Agregar esta frase a cada correo electrónico puede brindarle horas de tiempo libre, dice el psicólogo de Wharton Adam Grant

¿Cuál es la parte más difícil de su jornada laboral? Si respondió a un correo electrónico, la investigación muestra que tiene razón. Los profesionales dedican un promedio del 28% de cada día laboral al correo electrónico. Han pasado dos horas y 36 minutos.

Podemos reducir colectivamente este tiempo agregando una oración simple al final de cada correo electrónico que enviamos. La oración debería decir algo como esto: "Si puedes, agradecería una respuesta de ____, para que ____". Por ejemplo, a un cliente potencial: "Si puede, le agradecería una respuesta antes del miércoles por la tarde, para que podamos fijar los precios que discutimos". O, si le envías un mensaje a un empleado: "Necesito una respuesta a estas preguntas mañana al mediodía para que podamos cumplir con la fecha límite de este proyecto". Lo importante es hacerle saber al destinatario cuándo necesitas una respuesta y por qué. Mejor aún, si algo no es urgente, hágaselo saber. "Esto es importante pero no urgente, así que acceda a él siempre que tenga la oportunidad".

Estas sugerencias se basan en los comentarios de Adam Grant, psicólogo de Wharton, orador de TED y autor de best-sellers, durante un seminario web reciente para el asistente de escritura en línea Grammarly. En respuesta a una pregunta sobre la comunicación en el lugar de trabajo, Grant hizo referencia a la investigación de Vanessa Bohns de Cornell que muestra una gran desconexión entre lo que los remitentes esperan de los destinatarios de correo electrónico y lo que esos destinatarios creen que se espera. La razón de esto es algo llamado "sesgo egocéntrico", que lleva a la mayoría de nosotros a creer que entendemos más acerca de lo que otras personas piensan y sienten de lo que realmente entendemos. (Por ejemplo, las personas generalmente creen que "reciben" sarcasmo en los correos electrónicos cuando a menudo están equivocados).

En este caso, nuestro sesgo egocéntrico nos hace pensar que el remitente está esperando ansiosamente una respuesta cuando eso podría no ser cierto en absoluto. "Cuando envía un correo electrónico, por lo general no espera una respuesta dentro de una hora", dijo Grant. ¿Pero recibir este correo electrónico? ¡Oh, no! ¡Si no respondo en los próximos cuatro segundos, todos pensarán que soy una mala persona y arruinará mi reputación y nuestra relación!" Grant dijo que ese sentimiento era especialmente familiar para él al manejar sus propios correos electrónicos.

Pero, agregó, la investigación también ha demostrado que el simple hecho de indicar explícitamente cuándo espera una respuesta hace una gran diferencia. "Aclare las expectativas y diga: 'Me gustaría saber de usted dentro de las próximas 48 horas' o 'Este correo electrónico no es tan urgente que si me llama el próximo mes, estará bien'. acerca de sus expectativas quita la presión de los destinatarios, dijo. "A diferencia de ese sentimiento de 'tengo que combatir un incendio que acaba de aparecer en mi bandeja de entrada'".

El resultado es que las personas a las que envía correos electrónicos pueden planificar y priorizar su tiempo en función de lo que es más importante y eficiente para ellos. Por ejemplo, según la empresa de gestión del tiempo Zarvana, los profesionales consultan su correo electrónico una media de 15 veces al día. (¿Esto le suena familiar? A mí me lo hace). ¿Qué sucede si sus empleados y otros contactos solo necesitan responder correos electrónicos tres o cuatro veces al día? ¿O incluso una o dos veces? ¿Cuánta productividad ganarían, por ejemplo, al relegar el correo electrónico a solo una hora al final de su jornada laboral?

¿Cuánta productividad ganaría? Como destinatario de un correo electrónico, también puede hacer que esta información funcione para usted. Cuando reciba un correo electrónico solicitando información o pidiéndole que complete una tarea, a menos que pueda responder a la solicitud en uno o dos minutos, intente devolver una respuesta simple: "Gracias por su correo electrónico. Estoy trabajando para enviarlo a ¿Puede avisame cuando lo necesites? Es posible que pronto todos nos acostumbremos a agregar un tiempo de respuesta al final de nuestros correos electrónicos.

Y, según Grant, esta práctica no debe limitarse al correo electrónico, especialmente cuando se trata de tratar con sus empleados. Él sugiere hacer un compromiso como este: "Prometo responder a cualquier mensaje del equipo central dentro de las 24 horas si lo marca como importante. El resto del tiempo, nos daremos unos días para responder". Y agrega: "Algo como esto puede marcar una gran diferencia...