Es gibt zwei Arten von Arbeitern und Sie brauchen für beide eine andere Begrüßung.

Woher weiß ich, ob ich am Anfang einer geschäftlichen E-Mail einen freundlichen Kommentar einfügen soll? Wissen Sie, derjenige, der hofft, dass der Leser einen guten Tag hat, oder ihm zum Sieg seiner Heimmannschaft gratuliert. Das Öffnen Ihrer E-Mail gibt den Ton für Ihre Nachricht an, also müssen Sie es richtig machen.

Das Schreiben bei der Arbeit erfordert, dass wir die Situationen bestimmen, in denen eine Begrüßung erforderlich ist. Jetzt, wo so viel Arbeit aus der Ferne erledigt wird, ist der Aufbau schriftlicher Beziehungen wichtiger denn je. Ihre Begrüßung ist Ihr digitales Lächeln und Ihr Eröffnungskommentar ist Ihr virtueller Händedruck. Diese Gesten der Höflichkeit sind für manche Menschen unerlässlich, lassen Sie sie auf eigene Gefahr weg. „Ich hoffe, du hast einen guten Tag“ wird dir nie einen Pulitzer-Preis einbringen, aber es macht deinen Umgang mit vielen Lesern menschlicher. Die Personalisierung unserer Kommunikation schafft starke Verbindungen.

Wann ist es angebracht, einen Eröffnungskommentar einzufügen?

Wenn Ihre E-Mail die erste in einem Handel ist, könnte das Hinzufügen einer Notiz die richtige Entscheidung sein. Zum Beispiel würden Sie in einer ersten E-Mail an einen Kunden oder jemanden, den Sie nicht gut kennen, wahrscheinlich einen netten Gruß über die Saison oder ein ähnliches Thema einfügen.

Es wäre jedoch seltsam, wenn Sie schreiben würden: "Hallo Harold, ich hoffe, Sie haben einen guten Tag. Wird dieser Bericht bis 17 Uhr fertig sein?" und erhielt die Antwort: "Hallo Fred, ich hoffe, du hattest einen guten Tag. Ich werde es bis 13:00 Uhr fertig haben." Es würde genügen zu antworten "Hallo, der Bericht wird um 13:00 fertig sein."

Wenn Sie an Kunden oder höherrangige Personen schreiben, kann die zusätzliche Formalität einer Begrüßung ein angemessenes Zeichen der Ehrerbietung sein.

Wenn Sie schon einmal mit dieser Person kommuniziert haben und sie immer einen Smiley-Kommentar enthält, passen Sie ihren Stil an, indem Sie eine freundliche Aussage machen.

Wann man die Anrede weglässt

Wenn die Nachricht sehr dringend ist, kommen Sie auf den Punkt. Wenn das Fließband stehen bleiben muss, sagen Sie das an vorderster Front, ohne das Wetter zu kommentieren.

Wenn Sie sich mitten in einem E-Mail-Austausch befinden, behandeln Sie ihn wie ein Gespräch.

Wenn Sie jemandem schreiben, der niemals freundliche Kommentare abgibt, respektieren Sie seinen Stil.

Berücksichtigen Sie beim Hinzufügen der Anrede die Persönlichkeit Ihres Lesers. Wir alle möchten höflich behandelt werden, aber einige von uns legen mehr Wert auf soziale Bemerkungen als andere. Viele Menschen schätzen eine soziale Freundlichkeit, um das Eis in einer professionellen E-Mail zu brechen. Ich nenne diese Gruppe Menschen, die einen guten Tag haben. Diese Personen werden sich über das Fehlen eines freundlichen Kommentars ärgern und möglicherweise weniger offen für Ihre Nachricht sein, wenn Sie keinen hinzufügen.

Eine andere Gruppe von Lesern interessiert es jedoch nicht, ob Sie ihnen einen schönen Tag wünschen. Sie kümmern sich nicht einmal darum, einen guten Tag zu haben. Sie möchten nur, dass Sie Ihren Standpunkt darlegen und Ihre Bitte oder Ihr Versprechen oben in Ihrer E-Mail machen, damit sie sich wieder den hundert anderen Aufgaben widmen können, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Für diese Menschen ist die digitale Begrüßung eine Hürde, die sie bei ihrer Suche nach dem Zweck der E-Mail überwinden müssen. Ich nenne diese Gruppe, zu der oft CEOs und Unternehmer gehören, direkt auf den Punkt gebrachte Menschen.

Roland Crane, ehemaliger CEO und derzeitiger Leiter der CEO Peer Advisory Groups, merkt an: „Viele CEOs wollen nur, dass Sie auf den Punkt kommen. Beginnen Sie mit den Maßnahmen, die Sie von ihnen erwarten.“ Einige CEOs mögen von Natur aus einen guten Tag haben, aber ihre Arbeit verlangt von ihnen, dass sie in die Form der direkt sprechenden Person passen.

Wenn Sie an den leitenden Angestellten Ihres Unternehmens schreiben, wissen Sie wahrscheinlich, um was für eine Person es sich handelt. Wenn sie dich immer noch grüßen, antworte in gleicher Weise. Wenn sie immer noch gleich zur Sache kommen, streichen Sie die freundlichen Bemerkungen.

Sie werden nicht immer wissen, ob Ihr Leser einen guten Tag hat oder direkt zum Punkt kommt. Außerdem ändern sich die Menschen. Jemand, der an einem Tag einen Gruß schätzt, könnte an einem anderen Tag unter Druck stehen und möchte, dass Sie ...