren, um sie aus Ihrem Posteingang zu entfernen, ohne sie tatsächlich zu löschen. Auf diese Weise können Sie Ihren Posteingang sauber halten, ohne etwas zu verlieren. Dies ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu Inbox Zero, einer E-Mail-Verwaltungstechnik, deren Implementierung ich dringend empfehle.

Schritt 2: Delegieren

Wenn Cuban etwas sieht, das sein Interesse weckt, sendet er eine schnelle Antwort, gespickt mit Fragen. Wenn die Person ausreichend Antworten gibt, weiß sie, dass Potenzial vorhanden ist.

An diesem Punkt leitet er die E-Mail an sein Team weiter. Im Wesentlichen delegiert es das Gespräch an jemand anderen. Er sagt: "Ich habe verschiedene Leute mit unterschiedlichen Fachkenntnissen und ich werde sie bitten, tiefer zu graben und die Grundlagen abzudecken, mit denen ich nicht vollständig vertraut bin", was ich oft tue.

Als Firmengründer habe ich jahrelang ein Expertenteam aufgebaut. Wenn ich also in einer E-Mail-Konversation lande, die besser für jemanden geeignet wäre, der spezialisierter ist als ich, setze ich einfach die relevante Person in meinem Team auf CC und bitte sie, die Konversation zu übernehmen. Ich hoffe, sie treffen eine bessere Entscheidung als ich, da dies ihr Fachgebiet ist, und es ist jetzt eine Sache weniger, über die man nachdenken muss.

Schritt 3: filtern

Bei den ersten beiden Schritten geht es im Wesentlichen darum, wie Cuban mit den 1.000 E-Mails umgeht, die er täglich von Unternehmern erhält. Aber es gibt eine letzte Strategie, die er implementiert, um die Anzahl der E-Mails, die er überhaupt erhält, zu reduzieren.

Für jeden, der Cubans Aufmerksamkeit erregen möchte, sagt er, "das Schlimmste, was Sie tun können", ist ihm wiederholt E-Mails zu schicken. Seine Lösung dafür ist einfach: Er erstellt einen Filter in Gmail, der automatisch alle E-Mails von der angegebenen Adresse löscht.

Diese spezielle Technik ist wahrscheinlich für die meisten Menschen nicht relevant, aber es lohnt sich, darüber nachzudenken, wie Sie eine ähnliche Technik in Ihrem täglichen Leben implementieren könnten. Ich sage oft: „Der beste Weg, um zu Inbox Zero zu gelangen, ist zu Email Zero“, was bedeutet, dass Sie die Anzahl der E-Mails am besten reduzieren können, indem Sie die Anzahl der E-Mails begrenzen, die in Ihrem Posteingang eingehen.

Die meisten E-Mail-Tools haben automatische Filterfunktionen, die sortieren...