El efecto patata caliente: su impacto en los flujos de trabajo

El trabajo se vuelve cada vez más complejo a medida que las organizaciones deciden cuál es la mejor manera de continuar después del impacto inicial de la pandemia. Algunos han optado por una fuerza laboral totalmente remota, algunos por un modelo de trabajo híbrido y otros por un regreso al trabajo a tiempo completo. Sin embargo, una cosa es cierta: donde sea que estén, todos los empleados se ven inundados con solicitudes y tareas de múltiples direcciones, ya sean llamadas telefónicas, mensajes de Slack, reuniones de Zoom o conversaciones informales en la sala de descanso.

En muchos sentidos, el flujo de trabajo moderno se ha convertido en un juego de papas calientes, y pasar es esencial. No querrás "quemarte" aferrándote al trabajo demasiado tiempo, pero si empujas el trabajo demasiado rápido, se abandonará. Constantemente pasamos la tarea como papas calientes, esperando que otros la tomen y se la entreguen a la siguiente persona, pero la mayoría de las veces ese trabajo se pierde, cayendo en lo que yo llamo "materia oscura". que no se captura, rastrea o mide contra objetivos porque tiene lugar en herramientas de comunicación y archivos no estructurados. En algunos casos, el pase ocurre en un hilo de Slack cuando un colega le hace un ping y le dice: "Oye, escuché que eres la persona a contactar para publicar una nueva descripción de trabajo en la página de carreras. O puede suceder cuando alguien pasa por delante de su stand y pregunta: "¿Me puede enviar algunas diapositivas actualizadas para la presentación del jueves?"

Jugar a la patata caliente en el trabajo puede parecer intuitivo, ya que la parte buena acabará apareciendo, pero si no se transmite a través de los canales adecuados o con el contexto suficiente o los próximos pasos claros, hay un coste. Las herramientas como las aplicaciones de mensajería instantánea no se diseñaron para manejar trabajos complejos, y cuando el trabajo se ve forzado a través de estas herramientas, los empleados se sienten abrumados porque el trabajo se les escapa. El costo de la "papa caliente" en el lugar de trabajo se vuelve palpable de dos maneras: crea un flujo de trabajo invisible y aumenta la carga para los empleados.

Con un flujo de trabajo invisible, las tareas o asignaciones a menudo pasan desapercibidas porque no hay un registro claro de propiedad, estado o próximos pasos. La falta de claridad o enfoque en la tarea puede conducir a la necesidad de rehacer el trabajo, la duplicación de esfuerzos o la alineación con los objetivos que no alcanzan. A pequeña escala, puede parecer una molestia, pero cuando se convierte en una tendencia recurrente en equipos, departamentos u organizaciones, puede provocar retrasos en el lanzamiento de proyectos, oportunidades de ventas perdidas y tensión financiera. La tecnología que captura todas esas transferencias de patatas calientes y proporciona más visibilidad de los flujos de trabajo no vistos puede ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento del trabajo, eliminar la duplicación y la ambigüedad, y mantener los proyectos en marcha.

Aunque parezca inofensivo, el juego también tendrá un impacto en la salud mental de los empleados. Las empresas esperan que sus empleados hagan malabarismos con diferentes aplicaciones como Slack, Microsoft Teams, Zoom o Google Suite, a través de las cuales se asignan tareas a los empleados, a menudo sin contexto. La expectativa de estar constantemente monitoreando y respondiendo a través de múltiples canales crea estrés y puede distraer a los empleados de enfocarse en el trabajo que importa y genera resultados. Con el enfoque de “papa caliente”, la asignación poco clara también puede generar confusión y trabajo redundante, ya que los empleados pasan más tiempo del necesario duplicando proyectos. En última instancia, la combinación de estar abrumado y con exceso de trabajo dará lugar a sentimientos de ansiedad y agotamiento.

Estas dos consecuencias del juego de la "papa caliente" en el lugar de trabajo se retroalimentan y crean un ciclo de retroalimentación negativa. Cuanto más tenga que navegar un empleado por flujos de trabajo invisibles, más estresado se sentirá en su trabajo diario. A medida que los empleados comienzan a agotarse, es posible que muchos dejen la fuerza laboral, lo que crea problemas de retención para la empresa, lo que es más costoso que nunca durante la gran renuncia en curso. Esto, a su vez, aumenta la carga de trabajo de otros empleados y crea tensión, lo que alimenta aún más el ciclo de flujos de trabajo invisibles.

Las organizaciones y los gerentes pueden adoptar mejores prácticas comerciales para ayudar a sus empleados a pasar de un enfoque de "papa caliente" a un sistema...