Забагато зустрічей знижує моральний дух і продуктивність

Початківці компаній мають багато вимог до часу співробітників. Від дизайну продукту до маркетингу для нових клієнтів і вирівнювання капіталу, це нескінченна битва, щоб вмістити всю цю роботу в обмежений проміжок часу. Але що часто буває, продуктивність знижується підприємцями на початку кар’єри, які планують забагато зустрічей, через що працівники не мають достатньо часу для виконання фактичної роботи. А коли продуктивність падає, прибутки компанії страждають, і співробітники починають розчаровано шукати двері. Дозвольте мені пояснити далі.

Чому заплановано так багато зустрічей

Є багато причин призначити зустріч. Деякі з них — це періодичні зустрічі між начальниками та їхніми прямими підлеглими для щотижневих перевірок і потреб спільної команди. Деякі з них є одноразовими зустрічами для одноразових питань, як-от річне стратегічне планування, гасіння пожежі в будинку клієнта або заходи з формування команди. Але більшість готується, тому що підприємці недосвідчені і не знають нічого кращого. Це значною мірою пов’язано з тим, що команда не довіряє своїй роботі або потребою контролювати кожне прийняте рішення. Саме ця остання категорія вбиває.

Негативний вплив на працівників

Співробітники розчаровуються, коли на зустрічах трапляється кілька речей. По-перше, вони вважають, що це марна трата часу, і навіть не знають, навіщо вони потрібні в кімнаті (тому не запрошуйте всіх на кожну зустріч, запрошуйте лише тих, кому це дійсно потрібно). По-друге, вони розчаровуються, сидячи на нараді, а не сидячи за своїм столом, щоб швидше виконати свою справжню роботу (тому максимізуйте свій час за своїм столом, а не за вашим). Або, по-третє, вони ображаються на те, що їм не довіряють виконувати свою роботу бос, який вважає, що вони повинні уважно стежити за всіма рішеннями (тому дайте своїм співробітникам можливість приймати рішення без вас). Все це є рецептом катастрофи, коли працівники часто шукають вихід, а кінцева плинність працівників може завдати шкоди молодій компанії, якій потрібно якнайшвидше рухатися вперед на повну силу.

Приклад використання

Оператор із маркетингу колись розпочав роботу як тимчасовий керівник нового клієнта, і отримав команду людей для керування. У перший день йому дали розклад усіх щотижневих зустрічей, які він мав відвідувати зі своєю командою. Він переглянув довгий список і зрозумів, що близько 40% свого часу витрачав на зустрічі, багато з яких він вважав непотрібними, процес, успадкований від колишнього керівника. Він не мав двох вільних днів на тиждень для виконання своєї роботи.

Тож він зібрав команду й запитав, чого намагається досягти кожна із зустрічей, і вони погодилися, що їм не потрібно так багато, об’єднавши кілька зустрічей в одну. І він попросив кожного співробітника переглянути свій особистий графік і прибрати будь-які непотрібні зустрічі. Одна така особа сказала, що щотижня вона брала участь у зустрічах, які займали 80% її часу. CMO запитав, як він виконав роботу? Працівник сказав ні!!

Співробітник сказав, що він є обов’язковим для відвідування цих зустрічей і що в нього не було вибору. На що CMO відповів, що йому потрібно скоротити час зустрічей до 20% свого часу, скоротивши 75% своїх зустрічей. Співробітник побілів, як привид, сказавши, що це неможливо. CMO заглибився і сказав, що це не тільки можливо, але й потрібно до кінця тижня. Переосмисливши свій час, працівник визначив пріоритет лише для найважливіших зустрічей, зменшив навантаження на зустрічі до цільового значення та фактично почав займатися своїми справами, скасовуючи багаторічні скарги на те, що він був вузьким місцем для інших у отриманні роботи. зроблено.

Скільки зустрічей потрібно запланувати

Як пропозиція, спробуйте обмежити регулярні щотижневі зустрічі до 20% свого часу. Зустріч один на один з кожним із ваших прямих підлеглих, зустріч з особою, яка вас очолює, зустріч з людьми, якими ви керуєте як групою, і зустріч з колегами для співпраці щодо міжвідомчих потреб. Це залишає достатньо часу для спеціальних зустрічей, які відбуваються в ході звичайної роботи, які знову повинні бути обмежені цими 20% рамками. Це дозволяє вам ефективно працювати над найважливішою роботою, яку потрібно виконати, і дозволяє вашій команді ефективно працювати над найважливішою роботою. І коли люди починають викреслювати проекти зі свого списку справ, вони відчувають досягнення, бізнес розвивається, а в офісі підтримується здорова атмосфера.