كيفية جعل اجتماعات الفريق عن بُعد أقصر وأفضل
تعد اجتماعات الفريق الافتراضية ضرورية لتعاون الفريق عن بُعد وهي بمثابة مكان للتوافق مع الأهداف المشتركة. ونعم ، إنه مكان . يجب أن يفهم الفريق أن مكان الاجتماع الافتراضي هذا هو مكان اجتماعك ومساحتك ومكانك ومكانك. هذه المعلومات تخبرهم - نلتقي هنا ؛ نحن ننتمي إلى هنا.
لا تعتبر الاجتماعات التي ليس لها هدف أو تنظيم مجرد مضيعة للوقت فحسب ، ولكنها تؤدي أيضًا إلى خنق إنتاجية الموظفين وتثير غضبهم. ليس من المستغرب أن يجد العديد من الأشخاص الاجتماعات محرجة ومملة وغير ضرورية ومتكررة جدًا.
هل تريد أن يشعر موظفيك بنفس الشعور في اجتماعاتك؟ تريد أن يكون فريقك سعيدًا ومنتجًا ونشطًا في مجتمع العمل.
لذلك نقدم هنا بعض الاقتراحات العملية لإجراء اجتماعات أقصر وأكثر إنتاجية مع تجنب مخاطر العمل عن بُعد الشائعة. تريد أداءً عاليًا.
1. هل يجب أن نلتقي أم لا؟
لا أحد يحب تضييع وقته في اجتماعات غير فعالة ؛ لذلك أولاً وقبل كل شيء:
ضع في اعتبارك ما إذا كنت حقًا بحاجة إلى اجتماع أو إذا كان بإمكانك تحقيق نفس النتيجة باتباع نهج مختلف.
هل من الممكن إرسال بريد إلكتروني أو رسالة فيديو قصيرة تلخص النقاط المهمة في اجتماعك؟
هل يمكنك طرح مشكلتك في الاجتماع التالي إذا كان فريقك لديه جلسات متكررة للتعامل مع التغييرات أو العقبات؟
تجنب إغراء "دعوة الجميع في حالة" وركز بدلاً من ذلك على الحضور الأكثر أهمية لنجاح الاجتماع.
2. تنظيم الاجتماعات التي ستفيد فريقك بأكمله.
وفقًا لدراسة حديثة ، يشعر 42٪ من العاملين عن بُعد بأنهم "أكثر إنتاجية" بعد العمل المستمر لفترة طويلة من الوقت. بالمقابل ، قد يكون جمع الجميع معًا في الموقع الافتراضي المحدد دون تعطيل الإنتاج أمرًا صعبًا ، لا سيما إذا كنت تعمل مع فريق بعيد يمتد عبر العديد من المناطق الزمنية.
قبل الاتفاق على موعد لاجتماعك ، تحقق من التقويمات لمعرفة موعد عمل الأشخاص.
بدلاً من توزيع الاجتماعات على مدار اليوم ، فكر في تجميعها معًا لإنشاء نوافذ كبيرة لوقت العمل غير المنقطع.
تجنب جدولة عدد كبير من حالات الطوارئ أو الاجتماعات غير المجدولة ، حيث يمكن أن تؤدي إلى تعطيل يوم العمل العادي للموظف.
شجع أعضاء فريقك على اتباع جداولهم الخاصة.
نتيجة لذلك ، سيكون لدى مخططي الاجتماعات فهم أفضل لأفضل الأيام والأوقات للجميع.
3. وضع استراتيجية شاملة لاجتماع الفريق.
يعد وضع جدول أعمال واضح لكل اجتماع افتراضي يتضمن ما يلي أمرًا ضروريًا:
بالإضافة إلى ذلك ، هناك حد زمني لكل مكون ونقاط الحديث الحاسمة.
حكام السباق
يشارك كل عضو في الفريق في الاجتماع وفقًا لتوقعاتك.
أي وثيقة ذات صلة
خارج الأسئلة والأجوبة أو المناظرة ،
ضع حدًا زمنيًا للاجتماع والتزم به: فأنت تريد أن تكون اجتماعاتك مثمرة قدر الإمكان! يمكن للجميع الاستعداد إذا تمت مشاركة الخطة مسبقًا.
4. الحفاظ على اهتمام الجميع.
جميع المكونات التي وصفناها ضرورية لعقد اجتماع افتراضي.
ولكن الآن يأتي الجزء الصعب: الحفاظ على مشاركة الفريق طوال الاجتماع.
يتعين عليك بذل جهد مضاعف لإنتاج محادثات شخصية واقعية في بيئة افتراضية لأنك لا تمتلكها جميعًا في بيئة مكتبية.
اقض بضع دقائق في بداية الاجتماع لتسجيل الوصول مع الجميع ، أو متابعة ما يجري ، أو مجرد الدردشة حول أحدث سلسلة يتحدث عنها الجميع.
سيعزز هذا ثقافة فريقك مع تعزيز أجواء منفتحة وترحيبية.
تذكر أيضًا أن التعاون عن بُعد قد يكون أكثر صعوبة أو إرهاقًا من التعاون وجهًا لوجه.
وفقًا للدراسات ، لاحظت Microsoft أن إشارات الفكرة الرائعة المرتبطة بالإرهاق والتوتر تكون أعلى بكثير في مؤتمرات الفيديو مقارنة بالأعمال غير المرتبطة بالاجتماعات.
في المؤتمر الافتراضي ، يحتاج المشاركون إلى الحفاظ على اتصال منتظم بالعين مع الشاشة لاستخراج المعلومات المهمة والبقاء على اتصال. للأسف...
