في 4 جمل فقط ، أعطى Elon Musk لموظفي Tesla دروسًا متقدمة حول كيفية إدارة اجتماعات فعالة

إيلون ماسك مليء بالمقتطفات الرائعة ، ولا يمكنني القول إنني أتفق معها جميعًا. لكن يجب أن أعطي الفضل في المكان الذي يستحق فيه الفضل - لدى الرجل بعض الأفكار القوية جدًا عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات.

ربما سمعت ماسك يقول إن الاجتماعات "هي ما يحدث عندما لا يعمل الناس" ، أو تطلب من موظفيه مغادرة الاجتماع بمجرد توقفهم عن تقديم قيمة.

قد تصدم هذه البيانات البعض ، ولكن إذا سألتني ، فهي كفاءة 101. في الواقع ، لدي نفس القاعدة في عملي لسنوات.

قواعد الاجتماع الثلاثة لإيلون

في عام 2018 ، أرسل ماسك بريدًا إلكترونيًا إلى موظفي Tesla يوضح ، من بين أمور أخرى ، ثلاث قواعد اجتماعات واضحة يجب اتباعها: "يرجى التخلص من جميع الاجتماعات الكبيرة ما لم تكن متأكدًا من أنها ذات قيمة لعامة الناس ، وفي هذه الحالة اجعلها قصيرة جدًا." "تخلص أيضًا من الاجتماعات المتكررة ، ما لم تكن تتعامل مع مسألة ملحة للغاية. يجب أن ينخفض ​​معدل تكرار الاجتماعات بسرعة بمجرد حل المسألة العاجلة." "اترك اجتماعًا أو أسقط مكالمة بمجرد أن يتضح أنك لا تضيف قيمة. ليس من الوقاحة أن تغادر ، فمن الوقاحة أن تجعل شخصًا ما يبقى ويضيع وقته.

لا يمكنني الموافقة أكثر. يبدو أن ماسك وأنا لدينا أفكار متشابهة جدًا حول الاجتماعات ، وذلك لأننا نفهم التكلفة الحقيقية.

التكلفة الحقيقية للاجتماعات

تقوم معظم الفرق بجدولة الاجتماعات دون التفكير مطلقًا في "التكلفة" الحقيقية لوجود مجموعة من الأشخاص يخصصون جزءًا من يومهم للقاء. ومع ذلك ، فإن الاجتماعات هي في الواقع واحدة من أكبر النفقات واستنزاف الإنتاجية في معظم المنظمات.

لنفترض أن متوسط ​​سعر الساعة لموظفيك هو خمسون دولارًا للفرد (ما يعادل 100000 دولار أمريكي في السنة). إذا كان هناك خمسة أشخاص في اجتماع أسبوعي مدته ساعة واحدة ، فإن ذلك يكلف المنظمة 250 دولارًا في الأسبوع أو 12500 دولارًا سنويًا. مؤتمر حزبي شهري يضم 500 شخص؟ إنها 300000 دولار في السنة. ماذا عن تسجيل الوصول اليومي لمدة 15 دقيقة مع 10 أشخاص؟ هذا هو 31،250 دولارًا أمريكيًا في السنة.

إذا كانت هذه الاجتماعات مفيدة ، فهذا أفضل كثيرًا. لسوء الحظ ، هذا ليس هو الحال في كثير من الأحيان - وجد تقرير Asana's Anatomy of Work أنه في عام 2022 ، أمضى العاملون في مجال المعرفة حوالي 129 ساعة في اجتماعات لم تكن ضرورية تمامًا. هذا هو الوقت الذي يمكن استثماره في مكان آخر في العمل.

يعد تقليل تكلفة الاجتماعات في الواقع أحد أكثر الخطوات فعالية من حيث التكلفة التي يمكن للمؤسسة اتخاذها.

4 طرق لتقليل تكلفة الاجتماع

عند تقسيم هذا ، هناك أربع طرق فقط لتقليل تكلفة الاجتماع: القضاء عليه نهائيا. تقليل عدد الأشخاص. تقليل مدته. قلل من تكراره (إذا كان اجتماعًا متكررًا). يمكن إجراء

إنهاء اجتماع عن طريق إلغائه أو تشغيله بشكل غير متزامن. هذا يعني استخدام طرق اتصال غير متزامنة مثل Slack أو البريد الإلكتروني أو تسجيل الفيديو / الصوت (أحب Loom للفيديو) بدلاً من عقد اجتماع. هذا يوفر الوقت ، ويحرر جداول الموظفين ، والعديد من الفوائد الأخرى للاتصال غير المتزامن. يمكن إجراء

تقليل عدد الأشخاص باتباع نصيحة Musk ومغادرة الاجتماعات حيث لم تعد تضيف قيمة. ولكن يمكن القيام بذلك أيضًا من خلال التفكير بقوة في من يجب أن يكون هناك في المقام الأول. لا تنس أنه يمكنك دائمًا إحضار شخص ما إلى جزء من الاجتماع أو إرسال ملاحظات الاجتماع بعد ذلك لإبقاء الأشخاص على اطلاع دائم. يعد

تقليل المدة أمرًا سهلاً. لقد وجدت أن الناس يميلون إلى التوافق مع طول الاجتماع. جرب هذه التجربة: قص كل اجتماعاتك المتكررة إلى 15 دقيقة وشاهد ما سيحدث. عندما فعلت هذا لم يكن هناك أي تأثير تقريبًا. W ...