Las suites de oficina unificadas impulsan el contexto, la continuidad, la coherencia y la colaboración para las pequeñas empresas

No es raro en estos días: se envía un ping a un empleado a través de una aplicación de chat independiente sobre un proyecto creado con la herramienta de otro proveedor para el cual el archivo relevante está alojado en un sistema de almacenamiento de datos separado.

Según datos recopilados a finales de 2021 por Reclaim.AI, el número de reuniones ha aumentado un 70 % desde el inicio de la pandemia. Dado que las empresas utilizan una gama tan amplia de software de terceros para operar, no es de extrañar que los mensajes y documentos se escapen. Es imposible colaborar como equipo cuando tantos miembros del equipo solo intentan ponerse al día para encontrar la información correcta en múltiples sistemas aislados.

Las suites ofimáticas unificadas de aplicaciones para el lugar de trabajo, con un enfoque en las funciones de colaboración en equipo en línea, garantizan que todos los empleados permanezcan en sintonía a través de una comunicación fluida y un acceso universal y consistente a los datos.

Eliminar silos

Los jugadores de baloncesto no pueden funcionar como un equipo si cada uno de los jugadores trabaja con su propio libro de jugadas o no puede escuchar lo que su entrenador grita desde la línea de banda. Del mismo modo, los empleados de una empresa sacrificarán la colaboración si no pueden comunicarse fácilmente entre ellos o asegurarse de que están viendo la versión correcta y más actualizada de una hoja de cálculo.

La consolidación de sistemas dispares, especialmente cuando son fundamentalmente diferentes entre sí, es una tarea abrumadora y cuesta a las empresas horas de productividad, sin mencionar las costosas tarifas de licencia. Pero un conjunto unificado de aplicaciones garantiza que una sola actualización del sistema en una ubicación proliferará en el resto de la organización.

Zoho Workplace es un gran ejemplo de cómo la unificación conduce a una colaboración de equipo en línea perfecta. Garantiza que todos tengan acceso a cada archivo, entrada y pieza de información ingresada en el sistema, sin importar dónde se encuentren y sin importar dónde se ingresaron los datos. El paquete incluye funciones de correo electrónico, archivo, documentación, chat y redes sociales en una sola plataforma.

Lo último en ahorro de tiempo viene en la forma de lo que las empresas ya no están obligadas a hacer: buscar en los sistemas internos la información correcta. Se puede acceder a todas las facetas de Zoho Workplace y otras aplicaciones unificadas a través de un tablero central que cada empleado puede personalizar simplemente arrastrando y soltando widgets. Además, la plataforma ofrece búsqueda unificada, sin necesidad del tedioso proceso de revisar aplicación tras aplicación en busca de la información más precisa. Los correos electrónicos relacionados con el proyecto se pueden encontrar desde este panel tan fácilmente como las tareas o los elementos del calendario.

Mejor comunicación con clientes y empleados.

Al reunir todo bajo un solo estandarte en suites ofimáticas unificadas, las empresas están tomando medidas proactivas para garantizar una comunicación más cercana y permitir que los empleados conserven el acceso a todo lo que necesitan para hacer su trabajo. Si no, se puede acceder desde el interior. la misma aplicación.

Las suites ofimáticas unificadas también hacen maravillas en el servicio al cliente. Los datos abundan en estos días, y las pequeñas empresas que esperan aprovechar esos números para mejorar la experiencia de sus clientes harían bien en asegurarse de que los datos estén accesibles y disponibles para actualizar sin importar dónde se encuentre su empleado. Esta práctica también elimina la comunicación innecesaria: lo último que quieren los clientes es ser contactados varias veces por diferentes miembros del equipo o verse obligados a firmar los mismos términos y condiciones dos veces debido a la redundancia y la superposición de responsabilidades de los empleados.

También considere cómo se unen las aplicaciones. Por ejemplo, al operar en Zoho Writer, los empleados pueden etiquetar a otros en los comentarios, activar una alerta por correo electrónico como recordatorio e incluir un enlace directamente al documento. Esto funciona de maravilla para marcar información importante que debe publicarse lo antes posible; navegar a otra aplicación, especialmente una con una interfaz poco intuitiva, abre el proceso a errores.

Activar trabajo remoto

Zoho cree en una mentalidad que llamamos "localismo transnacional", que implica centrarse en apoyar a las comunidades locales y contratar candidatos de pueblos pequeños en lugar de grandes ciudades, una práctica que, sin saberlo, puede sesgar el grupo de solicitantes hacia una clase más rica de personas que puede permitirse vivir cómodamente en una metrópolis, o al menos viajar allí.

Una faceta importante del localismo transnacional es el énfasis en oficinas más pequeñas y localizadas que sirven como portavoz de un gran centro urbano. Esto no solo salva puestos de trabajo...