5 نصائح لتحسين مساحة عمل Google هذا الصيف

عندما تفكر في الصيف ، لا تتبادر الإنتاجية دائمًا إلى ذهنك. مثل معظم أماكن العمل والمستقلين ، تحظى Google Workspace بشعبية كبيرة وحاسمة لإدارة العمل ، ولكن العديد من الميزات التي تسهل العمل غير معروفة على نطاق واسع. فيما يلي خمس نصائح ستساعدك على تنظيم Google Drive بشكل أفضل وتحقيق أقصى استفادة من حسابك بحيث يتم قضاء وقت أقل في العمل ووقت أكثر في الاستمتاع بالشمس. احذف الملفات والمجلدات القديمة التي لم تعد بحاجة إليها

لدينا الكثير من الملفات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا. ربما لم تعد هناك حاجة إلى كل هذه المستندات والصور وما إلى ذلك ويجب حذفها. من الناحية المثالية ، يجب عليك عمل نسخ احتياطية منتظمة لجهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فتأكد من عمل نسخة احتياطية كاملة لكل شيء على جهاز Mac أو الكمبيوتر الشخصي قبل حذف ملف واحد.

بمجرد الانتهاء من ذلك ، تصفح المجلدات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك حيث تقوم عادة بحفظ المحتوى ، ثم قم بفرز الملفات بالداخل حسب التاريخ. احذف تلك التي لم تعد بحاجة إليها ، خاصةً تلك التي يزيد عمرها عن عام. إذا نفدت مساحة التخزين لديك ، ففرز الملفات حسب الحجم واحذف الملفات الأكبر ، بافتراض أنها لم تعد بحاجة إليها. قم بإعداد التصنيفات والفلاتر لتنظيم بريدك الوارد

البريد الإلكتروني أداة قيمة ولكن يمكن أن يؤدي إلى تفاقم المشكلة إذا لم يتم تنظيمه بشكل صحيح. لطالما عرض Gmail نظام تصنيف يسمح للمستخدمين بفرز رسائل البريد الإلكتروني لأسباب مختلفة باستخدام نظام مرمز بالألوان. هذا يجعل التصفية أسهل بكثير ومناسبة تمامًا للمهام عندما يحين وقت حذف الرسائل غير الضرورية.

من الآن فصاعدًا ، ضع في اعتبارك Kiwi لـ Gmail ، الذي يأخذ التصفية إلى أقصى الحدود باستخدام البريد الوارد المستهدف. باستخدام هذه الميزة ، يمكنك طي الرسائل حسب اليوم أو الأسبوع ، وفصل تلك التي تحتوي على مرفقات ، وما إلى ذلك. يعد حذف رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات لم تعد هناك حاجة إليها أمرًا مهمًا بشكل خاص لأنها تلتهم مساحة تخزين على الإنترنت أو ماديًا ، اعتمادًا على مزود الخدمة الخاص بك. استخدم التطبيقات لتوفير الوقت

هناك الكثير من التطبيقات الموفرة للوقت في السوق ، والتنظيف الربيعي هو وقت رائع للبدء. من ناحية أخرى ، تتيح خدمات مثل Clockwise إمكانية إنشاء جداول يومية أكثر ابتكارًا للأفراد والشركات على حدٍ سواء. إصدار تجريبي مجاني ، يعمل Clockwise على تحسين جدولك الزمني عن طريق إعادة جدولة الاجتماعات المتضاربة وتحرير فترات زمنية غير متقطعة. من خلال القيام بذلك ، يمكنك التركيز على الأمور الأكثر أهمية.

على سبيل المثال ، يعمل تطبيقنا Kiwi for Gmail على تسهيل حذف البريد الإلكتروني العشوائي وهو أفضل في تنظيم الرسائل الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني المجمعة الأخرى التي تميل إلى التراكم بعد زيارة متجر على الإنترنت ومواقع أخرى . يسهل هذا التطبيق إلغاء الاشتراك من القوائم البريدية التي لم تعد تريدها.

إذا وجدت صعوبة في إحضار طلب إلى بريدك الإلكتروني أو تقويمك اليومي ، فإن Kiwi لـ Gmail و Clockwise هما مكانان رائعان للبدء. استخدم الصيف كعذر لتغيير الطريقة التي تتم بها الأمور وأنت تتحرك خلال بقية العام. استخدم الترميز اللوني للتمييز بين أنواع الملفات المختلفة

Google ليست الشركة الوحيدة التي تقدم رمزًا لونيًا. يمكنك العثور على أدوات تنظيم الملفات والمجلدات المماثلة لنظامي التشغيل Windows 11 و macOS Monterey. يوفر كلا نظامي التشغيل ميزات مدمجة للترميز اللوني ، مع تضمين الأخير عروض أوسع. في كلتا الحالتين ، تضيف أدوات برامج الجهات الخارجية على كلا النظامين عمقًا إلى الترميز اللوني للملفات والمجلدات. ابدأ بالخيارات الأصلية وانتقل إلى الحلول الأخرى حسب الحاجة.

تتمثل إحدى طرق فصل المحتوى باستخدام الألوان في الأولوية ، ربما باستخدام اللون الأحمر لتعيين أهم ملفاتك. يمكنك أيضًا التفكير في استخدام لون واحد (أو ظلال مختلفة من نفس اللون) لفصل ملفات العمل والملفات الشخصية. سيختلف الخيار الأفضل لك حسب احتياجاتك. أعد تسمية الملفات لتسهيل العثور عليها

هل تتذكر تصفح هذه الملفات والمجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك للعثور على أي منها تريد حذفه؟ هذه العملية أبسط بكثير إذا كان بإمكانك معرفة ما يترتب على ذلك من الاسم. بمعنى آخر ، استخدام "document-1" و "book-1" كأسماء ملفات ليس مثاليًا تمامًا. بدلاً من ذلك ، ابدأ عادة جديدة لتسمية الملفات والمجلدات بطريقة تسهل العثور عليها لاحقًا. أنشئ نظامًا من جميع الأفكار والأنظمة وأنظمة الذكاء الاصطناعي المتاحة.

استخدم Summer لإعادة تسمية ملفاتك ومجلداتك لجعلها أكثر وصفية. من الأسهل بكثير العثور على الملفات الحالية ...