تؤدي كثرة الاجتماعات إلى خنق الروح المعنوية والإنتاجية

تتطلب الشركات الناشئة العديد من المتطلبات في وقت الموظف. من تصميم المنتج إلى التسويق للعملاء الجدد إلى مواءمة رأس المال ، إنها معركة لا تنتهي لتناسب كل هذا العمل في فترة زمنية محدودة. ولكن في كثير من الأحيان ، يتم تقليل الإنتاجية من قبل رواد الأعمال في بداية حياتهم المهنية الذين يقومون بجدولة اجتماعات كثيرة جدًا ، مما يمنع الموظفين من الحصول على وقت كافٍ للقيام بعملهم الفعلي. وعندما تتباطأ الإنتاجية ، تتأثر أرباح الشركة ويبدأ الموظفون في البحث عن الباب في حالة إحباط. اسمحوا لي أن أوضح أكثر.

لماذا يتم جدولة الكثير من الاجتماعات

هناك أسباب عديدة لجدولة اجتماع. يقوم البعض بعقد اجتماعات متكررة بين الرؤساء وتقاريرهم المباشرة لتسجيل الوصول الأسبوعي واحتياجات الفريق التعاوني. بعضها عبارة عن اجتماعات لمرة واحدة لعناصر لمرة واحدة ، مثل التخطيط الاستراتيجي السنوي ، أو إطفاء حريق في منزل العميل ، أو أحداث بناء الفريق. لكن معظمهم يستعدون لأن رواد الأعمال يفتقرون إلى الخبرة ولا يعرفون أي شيء أفضل. يرتبط هذا إلى حد كبير بعدم الثقة في الفريق للقيام بعملهم أو حاجتهم للتحكم في كل قرار يتم اتخاذه. هذه هي الفئة الأخيرة التي تقتل.

التأثير السلبي على الموظفين

يصاب الموظفون بالإحباط عندما تحدث أشياء قليلة في الاجتماعات. أولاً ، يعتقدون أنها مضيعة للوقت ، ولا يعرفون حتى سبب الحاجة إلى وجودهم في الغرفة (لذلك لا تدعو الجميع إلى كل اجتماع ، بل ادع فقط أولئك الذين يحتاجون حقًا إلى الحضور). ثانيًا ، يشعرون بالإحباط من الجلوس في اجتماع وعدم الجلوس على مكاتبهم لإنجاز عملهم الحقيقي بشكل أسرع (لذا استفد من وقتهم في مكاتبهم ، وليس مكتبك). أو ، ثالثًا ، يشعرون بالإهانة لأنهم غير موثوق بهم للقيام بعملهم ، من قبل رئيس يشعر أنه يتعين عليهم مراقبة جميع القرارات عن كثب (لذا قم بتمكين موظفيك لاتخاذ القرارات بدونك). كل هذا يعد بمثابة وصفة لكارثة ، وغالبًا ما يكون هناك موظفون يبحثون عن مخرج ، حيث يمكن أن يؤدي معدل دوران الموظفين الناتج إلى إعاقة شركة شابة تحتاج إلى المضي قدمًا بكامل قوتها ، في أقرب وقت ممكن.

دراسة حالة

بدأ مدير التسويق كمدير تنفيذي مؤقت في عميل جديد وتم تكليفه بفريق من الأشخاص لإدارته. في اليوم الأول ، تم إعطاؤه جدولاً لجميع الاجتماعات الأسبوعية التي كان من المقرر أن يحضرها مع فريقه. نظر إلى القائمة الطويلة وأدرك أن حوالي 40٪ من وقته كان يقضي في اجتماعات ، واعتبر الكثير منها غير ضروري ، وهي عملية موروثة من مدير سابق. لم يكن لديه يومان في الأسبوع لتجنيب القيام بعمله.

لذلك جمع الفريق معًا وسأل عما كان يحاول كل اجتماع تحقيقه ، واتفقوا على أنهم لا يحتاجون إلى نفس القدر ، وذلك بدمج اجتماعات متعددة في اجتماع واحد. وطلب من كل موظف النظر في جداولهم الشخصية وإزالة جميع الاجتماعات غير الضرورية. قالت إحدى هؤلاء الأشخاص إنها كانت في اجتماعات استغرقت 80٪ من وقتها كل أسبوع. سأل CMO كيف قام بهذه المهمة؟ قال الموظف لا !!

قال الموظف إنه كان إلزاميًا أن يحضر هذه الاجتماعات وأنه ليس لديه خيار آخر. الذي رد عليه CMO بأنه بحاجة إلى تقليل وقت اجتماعه إلى حد أقصى قدره 20٪ من وقته ، وخفض 75٪ من اجتماعاته. تحول الموظف إلى اللون الأبيض كشبح قائلاً إنه مستحيل. بحث كبير المسؤولين التنفيذيين وقال إن ذلك لم يكن ممكنًا فحسب ، بل كان مطلوبًا بحلول نهاية الأسبوع. بعد إعادة التفكير في وقته ، أعطى الموظف الأولوية للاجتماعات الأكثر أهمية فقط ، وقلل من عبء الاجتماعات إلى الهدف ، وبدأ في الواقع في فعل شيء خاص به ، وسحق سنوات من الشكاوى بأنه كان عنق الزجاجة للآخرين في الحصول على وظائفهم. تم.

كم عدد الاجتماعات التي يجب جدولتها

كاقتراح ، حاول قصر اجتماعاتك الأسبوعية المتكررة على 20٪ من وقتك. اجتماع فردي مع كل من تقاريرك المباشرة ، واجتماع مع الشخص الذي يقودك ، واجتماع مع الأشخاص الذين تديرهم كمجموعة ، واجتماع مع زملائك للتعاون بشأن الاحتياجات بين الإدارات. وهذا يترك متسعًا من الوقت للاجتماعات المخصصة التي تحدث في سياق الأعمال العادية ، والتي يجب أن يتم تحديدها مرة أخرى في إطار عمل 20٪ هذا. يتيح لك ذلك العمل بكفاءة على أهم الأعمال التي يجب القيام بها ويسمح لفريقك بالعمل بكفاءة في العمل الأكثر أهمية. وعندما يبدأ الأشخاص في وضع علامة على المشاريع من قائمة المهام الخاصة بهم ، فإنهم يشعرون بإحساس بالإنجاز ، ويتقدم العمل ، ويتم الحفاظ على جو صحي في المكتب.