كيفية اختيار أداة إدارة المشاريع لعملك
بقلم ألكساندرو ستان ، رائد أعمال متسلسل ، الرئيس التنفيذي لـ Tekpon ، منصة واحدة لجميع احتياجات البرامج.
أحد الأشياء التي تعلمتها من العمل في صناعة البرمجيات هو أنه في حين أن كل منتج جيد كمفهوم ، فإنه ليس بالضرورة مناسبًا لكل فريق وشركة. هناك العديد من المنتجات الرائعة في السوق لجميع الاحتياجات تقريبًا ، ولكن هذا ليس حلاً واحدًا يناسب الجميع.
سيقول أصحاب الأعمال والموظفون أن هناك العديد من المنتجات للاختيار من بينها. في الواقع ، هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع في السوق ، ولكن كيف تختار الأداة المناسبة لاحتياجات عملك؟
أحب العلامات التجارية الجيدة ورواية القصص ، لكن هذا لا يكفي عندما يتعلق الأمر بالمشاريع والإدارة. سيتعين عليك إلقاء نظرة على ميزاته وخصائصه والاحتياجات التي يغطيها لفريقك.
حدد احتياجات فريقك والتحديات التي يواجهها.
أولاً ، لا تتخذ القرار بناءً على ما تعتقده كقائد ، ولكن استمع إلى احتياجات فريقك. عندما يكون لديك أقسام متعددة في عملك ، فسوف تواجه التحدي المتمثل في تلبية الاحتياجات المحددة لكل منها.
هناك اختلاف في سير العمل بين قسم المبيعات وقسم الإبداع ، على سبيل المثال. يمتلك الناس طرقًا مختلفة للعمل وتصور مشاريعهم ، لا سيما اعتمادًا على مهاراتهم. ولكن أيضًا ، إذا كانوا بحاجة إلى العمل معًا على نفس النظام الأساسي لإدارة المشروع ، فسيكون من الضروري العثور على الأداة التي تقدم هذا الحل.
أظهرت لي تجربتي حتى الآن أنه يمكن لموظفيك العمل بشكل مختلف. ولا يمكنك إهدار أموال الشركة في شراء اشتراكات مختلفة للجميع ؛ بدلاً من ذلك ، ابحث عن واحدة تناسب جميع احتياجاتهم في مساحة عمل رقمية واحدة.
هناك جانب آخر يجب مراعاته وهو عدد الموظفين لديك. إذا كان لديك فريق صغير ، فلن تحتاج إلى أداة إدارة مشروع تركز على الأعمال بشكل أكبر. ومع ذلك ، قد يكلفك ذلك أكثر وقد لا يكون فريقك سعيدًا كما كنت تأمل.
على سبيل المثال ، بالنسبة لنا ، تعمل Asana بشكل جيد جدًا. يمكن لأقسامنا العمل معًا ، ومعرفة مدى تقدم كل مشروع ، ويمكن لأعضاء الفريق تحديد أهدافهم الخاصة. في هذا المستوى ، هذه الأداة هي ما نحتاجه. ولكن بالنسبة لفريق صغير ، قد يكون الأمر مكلفًا أو مرتفعًا بالنسبة لاحتياجاتهم.
أنشئ قائمة بالميزات الضرورية
بعد تحديد سير العمل واحتياجات المشروع ، أنشئ قائمة بالميزات التي تريد أن تتوفر في أداتك. وفي رأيي ، يجب أن يكون منحنى التعلم أولاً على القائمة - يجب أن يكون سهل الاستخدام بحيث يكون نسيمًا. ثم أوصيك بالبحث عن:
• مخططات جانت. سيُظهر لك هذا مقدار الوقت الذي يجب أن تقضيه في مهمة على مقياس زمني. باستخدام مخطط جانت ، يمكنك معرفة المدة التي سيستغرقها كل نشاط ومقدار تداخله مع المهام الأخرى.
