So wählen Sie ein Projektmanagement-Tool für Ihr Unternehmen aus

Von Alexandru Stan, Serienunternehmer, CEO von Tekpon, a eine einzige Plattform für alle Softwareanforderungen.

Eine Sache, die ich aus meiner Arbeit in der Softwarebranche gelernt habe, ist, dass zwar jedes Produkt als Konzept gut ist, aber nicht unbedingt für jedes Team und Unternehmen geeignet ist. Es gibt viele großartige Produkte auf dem Markt für fast jeden Bedarf, aber dies ist keine Einheitslösung.

Geschäftsinhaber und Mitarbeiter werden sagen, dass es viele Produkte zur Auswahl gibt. Tatsächlich gibt es viele Projektmanagement-Tools auf dem Markt, aber wie wählen Sie das richtige für Ihre Geschäftsanforderungen aus?

Ich liebe gutes Branding und Storytelling, aber das reicht nicht aus, wenn es um Projekte und Management geht. Sie müssen sich die Funktionen, Merkmale und die Bedürfnisse Ihres Teams ansehen.

Identifizieren Sie die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Teams.

Treffen Sie die Entscheidung zunächst nicht auf der Grundlage dessen, was Sie als Führungskraft denken, sondern hören Sie auf die Bedürfnisse Ihres Teams. Wenn Sie mehrere Abteilungen in Ihrem Unternehmen haben, stehen Sie vor der Herausforderung, die spezifischen Anforderungen jeder einzelnen zu erfüllen.

Zum Beispiel gibt es einen Unterschied im Arbeitsablauf zwischen der Verkaufsabteilung und der Kreativabteilung. Menschen haben unterschiedliche Arten zu arbeiten und ihre Projekte zu visualisieren, insbesondere abhängig von ihren Fähigkeiten. Aber auch wenn sie auf derselben Projektmanagementplattform zusammenarbeiten müssen, ist es notwendig, das Tool zu finden, das diese Lösung bietet.

Meine bisherige Erfahrung hat mir gezeigt, dass Ihre Leute anders arbeiten können. Und Sie können das Geld des Unternehmens nicht verschwenden, indem Sie verschiedene Abonnements für alle kaufen. Finden Sie stattdessen einen, der all ihre Anforderungen in einem einzigen digitalen Arbeitsbereich erfüllt.

Ein weiterer Aspekt, den Sie berücksichtigen müssen, ist die Anzahl Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie ein kleines Team haben, benötigen Sie kein stärker auf das Geschäft ausgerichtetes Projektmanagement-Tool. Es könnte Sie jedoch mehr kosten und Ihr Team ist möglicherweise nicht so zufrieden, wie Sie es sich erhofft haben.

Zum Beispiel funktioniert Asana für uns sehr gut. Unsere Abteilungen können zusammenarbeiten, sehen, wie weit jedes Projekt voranschreitet, und die Teammitglieder können ihre eigenen Ziele festlegen. Auf dieser Ebene ist dieses Tool genau das, was wir brauchen. Aber für ein kleines Team kann es teuer oder zu viel für ihre Bedürfnisse sein.

Erstellen Sie eine Liste mit unverzichtbaren Funktionen.

Nachdem Sie Ihren Geschäftsablauf und Ihre Projektanforderungen identifiziert haben, erstellen Sie eine Liste mit Funktionen, die Ihr Tool haben soll. Und meiner Meinung nach sollte an erster Stelle auf der Liste die Lernkurve stehen – es sollte so einfach zu bedienen sein, dass es ein Kinderspiel ist. Dann empfehle ich Ihnen, nach:

• Gantt-Diagramme. Dies zeigt Ihnen, wie viel Zeit Sie auf einer Zeitskala für eine Aufgabe aufwenden sollten. Mithilfe eines Gantt-Diagramms können Sie sehen, wie lange jede Aktivität dauert und wie stark sie sich mit anderen Aufgaben überschneidet.

• Dashboard zentrieren. Als Manager Ihres Unternehmens möchten Sie einen Überblick über Ihr Unternehmen haben, ohne in die Details zu gehen. Ein zentral organisiertes Dashboard kann Ihnen alle Ihre Projekte, Ideen, Fortschritte und sogar einige Berichtsfunktionen anzeigen, damit Sie mit dem Wachstum beginnen können. Sie sollten nach einem Tool suchen, das ein einfaches Dashboard bietet, damit Sie wissen, was vor sich geht, ohne zu viele Details zu verlieren.

• Personalisierung. Möglicherweise möchten Sie eine flexible Lösung, die an die Bedürfnisse jeder Abteilung angepasst werden kann. Vermeiden Sie eine statische Lösung, die das bietet, was sie Ihrer Meinung nach benötigen, und suchen Sie nach einer, die es jedem Teammitglied ermöglicht, seine persönlichen Ansichten und Arbeitsabläufe zu erstellen.

• Integrationen. Wenn es den Himmel auf Erden gibt, dann gehören Integrationen dazu. Diese erstaunliche Funktion gibt Ihnen die Freiheit, das Hauptprojektmanagement-Tool mit einem anderen von Ihnen verwendeten Tool zu integrieren, sodass Sie Ihre Projekte sogar extern mit Ihren Kunden teilen können.

Jedes Projektmanagement-Tool bietet seinen Benutzern viele großartige Funktionen, aber diese werden nichts, wenn Sie das Tool nicht mit Ihrem Team testen.

Geben Sie Ihr Geld sinnvoll für Ihr Team aus.

Und es ist auch eine Frage des Geldes. Sie möchten Geld für andere Geschäftsanforderungen sparen und es nicht für Abonnements ausgeben, die Sie nicht verwenden. Bevor Sie also entscheiden, welche Projektmanagement-Software Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie sie mit Ihrem Team testen. Recherchieren Sie ein wenig, indem Sie ein paar Rezensionen zu einigen Tools lesen, die Sie ausprobieren möchten, und dann etwas Zeit damit verbringen, sie zu testen.

Nachdem ich...