Buchhaltungstipps zum Jahresende, die Sie vorbereiten können, um sie das ganze Jahr über umzusetzen

Von Jennifer Barnes, CEO von Optima Office, a Unternehmen, das Finanzdirektoren, Chief Operating Officers, Controller und Personalfachleute für Unternehmen bereitstellt.

Nachdem Sie Ihre Jahresabschlussfeier organisiert haben, sollten Sie weitere Vorbereitungen für die Jahresabschlussrechnung treffen, falls Sie dies noch nicht getan haben. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Dokumente für 2022 korrekt sind, sie zu überprüfen, um einen Einblick in das Jahr zu erhalten, und sich auf den Erfolg im Jahr 2023 einzustellen. Wenn Sie dies für dieses Jahr bereits getan haben, lesen Sie weiter, um Ratschläge zur Verbesserung des Prozesses für 2023 zu erhalten .

Die Sicherstellung, dass Ihre Finanzunterlagen korrekt und organisiert sind, ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf das kommende Jahr durch die Erstellung einer Budget- und Cashflow-Prognose steht ganz oben auf der Liste. Stellen Sie als Nächstes sicher, dass alles auf dem neuesten Stand ist und sich in den richtigen Hauptbuchkonten befindet, damit Ihr CPA seine Steuern einreichen kann.

Hier sind einige hilfreiche Tipps, um sicherzustellen, dass Sie für eine neue Übung bereit sind. Legen Sie zunächst einen Zeitplan für bevorstehende Fristen fest, z. B. das Senden von W2 und 1099, und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten den Zeitplan kennen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Sie alle richtigen Adressen für Ihre aktiven und insbesondere nicht aktiven Mitarbeiter haben, wenn Sie W2s senden. Wenn Ihr Unternehmen allen Teammitgliedern jährliche Prämien anbietet, planen Sie auch, wann Sie diese Prämien berechnen können.

Die Überprüfung der Gewinn- und Verlustrechnungen des laufenden (oder vorherigen) Jahres hilft Ihnen, ein Budget für das neue Jahr sowie realistische finanzielle Ziele zu erstellen oder zu ändern, die spätestens frühzeitig festgelegt und genehmigt werden sollten. Die Erstellung des Budgets sollte eine unternehmensweite Übung sein, die vom Buchhaltungsteam vorangetrieben wird. Achten Sie darauf, Trends zu recherchieren, die sich bis ins nächste Jahr fortsetzen könnten, und denken Sie sorgfältig über bevorstehende Veranstaltungen oder Artikel nach, für die Sie Ihr Budget erhöhen müssen. Suchen Sie andererseits nach den Dingen, für die Sie dieses Jahr Geld ausgegeben haben, die Sie nächstes Jahr nicht mehr benötigen.

Sehen Sie sich als Nächstes Ihre letzten beiden Quartale an und schlüsseln Sie sie nach Wochen auf, um eine 90-Tage-Cash-Prognose für das erste Quartal des neuen Jahres zu erstellen. Sie möchten immer ein Viertel voraus sein, damit Sie planen können, wie viel Geld Sie in Zukunft haben werden. Denken Sie an die Dinge, für die Sie Geld ausgeben, die sich nicht unbedingt auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung auswirken. Dazu können Dinge wie Darlehensrückzahlungen, Kreditkartenzahlungen, Vorauszahlungen für zukünftige Ereignisse usw. gehören. Integrieren Sie diese in Ihre Liquiditätsprognose, damit Sie genau wissen, wie viel Geld wann ausgegeben wird. Daten sind unerlässlich, um gute Geschäftsstrategien zu entwickeln.

Der Zweck des Finanzabschlusses zum Jahresende besteht darin, alle Aktionspunkte aufzulisten, die abgeschlossen werden müssen, mit zugehörigen Daten und welche Mitglieder des Buchhaltungsteams (oder andere im Unternehmen) dafür verantwortlich sind. Wenn Ihr Unternehmen eine externe Revision hat, wird die externe Revisionsstelle in der Regel eine Kopie der Jahresabschluss-Checkliste anfordern, da dies den Revisionsstellen zeigt, dass das Unternehmen organisiert und vorbereitet ist. Die Abschlusskategorien zum Jahresende sind unten aufgeführt (in Bilanzreihenfolge, Vermögenswerte in absteigender Reihenfolge der Liquidität, dann alle Verbindlichkeiten und damit verbundene Kommentare):

• Bankkonten: Alle Bankkonten sollten mit dem offiziellen Kontoauszug dieses Finanzinstituts abgeglichen werden. Es wird empfohlen, Transaktionen, die über die Hauptbetriebskonten laufen, täglich zu buchen, damit Sie diese Aufgabe am Monats- oder Jahresende am ersten Tag des neuen Monats erledigen können.

• Debitorenbuchhaltung: Neben der Verfolgung unbezahlter Debitorenbuchhaltungen (AR) während des Monats wird empfohlen, dass Ihre AR-Abteilung Ihre Kunden kontaktiert, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlung in deren nächsten Zahlungszyklus aufgenommen wird. Das Versenden von Rechnungen auf rosafarbenem Papier kann helfen, die Dinge zu beschleunigen.

• Inventur: Sie sollten eine detaillierte physische Inventur so nah wie möglich am tatsächlichen Jahresende planen. Zur Vorbereitung der Zählung sollte ein Plan entwickelt, das Inventar gesäubert und getrennt werden und mit dem Inventar vertrautes Personal zur Unterstützung bei der Zählung bestimmt werden. Achten Sie auf langsam drehende oder veraltete Bestände und erfassen Sie diese Artikel auf Strichlisten.

• Prepaid: Ich empfehle alle Präparate aufzulisten...