التقويم - التقويم
تعد اجتماعات الفريق الافتراضية ضرورية لتعاون الفريق عن بُعد وهي بمثابة مكان للتوافق مع الأهداف المشتركة. ونعم ، إنه مكان . يجب أن يفهم الفريق أن مكان الاجتماع الافتراضي هذا هو مكان اجتماعك ومساحتك ومكانك ومكانك. هذه المعلومات تخبرهم - نلتقي هنا ؛ نحن ننتمي إلى هنا.
لا تعتبر الاجتماعات التي ليس لها هدف أو تنظيم مجرد مضيعة للوقت فحسب ، ولكنها تؤدي أيضًا إلى خنق إنتاجية الموظفين وتثير غضبهم. ليس من المستغرب أن يجد العديد من الأشخاص الاجتماعات محرجة ومملة وغير ضرورية ومتكررة جدًا.
هل تريد أن يشعر موظفيك بنفس الشعور في اجتماعاتك؟ تريد أن يكون فريقك سعيدًا ومنتجًا ونشطًا في مجتمع العمل.
لذلك نقدم هنا بعض الاقتراحات العملية لإجراء اجتماعات أقصر وأكثر إنتاجية مع تجنب مخاطر العمل عن بُعد الشائعة. تريد أداءً عاليًا.
1. هل يجب أن نلتقي أم لا؟
لا أحد يحب تضييع وقته في اجتماعات غير فعالة ؛ لذلك أولاً وقبل كل شيء:
ضع في اعتبارك ما إذا كنت حقًا بحاجة إلى اجتماع أو إذا كان بإمكانك تحقيق نفس النتيجة باتباع نهج مختلف.
هل من الممكن إرسال بريد إلكتروني أو رسالة فيديو قصيرة تلخص النقاط المهمة في اجتماعك؟
هل يمكنك طرح مشكلتك في الاجتماع التالي إذا كان فريقك لديه جلسات متكررة للتعامل مع التغييرات أو العقبات؟
تجنب إغراء "دعوة الجميع في حالة" وركز بدلاً من ذلك على الحضور الأكثر أهمية لنجاح الاجتماع.
2. تنظيم الاجتماعات التي ستفيد فريقك بأكمله.
وفقًا لدراسة حديثة ، يشعر 42٪ من العاملين عن بُعد بأنهم "أكثر إنتاجية" بعد العمل المستمر لفترة طويلة من الوقت. بالمقابل ، قد يكون جمع الجميع معًا في الموقع الافتراضي المحدد دون تعطيل الإنتاج أمرًا صعبًا ، لا سيما إذا كنت تعمل مع فريق بعيد يمتد عبر العديد من المناطق الزمنية.
قبل الاتفاق على موعد لاجتماعك ، تحقق من التقويمات لمعرفة موعد عمل الأشخاص.
بدلاً من توزيع الاجتماعات على مدار اليوم ، فكر في تجميعها معًا لإنشاء نوافذ كبيرة لوقت العمل غير المنقطع.
تجنب جدولة عدد كبير من حالات الطوارئ أو الاجتماعات غير المجدولة ، حيث يمكن أن تؤدي إلى تعطيل يوم العمل العادي للموظف.
شجع أعضاء فريقك على اتباع جداولهم الخاصة.
نتيجة لذلك ، سيكون لدى مخططي الاجتماعات فهم أفضل لأفضل الأيام والأوقات للجميع.
3. وضع استراتيجية شاملة لاجتماع الفريق.
يعد وضع جدول أعمال واضح لكل اجتماع افتراضي يتضمن ما يلي أمرًا ضروريًا:
بالإضافة إلى ذلك ، هناك حد زمني لكل مكون ونقاط الحديث الحاسمة.
حكام السباق
يشارك كل عضو في الفريق في الاجتماع وفقًا لتوقعاتك.
أي وثيقة ذات صلة
خارج الأسئلة والأجوبة أو المناظرة ،
ضع حدًا زمنيًا للاجتماع والتزم به: فأنت تريد أن تكون اجتماعاتك مثمرة قدر الإمكان! يمكن للجميع الاستعداد إذا تمت مشاركة الخطة مسبقًا.
4. الحفاظ على اهتمام الجميع.
جميع المكونات التي وصفناها ضرورية لعقد اجتماع افتراضي.
ولكن الآن يأتي الجزء الصعب: الحفاظ على مشاركة الفريق طوال الاجتماع.
يتعين عليك بذل جهد مضاعف لإنتاج محادثات شخصية واقعية في بيئة افتراضية لأنك لا تمتلكها جميعًا في بيئة مكتبية.
اقض بضع دقائق في بداية الاجتماع لتسجيل الوصول مع الجميع ، أو متابعة ما يجري ، أو مجرد الدردشة حول أحدث سلسلة يتحدث عنها الجميع.
سيعزز هذا ثقافة فريقك مع تعزيز أجواء منفتحة وترحيبية.
تذكر أيضًا أن التعاون عن بُعد قد يكون أكثر صعوبة أو إرهاقًا من التعاون وجهًا لوجه.
وفقًا للدراسات ، لاحظت Microsoft أن إشارات الفكرة الرائعة المرتبطة بالإرهاق والتوتر تكون أعلى بكثير في مؤتمرات الفيديو مقارنة بالأعمال غير المرتبطة بالاجتماعات.
في المؤتمر الافتراضي ، يحتاج المشاركون إلى الحفاظ على اتصال منتظم بالعين مع الشاشة لاستخراج المعلومات المهمة والبقاء على اتصال. للأسف...
التقويم - التقويم
What's Your Reaction?
