كيفية منع "كارثة تشغيلية"

5 خطوات تعمل بالفعل مع الأعمال التشغيلية سريعة الخطى

جوليا ايفجينكو 9 ساعات

مساهم جوليا إيفزينكو

Julia Ivzhenko هي مديرة العمليات في Futurra Group ، وهي شركة أوكرانية لتكنولوجيا المعلومات تعمل على تطوير خدمة الرياضيات MathMaster.

يتطلب إنشاء نشاط تجاري سريع الخطى مع جانب العرض في المراحل المبكرة نموًا يتسم بقوة دفع عالية وموارد منخفضة. يمكن أن تأتي الأخطاء التشغيلية عند القياس بسعر باهظ.

لقد واجهنا هذا عندما قررنا الدخول في تكنولوجيا التعليم وإطلاق تطبيق تعليمي يهدف إلى تزويد الخبراء بالقدرة على الرد على ملايين استفسارات الطلاب في الدردشة عبر الإنترنت ، على الفور تقريبًا.

بدأنا بفريق مكون من 20 شخصًا ، وكان ذلك كافياً لتغطية الطلب في البداية. لجعل الأعمال التجارية مربحة ، بدأ السباق الحقيقي: كان على فريق التسويق زيادة عدد المستخدمين ، بينما كان على العمليات مواكبة العرض وتنميته.

لقد صممنا الطلب دون مراعاة موارد الفريق.

اكتشفنا سريعًا: أكثر من 120 خبيرًا كانوا يحلون أكثر من 3000 مهمة حسابية يوميًا. نحن نراهن على الوتيرة العالية للبقاء على قيد الحياة في السوق. لذلك طور فريق العمليات العرض بسرعة فائقة.

ركزنا على التوسع ولم يكن لدينا وقت للتساؤل عما إذا كانت موارد فريقنا كافية لمواصلة العمل بهذه السرعة.

نما تسويقنا بسرعة ، وكان ذلك شيئًا جيدًا. بعد الحاجة إلى تغطية الزيادة في الطلب من جانب المستخدم في الوقت المناسب ، ضاعف فريقي العرض بمقدار 3 في شهر ونصف وبعد شهرين. أخيرًا ، كان لدينا أكثر من 300 خبير في الرياضيات قادرون على حل أكثر من 10000 مهمة يوميًا. كنت فخورة وسعيدة ومذعورة في نفس الوقت.

أدركت أنه خلال الأشهر الخمسة الماضية ، عمل عرضنا على أساس تغطية الطلب ووقت تقديم الخدمة وجودة الحلول. ركزنا على التوسع ولم يكن لدينا وقت للتساؤل عما إذا كانت موارد فريقنا كافية لمواصلة العمل بهذه السرعة.

كقائد ، كان علي أن أتوقف وألقي نظرة على الصورة الكبيرة. خطة الخمس خطوات التي توصلت إليها لمنع اقتراب "الكارثة" 1. سجل جميع العمليات الرئيسية "كما كانت"

هذه خطوة أولى لا ينبغي تفويتها.

هذه مشكلة شائعة في حالة عدم وجود تدوينات عملية. يمكن أن تكون وتيرة العمل عالية ، ويحتاج الأشخاص إلى تنفيذ المهام وحل المشكلات فورًا بدلاً من وصف العملية الفعلية.

لقد وصفت جميع العمليات في هذه اللحظة كما كانت. لقد ساعدني ذلك على فهم النقطة الحقيقية التي كنا فيها في ذلك الوقت. لقد فهمت الأشياء التي خرجت عن السيطرة ويمكن أن تؤدي قريبًا إلى مشكلة كبيرة.

بعد ذلك ، تم تحديث جميع العمليات وفقًا لإطار العمل التالي:

لاحظت نوعين من الاختناقات:

أولاً: العمليات الفرعية ، والتي تمت إضافتها تلقائيًا إلى العمليات الرئيسية أثناء القياس.

اكتشفت أنه نظرًا لعدد التحديثات ، اضطر أعضاء فريقي إلى تنفيذ العديد من الإجراءات الإضافية ، والتي لم تتم ملاحظتها من قبل. لذلك ، قمت بمراجعة كل ما كنا نقوم به وتبسيط العملية برمتها. ركزنا على ...