Cómo elegir una herramienta de gestión de proyectos para su negocio

Por Alexandru Stan, empresario en serie, director ejecutivo de Tekpon, una plataforma única para todas las necesidades de software.

Algo que aprendí al trabajar en la industria del software es que, si bien todos los productos son buenos como concepto, no necesariamente son adecuados para todos los equipos y empresas. Hay muchos productos excelentes en el mercado para casi todas las necesidades, pero esta no es una solución única para todos.

Los dueños de negocios y los empleados dirán que hay muchos productos para elegir. De hecho, hay muchas herramientas de gestión de proyectos en el mercado, pero ¿cómo elegir la adecuada para las necesidades de su negocio?

Me encanta la buena marca y la narración de historias, pero eso no es suficiente cuando se trata de proyectos y gestión. Tendrás que fijarte en sus prestaciones, características y las necesidades que cubre para tu equipo.

Identifique las necesidades y desafíos de su equipo.

En primer lugar, no tome la decisión en función de lo que piensa como líder, sino escuche las necesidades de su equipo. Cuando tiene varios departamentos en su empresa, se enfrentará al desafío de satisfacer las necesidades específicas de cada uno.

Hay una diferencia en el flujo de trabajo entre el departamento de ventas y el departamento creativo, por ejemplo. Las personas tienen diferentes formas de trabajar y visualizar sus proyectos, especialmente dependiendo de sus habilidades. Pero además, si necesitan trabajar juntos en la misma plataforma de gestión de proyectos, será necesario encontrar la herramienta que ofrezca esta solución.

Mi experiencia hasta ahora me ha demostrado que su gente puede trabajar de manera diferente. Y no puedes desperdiciar el dinero de la empresa comprando diferentes suscripciones para todos; en su lugar, encuentre uno que pueda satisfacer todas sus necesidades en un único espacio de trabajo digital.

Otro aspecto que debe tener en cuenta es el número de empleados que tiene. Si tiene un equipo pequeño, no necesita una herramienta de gestión de proyectos más centrada en el negocio. Sin embargo, puede que le cueste más y que su equipo no esté tan contento como esperaba.

Por ejemplo, para nosotros, Asana funciona muy bien. Nuestros departamentos pueden trabajar juntos, ver el progreso de cada proyecto y los miembros del equipo pueden establecer sus propios objetivos. En este nivel, esta herramienta es lo que necesitamos. Pero para un equipo pequeño, puede ser costoso o demasiado para sus necesidades.

Cree una lista de características imprescindibles.

Después de identificar el flujo de trabajo de su negocio y las necesidades del proyecto, cree una lista de las funciones que desea que tenga su herramienta. Y en mi opinión, lo primero en la lista debería ser su curva de aprendizaje: debería ser tan fácil de usar que sea pan comido. Entonces te recomiendo que busques:

• Diagramas de Gantt. Esto le mostrará cuánto tiempo debe dedicar a una tarea en una escala de tiempo. Con un diagrama de Gantt, puede ver cuánto tiempo llevará cada actividad y cuánto se superpondrá con otras tareas.

• Tablero central. Como gerente de su empresa, desea tener una visión general de su empresa sin entrar en detalles. Un tablero organizado centralmente puede mostrarle todos sus proyectos, ideas, progreso e incluso algunas funciones de informes para que pueda comenzar a crecer. Debe buscar una herramienta que proporcione un panel de control simple para que pueda saber lo que sucede sin perder demasiados detalles.

• Personalización. Es posible que desee una solución flexible que se pueda personalizar según las necesidades de cada departamento. Evita una solución estática que proporcione lo que ellos creen que necesitas y busca una que permita a cada miembro del equipo crear sus vistas y flujos de trabajo personales.

• Integraciones. Si existe el cielo en la Tierra, entonces las integraciones son parte de él. Esta increíble función puede brindarle la libertad de integrar la herramienta principal de administración de proyectos con otra herramienta que use, lo que le permite compartir sus proyectos con sus clientes, incluso externamente.

Cada herramienta de administración de proyectos ofrece muchas características excelentes a sus usuarios, pero estas no serán nada si no prueba la herramienta con su equipo.

Gasta tu dinero sabiamente en tu equipo.

Y también es una cuestión de dinero. Quiere ahorrar dinero para otras necesidades comerciales, no gastarlo en suscripciones que no usa. Entonces, antes de decidir qué software de gestión de proyectos se adapta a sus necesidades, debe probarlo con su equipo. Investigue un poco leyendo algunas reseñas de algunas herramientas que haya decidido probar, luego dedique un tiempo a probarlas.

Después de ser...