ما هي معالجة الفواتير؟ كيفية تسريع مدفوعات الموردين

عمليات انتقال المورد هي أمر التجارة الجديد.

في سوق مليء بالمنافسين ، لا يمكن إلا لشبكة من الموردين الموثوق بهم أن تسمح لك بالتنفس الصعداء. ومع ذلك ، فهو أكثر تعقيدًا مما يبدو.

تستند العلاقات مع الموردين أو البائعين إلى الالتزامات المالية. يسجل الموردون للحصول على توريد إضافي فقط عندما يتلقون آخر دفعة. بالضبط ما توفره إستراتيجية معالجة الفواتير.

تتحكم إستراتيجية معالجة الفواتير في سير عمل الفواتير عن طريق تسريع معاملات الجهات الخارجية خلال فترة محددة. المدفوعات المنتظمة تعني توريدات منتظمة ، مما يساهم في نمو المبيعات.

من تسجيل تفاصيل الفاتورة إلى التحقق من أوامر الشراء إلى عمليات التدقيق النقدي النهائية ، يمكن لبرنامج أتمتة الحسابات الدائنة إدارة كل حجر زاوية في علاقة الموردين الناجحة. يؤدي الاستخدام الفعال للنطاق الترددي إلى توفير الموارد وزيادة الفوائد الاقتصادية. ما هي معالجة الفواتير؟

معالجة الفواتير هي آلية دفع خطوة بخطوة من قبل قسم الحسابات الدائنة لتسوية المدفوعات المستحقة من الموردين أو البائعين. تعمل معالجة الفواتير على تبسيط رأس المال العامل للشركة من خلال تلقي الفواتير من البائعين ومعالجتها ودفعها لتسوية المحصلة النهائية.

يعد ضمان شفافية معالجة الفواتير مسؤولية مشتركة بين أقسام الحسابات الدائنة والمحاسبة والمالية للشركة. بمجرد تسجيل تفاصيل الفاتورة والتحقق منها من جانب البائع ، يتم توجيهها إلى معتمد داخلي معين ويتم إدخالها في برنامج المحاسبة أو مسك الدفاتر لمعاملات الخصم المباشر.

تُعرف معالجة الفواتير أيضًا بمعالجة الفواتير المؤتمتة أو أتمتة AP.

يعد سير العمل الخاص بمعالجة الفواتير طويلًا وشاقًا إلى حد ما وكان لسنوات عديدة.

تعد معالجة الفواتير في الغالب إجراءً يدويًا لقسم محاسبة الشركة. فهي تتنقل بين البائعين الذين يرسلون الفواتير في نهاية الطلب وحسابات البائعين التي تستلمها وترسلها لمزيد من التحقق.

أولاً ، يتم فحص تفاصيل الفاتورة مقابل أمر الشراء أو إيصالات المبيعات. ثم يتم توصيلهم بسجل نقدي أو جدول بيانات مالي. تتم مشاركة جدول البيانات مع الموافق ، الذي يأخذ وقته. بمجرد الحصول على الموافقة ، تخضع الفاتورة لمرحلة الدفع. نظرًا لأن معظم هذه الخطوات تتم في صوامع ، فإن الموردين لا يتلقون شيكاتهم في الوقت المحدد.

تستخرج أداة أتمتة عمليات الفوترة تلقائيًا تفاصيل الفاتورة باستخدام التعرف الضوئي على الحروف وتطلق سير عمل أتمتة AP مخصصًا لتوجيه الموافقة بشكل أكبر. لا يتم تشغيل مهام سير عمل الموافقة إلا بمجرد التحقق من الفاتورة مقابل أمر الشراء. يتكامل نظام أتمتة AP مع الأنظمة الأساسية المالية عبر واجهات برمجة التطبيقات لإجراء المدفوعات اللازمة. أخيرًا ، يتم نقل التفاصيل إلى دليل GL. مما يساعد أثناء عمليات التدقيق. خطوات معالجة الفاتورة الآلية

كما هو مذكور أعلاه ، تتضمن معالجة الفواتير عدة خطوات ، من استلام الفاتورة إلى الدخول في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) حتى تتم إضافة التسجيل إلى دفتر الأستاذ العام.

بالرغم من عدم وجود خدمة حسابات مدفوعة قياسية ، فإن سير العمل التالي يكون نموذجيًا عند تعريفه: استلام الفاتورة: يرسل المورد فاتورة إما عبر البريد السريع أو كمرفق برسالة بريد إلكتروني. يجب على المحاسب رقمنة وتسجيل معلومات الفواتير هذه في نظام المحاسبة. يتم أيضًا إنشاء نسخة من هذه الفاتورة لتقديم الأدلة. التحقق: يتم التحقق من تفاصيل الفاتورة مقابل أمر الشراء أو مستندات الشحن ...