如何进行智能文档和数据管理

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数据是任何组织的命脉。当它自由流动时，企业可以发展，赢得新客户并为未来做准备。当它受到限制时，就会出现停滞。浪费了时间和金钱，错过了新的机会。

对于太多企业而言，关键数据被锁定在打印页面上、存储在盒子中或办公室外某人的办公桌上。如果没有数十人将这些信息重新输入为电子格式，则很难转移这些信息，以便更轻松地共享、分析、处理和处理。

这些过时的做法推动了智能文档管理的采用。

为什么传统的文档管理会失败

文档管理已经存在了一段时间。它通常涉及扫描办公室中的所有文件以了解企业拥有什么，以便他们决定保留什么，并开发一个索引系统以允许其他员工检索信息。

以前，公司手动索引文档，这意味着人类查看一张纸，将供应商名称和帐号归零，然后将它们输入数据库。然后，Advances 使用光学字符识别 (OCR) 来帮助索引。这是软件试图找出每个字符是什么的时候，例如，一台机器读取发票中的六位数字并得出数字 123456。问题是“6”也看起来像“b”，所以OCR 不是很准确。

传统的文档管理有很大的缺点：信息只有在插入工作流时才有用。这就是智能文档管理的用武之地，它对数字化转型至关重要。

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向信息管理的转变

智能文档管理不仅仅是扫描文档的更好方法，因为它支持信息管理。凭借其“智能”，智能文档管理提供由人工智能 (AI) 驱动的自动化分类、路由、测量、监控和多渠道信息管理。

自动分类意味着扫描仪部署 AI 以对页面内容做出智能决策（例如识别提单与发票）并对其进行分类。

然后，按照公司内部的工作流程，它会根据角色和规则的组合将文档的电子版本发送给合适的人（例如，财务总监 Mary 必须批准所有超过 10,000 美元的发票，而低于 5,000 美元的发票会转到弗雷德）。批准可以同时进行，也可以按照严格的顺序进行。

监控是必不可少的。如果玛丽休假两周并且需要支付这笔账单怎么办？智能文档管理工具具有计时器，可以识别何时临近截止日期，并通知文档并将其重定向到指定人员，以便对其进行处理。它还监控整个过程并向管理层报告。

最后，智能文档管理支持多渠道信息，无论是来自供应商的一张纸还是从订单管理系统生成的提单。 AI 可确保正确收集数据并通过正确的工作流程进行路由。

借助智能文档管理，大约 90% 的文档处理由计算机处理，从而减少管理时间、消除人为错误并节省资金。

从智能开始...