4 reglas del calendario para evitar reuniones innecesarias

Como alguien que ha construido su carrera literalmente sobre la base de la eficiencia, no tengo paciencia para las reuniones improductivas. Cuando las reuniones se descarrilan, las personas se presentan sin preparación o algo se cancela en el último minuto, me siento frustrado. El tiempo es oro y estas situaciones son fácilmente evitables.

A lo largo de los años, he aprendido algunos trucos para evitar que sucedan estas situaciones. Y, más recientemente, alenté a mi asistente ejecutiva a pensar de manera similar, para que pueda tomar medidas para garantizar que cada reunión a la que asista sea un buen uso de mi tiempo.

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Si tiene un asistente ejecutivo, le recomiendo que le enseñe estos cuatro métodos. Si no, puede hacerlo usted mismo o incluso configurar automatizaciones que se encargarán de parte del trabajo por usted.

1. Sin agenda, sin reunión

Tengo una regla simple con mi equipo: sin agenda, sin reunión. Idealmente, estas agendas deben prepararse antes de la reunión y compartirse con los participantes para que todos puedan agregar sus pensamientos según sea necesario. Y aunque mi equipo lo sabe, conozco a mucha gente que no.

El truco consiste en pedirle a mi asistente que encuentre las agendas de todas mis próximas reuniones. Si ve una reunión sin cita previa, se comunicará con la persona que la creó y le pedirá un enlace a la agenda u ofrecerá crear una. Ella también me los enviará para que pueda agregar mis pensamientos con anticipación.

Con esto, puedo ir a cada reunión sabiendo que seremos eficientes con nuestro tiempo.

2. Pre-trabajo

Al igual que cada reunión necesita una agenda, muchas reuniones necesitan un "trabajo previo" claro asignado por adelantado. Estoy seguro de que puede comprender esperar mientras alguien se esfuerza por encontrar un documento en una reunión o tener que recapitular información de un informe que podría haber sido distribuido con anticipación. Cuando no se hace el trabajo preliminar, se pierde el tiempo de todos y le cuesta dinero a la empresa.

El trabajo preparatorio puede ser tan simple como revisar un tablero para actualizarlo sobre ciertas métricas o tan detallado como crear una presentación. Lo importante es que todos tengan claro cuál es su responsabilidad mucho antes de la reunión. Idealmente, los resultados de su trabajo preparatorio también deben compartirse por adelantado para que todos tengan tiempo de revisarlos.

Esta es otra cosa que mi asistente ahora maneja por mí. Si no ve ningún trabajo de preparación para una reunión, le preguntará al grupo si hay algo que deba hacerse con anticipación o incluso seguirá adelante y asignará el trabajo de preparación en función de lo que sepa. .

Ah, y para ser claros, no soy inmune a eso: ella no tiene miedo de darme mi parte justa de trabajo de preparación, y le estoy agradecido porque se asegura de que esté a salvo. en línea para reuniones importantes.

3. Confirmar asistencia

Este es casi ridículamente simple, pero definitivamente vale la pena hacerlo.

No sé ustedes, pero yo estoy demasiado ocupado para hacer un seguimiento de la asistencia de todos a mis próximas reuniones. Pero eso puede causar problemas, como cuando me doy cuenta cinco minutos antes de que la mitad de la banda no vaya a llegar.

Esto es una gran pérdida de tiempo. No solo ya no estamos logrando lo que habíamos planeado hacer, sino que podría haber programado una reunión diferente en este horario si lo hubiera sabido con anticipación. Además, ahora tenemos que pasar por la molestia de posponer.

Al igual que con las agendas y el trabajo de preparación, mi asistente también supervisa la asistencia a mis próximas reuniones. Si alguien no ha confirmado si estará allí o no, se comunica. Si la mayoría de los asistentes no pueden venir, ella trabajará con ellos para reprogramar. Es simple, pero increíblemente útil.

4. Elimine el tiempo de inactividad

Conoce esos molestos intervalos de tiempo de 15 minutos entre reuniones en los que no puede realizar ningún trabajo significativo y termina esperando la próxima llamada. Yo los llamo tiempos de espera. Y los odio.

Mi asistente ahora programa reuniones por lotes para eliminar este problema. De esta manera, en lugar de tener cuatro intervalos de tiempo de 15 minutos a lo largo del día, puedo tener una hora ininterrumpida para ponerme al día y hacer un trabajo real.