• لوحة التحكم المركزية. بصفتك مديرًا لشركتك ، فأنت تريد الحصول على نظرة عامة حول شركتك دون الخوض في التفاصيل. يمكن أن تعرض لك لوحة المعلومات المنظمة مركزيًا جميع مشاريعك وأفكارك وتقدمك وحتى بعض ميزات إعداد التقارير حتى تتمكن من البدء في النمو. يجب أن تبحث عن أداة توفر لوحة تحكم بسيطة حتى تتمكن من معرفة ما يحدث دون فقدان الكثير من التفاصيل.
• التخصيص. قد ترغب في حل مرن يمكن تخصيصه وفقًا لاحتياجات كل قسم. تجنب الحل الثابت الذي يوفر ما يعتقدون أنك بحاجة إليه وابحث عن حل يسمح لكل عضو في الفريق بإنشاء وجهات نظره الشخصية وسير العمل.
• عمليات التكامل. إذا كانت هناك جنة على الأرض ، فإن التكاملات جزء منها. يمكن أن تمنحك هذه الميزة الرائعة الحرية في دمج أداة إدارة المشروع الرئيسية مع أداة أخرى تستخدمها مما يسمح لك بمشاركة مشاريعك مع عملائك حتى خارجيًا.
تقدم كل أداة من أدوات إدارة المشروع العديد من الميزات الرائعة لمستخدميها ، ولكنها لن تكون شيئًا إذا لم تختبر الأداة مع فريقك.
أنفق أموالك بحكمة على فريقك.
وهي أيضًا مسألة أموال. تريد توفير المال لاحتياجات العمل الأخرى ، وليس إنفاقه على الاشتراكات التي لا تستخدمها. لذلك ، قبل تحديد برنامج إدارة المشروع الذي يناسب احتياجاتك ، يجب عليك اختباره مع فريقك. أجرِ القليل من البحث من خلال قراءة بعض المراجعات لبعض الأدوات التي قررت تجربتها ، ثم اقض بعض الوقت في اختبارها.
بعد أن ...
بقلم ألكساندرو ستان ، رائد أعمال متسلسل ، الرئيس التنفيذي لـ Tekpon ، منصة واحدة لجميع احتياجات البرامج.
أحد الأشياء التي تعلمتها من العمل في صناعة البرمجيات هو أنه في حين أن كل منتج جيد كمفهوم ، فإنه ليس بالضرورة مناسبًا لكل فريق وشركة. هناك العديد من المنتجات الرائعة في السوق لجميع الاحتياجات تقريبًا ، ولكن هذا ليس حلاً واحدًا يناسب الجميع.
سيقول أصحاب الأعمال والموظفون أن هناك العديد من المنتجات للاختيار من بينها. في الواقع ، هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع في السوق ، ولكن كيف تختار الأداة المناسبة لاحتياجات عملك؟
أحب العلامات التجارية الجيدة ورواية القصص ، لكن هذا لا يكفي عندما يتعلق الأمر بالمشاريع والإدارة. سيتعين عليك إلقاء نظرة على ميزاته وخصائصه والاحتياجات التي يغطيها لفريقك.
حدد احتياجات فريقك والتحديات التي يواجهها.
أولاً ، لا تتخذ القرار بناءً على ما تعتقده كقائد ، ولكن استمع إلى احتياجات فريقك. عندما يكون لديك أقسام متعددة في عملك ، فسوف تواجه التحدي المتمثل في تلبية الاحتياجات المحددة لكل منها.
هناك اختلاف في سير العمل بين قسم المبيعات وقسم الإبداع ، على سبيل المثال. يمتلك الناس طرقًا مختلفة للعمل وتصور مشاريعهم ، لا سيما اعتمادًا على مهاراتهم. ولكن أيضًا ، إذا كانوا بحاجة إلى العمل معًا على نفس النظام الأساسي لإدارة المشروع ، فسيكون من الضروري العثور على الأداة التي تقدم هذا الحل.
