5 Tipps zur Verbesserung Ihres Google Workspace in diesem Sommer

Wenn Sie an Sommer denken, kommt Ihnen nicht immer Produktivität in den Sinn. Wie die meisten Arbeitsplätze und Freiberufler ist Google Workspace sehr beliebt und entscheidend für die Verwaltung der Arbeit, aber viele der Funktionen, die es einfacher machen, sind nicht allgemein bekannt. Im Folgenden finden Sie fünf Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihr Google Drive besser zu organisieren und Ihr Konto optimal zu nutzen, damit Sie weniger Zeit bei der Arbeit verbringen und mehr Zeit für die Sonne haben.

Löschen Sie alte Dateien und Ordner, die Sie nicht mehr benötigen

Wir haben viele Dateien auf unseren Computern. Alle diese Dokumente, Fotos usw. werden wahrscheinlich nicht mehr benötigt und sollten gelöscht werden. Idealerweise sollten Sie regelmäßig Backups Ihres Computers erstellen. Wenn nicht, stellen Sie sicher, dass Sie eine vollständige Sicherung aller Daten auf Ihrem Mac oder PC erstellen, bevor Sie eine einzelne Datei löschen.

Durchsuchen Sie anschließend die Ordner auf Ihrem Computer, in denen Sie normalerweise Inhalte speichern, und sortieren Sie die darin enthaltenen Dateien dann nach Datum. Löschen Sie diejenigen, die Sie nicht mehr benötigen, insbesondere diejenigen, die über ein Jahr alt sind. Wenn Ihnen der Speicherplatz ausgeht, sortieren Sie die Dateien nach Größe und löschen Sie die größeren, sofern sie nicht mehr benötigt werden.

Richten Sie Labels und Filter ein, um Ihren Posteingang zu organisieren

E-Mail ist ein wertvolles Werkzeug, kann aber ärgerlich sein, wenn es nicht richtig organisiert ist. Google Mail bietet seit langem ein Kennzeichnungssystem an, mit dem Benutzer E-Mails aus verschiedenen Gründen mithilfe eines farbcodierten Systems sortieren können. Dies macht das Filtern viel einfacher und passt perfekt zu den Aufgaben, wenn es darum geht, unnötige Nachrichten zu löschen.

Betrachten Sie in Zukunft Kiwi für Gmail, das die Filterung mit einem zielgerichteten Posteingang auf die Spitze treibt. Mit dieser Funktion können Sie Nachrichten nach Tag oder Woche reduzieren und Nachrichten mit Anhängen usw. trennen. Das Löschen von E-Mails mit nicht mehr benötigten Anhängen ist besonders wichtig, da sie je nach Anbieter Online- oder physischen Speicherplatz verschlingen.

Verwenden Sie Apps, um Zeit zu sparen

Es gibt viele zeitsparende Apps auf dem Markt, und der Frühjahrsputz ist ein guter Zeitpunkt, um damit anzufangen. Dienste wie Clockwise hingegen ermöglichen es, innovativere Tagespläne für Einzelpersonen und Unternehmen zu erstellen. Kostenlose Testversion, Clockwise optimiert Ihren Zeitplan, indem es widersprüchliche Besprechungen neu plant und ununterbrochene Zeitblöcke freigibt. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Zum Beispiel erleichtert unsere App, Kiwi für Gmail, das Löschen von E-Mail-Spam und ist besser darin, Ihre Newsletter und andere Massen-E-Mails zu organisieren, die sich nach dem Besuch eines Online-Shops und anderer Websites häufen . Mit dieser App können Sie sich ganz einfach von Mailinglisten abmelden, die Sie nicht mehr möchten.

Wenn es Ihnen schwer fällt, eine Bestellung in Ihre tägliche E-Mail oder Ihren Kalender zu bringen, sind Kiwi für Gmail und Clockwise großartige Ausgangspunkte. Nutzen Sie den Sommer als Ausrede, um den Rest des Jahres zu ändern.

Verwenden Sie die Farbcodierung, um zwischen verschiedenen Dateitypen zu unterscheiden

Google ist nicht das einzige Unternehmen, das einen Farbcode anbietet. Sie können ähnliche Tools zum Organisieren von Dateien und Ordnern für Windows 11 und macOS Monterey finden. Beide Betriebssysteme bieten integrierte Farbcodierungsfunktionen, wobei letztere ein breiteres Angebot umfassen. In jedem Fall verleihen Softwaretools von Drittanbietern auf beiden Systemen der Farbcodierung von Dateien und Ordnern Tiefe. Beginnen Sie mit den nativen Optionen und fahren Sie bei Bedarf mit anderen Lösungen fort.

Eine Möglichkeit, Inhalte farblich zu trennen, ist nach ihrer Priorität, vielleicht mit Rot, um Ihre wichtigsten Dateien zu kennzeichnen. Sie können auch erwägen, eine Farbe (oder verschiedene Schattierungen derselben Farbe) zu verwenden, um geschäftliche und persönliche Dateien zu trennen. Die beste Wahl für Sie hängt von Ihren Bedürfnissen ab.

Benennen Sie Dateien um, damit sie leichter zu finden sind

Erinnern Sie sich, dass Sie diese Dateien und Ordner auf Ihrem Computer durchgesehen haben, um herauszufinden, welche gelöscht werden sollen? Dieser Prozess ist viel einfacher, wenn Sie anhand des Namens erkennen können, was sie beinhalten. Mit anderen Worten, die Verwendung von „document-1“ und „book-1“ als Dateinamen ist nicht gerade ideal. Beginnen Sie stattdessen mit einer neuen Gewohnheit, Dateien und Ordner so zu benennen, dass Sie sie später leichter finden können. Erstellen Sie ein System aus allen verfügbaren Ideen, Systemen und KIs.

Verwenden Sie Summer, um Ihre Dateien und Ordner umzubenennen, damit sie aussagekräftiger sind. Es ist viel einfacher, aktuelle Dateien zu finden ...