Додавання цієї фрази до кожного електронного листа може дати вам години вільного часу, каже психолог Wharton Адам Грант

Яка частина вашого робочого дня найважча? Якщо ви відповіли на електронний лист, дослідження показують, що ви маєте рацію. Професіонали витрачають на електронну пошту в середньому 28% кожного робочого дня. Минуло дві години 36 хвилин.

Ми можемо разом скоротити цей час, додаючи просте речення в кінці кожного електронного листа, який ми надсилаємо. У реченні має бути приблизно таке: «Якщо ви можете, я буду вдячний за відповідь від ____, щоб ____». Наприклад, потенційному клієнту: «Якщо можете, я буду вдячний за відповідь до середи вдень, щоб ми могли зафіксувати ціни, які ми обговорювали». Або, якщо ви надіслали повідомлення працівнику: «Мені потрібна відповідь на ці запитання завтра до полудня, щоб ми могли вкластися в наш крайній термін для цього проекту». Важливо повідомити одержувачу, коли вам потрібна відповідь і чому. А ще краще, якщо щось не термінове, повідомте їм. "Це важливо, але не терміново, тому, будь ласка, відкривайте його, коли матимете можливість."

Ці пропозиції базуються на коментарях Адама Гранта, психолога Wharton, спікера TED і автора бестселерів, під час нещодавнього вебінару для онлайн-помічника з написання Grammarly. У відповідь на запитання про спілкування на робочому місці Грант посилався на дослідження Ванесси Бонс з Корнелла, яке показало великий розрив між тим, що відправники очікують від одержувачів електронної пошти, і тим, що ці одержувачі думають від них. Причиною цього є те, що називається «егоцентричним упередженням», яке змушує більшість із нас вірити, що ми розуміємо більше про те, що думають і відчувають інші люди, ніж насправді. (Наприклад, люди зазвичай вважають, що вони «отримують» сарказм в електронних листах, коли вони часто неправі.)

У цьому випадку наше егоїстичне упередження змушує нас думати, що відправник з нетерпінням чекає відповіді, хоча це може бути зовсім неправдою. "Коли ви надсилаєте електронний лист, ви зазвичай не очікуєте відповіді протягом години", - сказав Грант. «Але отримати цей електронний лист?» О ні! Якщо я не відповім протягом наступних чотирьох секунд, усі подумають, що я погана людина, і це зруйнує мою репутацію та наші стосунки!» Грант сказав, що це почуття було особливо знайоме йому, коли він обробляв власну електронну пошту.

Але, додав він, дослідження також показали, що проста чітка вказівка, коли ви очікуєте відповіді, має величезне значення. «Уточніть очікування та скажіть: «Я хотів би почути від вас протягом наступних 48 годин» або «Цей електронний лист настільки нетерміновий, що якщо ви зв’яжетеся зі мною наступного місяця, все буде добре». про ваші очікування знімає тиск з одержувачів, сказав він. "На відміну від того відчуття, що "я маю боротися з вогнем, який щойно з'явився в моїй папці "Вхідні"".

Результатом є те, що люди, яким ви надсилаєте електронні листи, можуть планувати та визначати пріоритети свого часу на основі того, що для них є найважливішим і ефективним. Наприклад, за даними компанії з управління часом Zarvana, професіонали перевіряють свою електронну пошту в середньому 15 разів на день. (Вам це звучить знайомо? Мені так.) Що робити, якщо вашим співробітникам та іншим контактам потрібно відповідати на електронні листи лише три-чотири рази на день? Чи навіть один-два рази? Яку продуктивність вони досягнуть, наприклад, якщо відвести електронну пошту лише до однієї години наприкінці робочого дня?

Яку продуктивність ви б збільшили? Як одержувач електронної пошти ви також можете зробити так, щоб ця інформація працювала на вас. Коли ви отримуєте електронний лист із запитом на інформацію або з проханням виконати завдання, якщо ви не можете відповісти на запит протягом хвилини-дві, спробуйте відповісти простою відповіддю: «Дякую за ваш електронний лист, я працюю, щоб отримати його до дайте мені знати, коли вам це знадобиться? Незабаром ми всі можемо мати звичку додавати час відповіді в кінці наших електронних листів.

І, за словами Гранта, ця практика не повинна обмежуватися електронною поштою, особливо коли мова йде про роботу з вашими співробітниками. Він пропонує взяти таке зобов’язання: «Я обіцяю відповісти на будь-яке повідомлення від основної команди протягом 24 годин, якщо ви позначите його як важливе. Решту часу ми дамо собі кілька днів, щоб відповісти...». Він додає: «Щось подібне може мати величезне значення...