帮助您掌握电子邮件通信的 8 个最佳实践

电子邮件是当今文化不可或缺的一部分，无论是在工作中还是在家里。

大多数员工花费大量时间阅读、回复和管理他们的电子邮件。普通员工大约有 28% 的时间用于管理收件箱。

由于您在收件箱上花费了大量时间和精力，因此充分利用收件箱非常重要。您发送的电子邮件应该有效、高效并帮助您获得想要的结果。让我们来看看您需要了解的电子邮件通信最佳做法，以充分利用您的收件箱。

为什么电子邮件通信最佳实践很重要

首先要做的是：遵循良好的电子邮件通信习惯很重要，以便：

加强关系：电子邮件沟通最佳实践可以帮助您更好地沟通，无论这意味着要编写更简洁的消息还是更清楚地了解您在电子邮件中包含的人。更好的沟通可以与您的业务联系人建立更好的关系。 帮助您保持井井有条：当您的收件箱杂乱无章时，您可能很难在需要的时候找到所需的电子邮件——而且很容易让邮件从裂缝中溜走。通过实施正确的结构和最佳实践，您可以更好地组织收件箱并获得随之而来的所有好处（例如更流畅的用户体验和更少的时间搜索特定邮件）。 提高工作效率：如果您没有明确、明确的战略性电子邮件通信方法，您可能会浪费大量时间浏览和管理收件箱。但是，通过良好的电子邮件沟通实践，您可以确保花在电子邮件上的时间是物有所值的——或者换句话说，是有效地花费时间。 推动结果：无论您试图通过电子邮件完成什么（例如建立更多联系、达成业务交易或建立对您的业务的认识），为您的电子邮件通信制定一套最佳实践将有助于你产生结果。 提升消息传递游戏的最佳实践

既然您已了解电子邮件通信最佳实践为何如此重要，那么让我们直接进入优化电子邮件通信并获得流程回报所需的实践：

定义你的意思

如果您想改善电子邮件沟通，您应该记住的第一个练习是在您写一个单词之前。

定义电子邮件的目的 - 以及您希望如何传达这一点 - 是关键。在开始编写电子邮件之前花时间定义电子邮件的目的有很多好处，包括：

更清晰的信息传递：当您知道要说什么、要如何说以及为什么要说时，就更容易将您的想法更清晰地转化为文字，从而使电子邮件变得更好、更有效。 更少的电子邮件获得更好的结果：当您知道电子邮件的目的时，它可以帮助您直截了当，这可以帮助您在更少的消息（更多的电子邮件）中获得您想要的结果。无休止的来回！）。 减少写邮件的时间：当你对邮件的目的和内容有了清晰的认识时，你就不必花很多时间去想你想写什么。这样可以减少你写邮件的总时间- 您可以将时间用于其他更重要的任务。

定义您想在电子邮件中表达的内容的最佳方式是问自己几个关键问题：

我为什么要写这封邮件？ 我想在这封电子邮件中传达的核心信息是什么？ 我希望从这封电子邮件中得到什么结果？

在开始写作之前回答这些问题将帮助您了解电子邮件的目的和目的，以及如何最好地传达这一点和目的。

调整你的声音以适应你的听众

在电子邮件方面，并非所有消息都是平等的。如果您想有效地进行沟通，您需要为您的受众提供个性化的电子邮件。

当您写一封电子邮件时，您需要根据您将电子邮件发送给谁来调整语气和语气。例如，给你的老板、公司首席执行官或潜在客户的电子邮件与你发送的电子邮件的语气和语气不同……