أظهرت لي تجربتي حتى الآن أنه يمكن لموظفيك العمل بشكل مختلف. ولا يمكنك إهدار أموال الشركة في شراء اشتراكات مختلفة للجميع ؛ بدلاً من ذلك ، ابحث عن واحدة تناسب جميع احتياجاتهم في مساحة عمل رقمية واحدة.
هناك جانب آخر يجب مراعاته وهو عدد الموظفين لديك. إذا كان لديك فريق صغير ، فلن تحتاج إلى أداة إدارة مشروع تركز على الأعمال بشكل أكبر. ومع ذلك ، قد يكلفك ذلك أكثر وقد لا يكون فريقك سعيدًا كما كنت تأمل.
على سبيل المثال ، بالنسبة لنا ، تعمل Asana بشكل جيد جدًا. يمكن لأقسامنا العمل معًا ، ومعرفة مدى تقدم كل مشروع ، ويمكن لأعضاء الفريق تحديد أهدافهم الخاصة. في هذا المستوى ، هذه الأداة هي ما نحتاجه. ولكن بالنسبة لفريق صغير ، قد يكون الأمر مكلفًا أو مرتفعًا بالنسبة لاحتياجاتهم.
أنشئ قائمة بالميزات الضرورية
بعد تحديد سير العمل واحتياجات المشروع ، أنشئ قائمة بالميزات التي تريد أن تتوفر في أداتك. وفي رأيي ، يجب أن يكون منحنى التعلم أولاً على القائمة - يجب أن يكون سهل الاستخدام بحيث يكون نسيمًا. ثم أوصيك بالبحث عن:
• مخططات جانت. سيُظهر لك هذا مقدار الوقت الذي يجب أن تقضيه في مهمة على مقياس زمني. باستخدام مخطط جانت ، يمكنك معرفة المدة التي سيستغرقها كل نشاط ومقدار تداخله مع المهام الأخرى.
• لوحة التحكم المركزية. بصفتك مديرًا لشركتك ، فأنت تريد الحصول على نظرة عامة حول شركتك دون الخوض في التفاصيل. يمكن أن تعرض لك لوحة المعلومات المنظمة مركزيًا جميع مشاريعك وأفكارك وتقدمك وحتى بعض ميزات إعداد التقارير حتى تتمكن من البدء في النمو. يجب أن تبحث عن أداة توفر لوحة تحكم بسيطة حتى تتمكن من معرفة ما يحدث دون فقدان الكثير من التفاصيل.
• التخصيص. قد ترغب في حل مرن يمكن تخصيصه وفقًا لاحتياجات كل قسم. تجنب الحل الثابت الذي يوفر ما يعتقدون أنك بحاجة إليه وابحث عن حل يسمح لكل عضو في الفريق بإنشاء وجهات نظره الشخصية وسير العمل.
• عمليات التكامل. إذا كانت هناك جنة على الأرض ، فإن التكاملات جزء منها. يمكن أن تمنحك هذه الميزة الرائعة الحرية في دمج أداة إدارة المشروع الرئيسية مع أداة أخرى تستخدمها مما يسمح لك بمشاركة مشاريعك مع عملائك حتى خارجيًا.
تقدم كل أداة من أدوات إدارة المشروع العديد من الميزات الرائعة لمستخدميها ، ولكنها لن تكون شيئًا إذا لم تختبر الأداة مع فريقك.
أنفق أموالك بحكمة على فريقك.
وهي أيضًا مسألة أموال. تريد توفير المال لاحتياجات العمل الأخرى ، وليس إنفاقه على الاشتراكات التي لا تستخدمها. لذلك ، قبل تحديد برنامج إدارة المشروع الذي يناسب احتياجاتك ، يجب عليك اختباره مع فريقك. أجرِ القليل من البحث من خلال قراءة بعض المراجعات لبعض الأدوات التي قررت تجربتها ، ثم اقض بعض الوقت في اختبارها.
بعد أن ...
What's Your Reaction?
