Angst, Daten zu löschen? Denk nochmal

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Daten sind ein wertvolles Geschäftsgut, weshalb viele Unternehmen die Strategie verfolgen, nichts davon zu löschen. Da die Datenmengen jedoch weiter wachsen, kann die Aufbewahrung aller Daten sehr teuer werden. Schätzungsweise 30 % der von Unternehmen gespeicherten Daten sind redundant, veraltet oder trivial (ROT), während Untersuchungen von Splunk ergaben, dass 60 % der Unternehmen sagen, dass die Hälfte oder mehr ihrer Daten dunkel sind, was bedeutet, dass ihr Wert unbekannt ist.

Einige veraltete Daten können ein Risiko darstellen, da Unternehmen zunehmenden Bedrohungen durch Ransomware und Cyberangriffe ausgesetzt sind; Diese Daten sind möglicherweise unzureichend geschützt und für Hacker wertvoll. Darüber hinaus können Unternehmen aufgrund interner Richtlinien oder Branchenvorschriften verpflichtet sein, Daten nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen, z. B. ehemalige Mitarbeiterdaten, Finanzdaten oder PII-Daten.

Ein weiteres Problem bei der Speicherung großer Mengen veralteter Daten besteht darin, dass sie Dateiserver verstopfen und die Produktivität beeinträchtigen. Eine Umfrage von Wakefield Research aus dem Jahr 2021 ergab, dass 54 % der Büroangestellten in den Vereinigten Staaten zustimmten, dass sie mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten und Dateien verbringen als mit der Beantwortung von E-Mails und Nachrichten.

Die Verantwortung für das IT-Budget des Unternehmens bedeutet, dass jede Datei bis zum letzten Byte ihren Lebensunterhalt verdienen muss. Es bedeutet auch, dass Daten nicht vorzeitig gelöscht werden sollten, wenn sie wertvoll sind. Eine verantwortungsbewusste Löschstrategie sollte schrittweise durchgeführt werden: Inaktive kalte Daten sollten weniger teure Speicher- und Backup-Ressourcen verbrauchen, und wenn die Daten veraltet sind, gibt es einen methodischen Weg, sie einzudämmen und zu entsorgen. Die Frage ist, wie Sie effektiv einen Datenlöschprozess erstellen, der Daten systematisch identifiziert, findet und löscht?

Hindernisse für die Datenlöschung

Kulturell: Wir alle sind von Natur aus Datenhorter, und ohne einige Analysen, die uns helfen zu verstehen, welche Daten wirklich veraltet sind, ist es schwierig, eine organisatorische Denkweise zu ändern, alle Daten für immer aufzubewahren. Angesichts des astronomischen Wachstums unstrukturierter Daten in den letzten Jahren – von Genomik und medizinischer Bildgebung bis hin zu Videostreaming, Elektroautos und IoT-Produkten – ist dies leider nicht mehr tragbar. Obwohl das Löschen von Daten, die keinen aktuellen oder potenziellen zukünftigen Zweck haben, keinen Datenverlust darstellt, haben die meisten Speicheradministratoren den Zorn von Benutzern erlitten, die versehentlich Dateien gelöscht und dann den Informatic-Dienst beschuldigt haben.

Recht/Vorschriften: Einige Daten müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, aber im Allgemeinen nicht für immer. In einigen Fällen dürfen Daten gemäß der Unternehmensrichtlinie nur für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, wie z. B. PII-Daten. Woher wissen Sie, welche Daten welcher Regel unterliegen, und wie weisen Sie die Einhaltung nach?

Mangel an systematischen Tools zum Verständnis der Datennutzung: Die manuelle Identifizierung veralteter Daten und die Aufforderung der Benutzer, darauf zu reagieren, ist mühsam, zeitaufwändig und wird daher nie durchgeführt.

Tipps zum Löschen von Daten Erstellen Sie eine klar definierte Datenverwaltungsrichtlinie

Die Entwicklung einer nachhaltigen Datenlebenszyklus-Managementrichtlinie erfordert die richtigen Analysen. Sie sollten die Datennutzung verstehen, um zu ermitteln, welche Daten basierend auf Datentypen, z. B. Zwischendaten, und Datennutzung, z. B. Daten, die lange nicht verwendet wurden, gelöscht werden können. Es trägt auch dazu bei, die Zustimmung von Geschäftsanwendern zu gewinnen, da die Löschung auf objektiven Kriterien und nicht auf einer subjektiven Entscheidung basiert.

Mit diesem Wissen können Sie den Übergang von Daten im Laufe der Zeit planen: vom Primärspeicher zu kühleren Tiers, möglicherweise in der Cloud, zum Archivspeicher und dann an einem versteckten Ort außerhalb des Benutzerbereichs und schließlich zum Löschen .

Überlegungen, die sich auf die Richtlinien auswirken können, umfassen Vorschriften, den potenziellen langfristigen Wert von Daten und die Kosten für Speicherung und Sicherungen in jeder Phase, von der Primärspeicherung bis zur Archivierung. Diese Entscheidungen können weitreichende Folgen haben, wenn beispielsweise Datensätze gelöscht und später für Analysen oder Prognosen benötigt werden.

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