هل لديك اجتماعات كثيرة؟ إليك كيفية التقليل

تعني الاجتماعات الكثيرة جدًا في جدولك إنتاجية منخفضة لجميع أعمالك الأخرى. يمكنك حقًا معرفة كيفية تقليل عبء العمل على اجتماعاتك ، مع تحقيق نجاح اجتماعاتك.

التقويم - التقويم

هل تريد إيقاف التكبير / التصغير؟ متعب؟ إنهاك؟ ربما تستضيف أو تحضر أو ​​تقود اجتماعات كثيرة جدًا.

في بعض الحالات ، يمكن أن يكون الفيديو أو البريد الإلكتروني بديلاً (يمكنك مواءمة الأفكار واستكشاف الحلول وحتى التخطيط للتمرين التالي).

تزداد احتمالية وجود أكثر من اجتماع واحد غير ضروري أو يستغرق وقتًا طويلاً كل يوم عندما يكون لدينا عدد كبير جدًا من الاجتماعات على جدول أعمالنا. لا يعني العمل عن بُعد أنك بعيد عن مواجهة الضغائن.

لحسن الحظ ، يمكنك فعل شيء حيال ذلك. ستقضي وقتك في مشاريع أكثر إنتاجية بدعم من زملائك في الفريق. لماذا تلتقي كثيرًا؟ أولاً ، دعنا نستكشف سبب كثرة الاجتماعات

لماذا يمتلئ يومك من الأسبوع بالمكالمات الهاتفية واجتماعات Zoom والمراسلات؟ توجد العديد من التفسيرات لسبب عدم قدرتك على فعل أي شيء ؛ يبدو أن المشكلة الرئيسية هي أنك وفريقك في الاجتماعات باستمرار.

بطريقة أو بأخرى ، طور عالم الشركات ممارسة لدعوة الجميع إلى الاجتماعات. ولحسن الحظ ، تم جمع ما يكفي من المعلومات الآن لدرجة أنك تعلم أن دعوتهم فقط إذا كنت تعتقد أنك بحاجة إلى تضمينهم. ستكون الاجتماعات كثيرة جدًا حول أي شيء وأي وظيفة يعمل عليها الموظف. هذا ينطبق على التجمعات عندما لا تكون مضيف الاجتماع أو المنسق.

نفترض أحيانًا أننا نتصرف بلطف ونغطي جميع القواعد من خلال دعوة الجميع ، لكن إضاعة الوقت من خلال وجود عدد كبير جدًا من الطهاة أو الحاضرين في المطبخ (أو الاجتماعات) لا يفيد أي شخص ، بما في ذلك أنت.

إذا دعاك شخص ما إلى اجتماع افتراضي وكانت فكرتك الأولى هي ، "لست بحاجة إلى أن أكون هناك" ، فدع موظفيك يتولون المسؤولية ويرفضون. بصفتك موظفًا ، سترغب في إرسال رسالة إلى المضيف تعرب عن اختيارك عدم الحضور وتسأل عما إذا كان سيحدثك "بملخص" نقاط الحديث بعد ذلك. إذا وافق مضيف الاجتماع أو المنسق ، فهذا رائع!

ومع ذلك ، فإن بعض المنسقين يستجيبون قليلاً لطلبات ملاحظات الاجتماع ؛ لذا كن حذرا. يجب إجراء بعض الجلسات بشكل مختلف

على سبيل المثال ، ربما كان ينبغي أن يكون الاجتماع بريدًا إلكترونيًا أو مكالمة هاتفية سريعة أو رسالة فورية. هناك عدد كبير جدًا من أعضاء الفريق داخل شركتك يهدرون الوقت في اجتماعات سيئة التخطيط ربما كانت تعمل بشكل أفضل في وسيلة أخرى. التجمعات غير الضرورية في اليوم

نحن نتفهم أن عدد اللقاءات التي لديك كل يوم يختلف باختلاف المسمى الوظيفي أو المنصب داخل الشركة. على سبيل المثال ، يجب على الرؤساء إجراء عمليات مزامنة فردية ومزامنة المشروع التي تستغرق 30 دقيقة إلى ساعة. لديك مديرين وقادة فريق لديهم قيود مماثلة.

بغض النظر عن هويتك ، لا تتجاوز 3 إلى 4 اجتماعات يوميًا واجعلها قصيرة. ضع في اعتبارك أيضًا إنتاجيتك. اسأل نفسك عما إذا كنت تعمل بشكل أفضل في فترة ما بعد الظهر أو في الصباح. تجنب جدولة الاجتماعات في أكثر الأوقات إنتاجية. تجنب الكثير من الاجتماعات

اتبع هذه الطرق الأربع لتجنب حضور مليون اجتماع يوميًا ، أو على الأقل تقليل الوقت.

1. إلغاء الاجتماعات بدون جدول أعمال

2. يمكنك الإلغاء إذا لم ينشروا أوقات الاجتماع قبل يومي عمل

3. تخطي الاتصالات غير المتزامنة للاجتماعات - يجب أن تكون جميع الاتصالات في الوقت الفعلي

4. تقصير كل الاجتماعات

بصفتك الرئيس ، فأنت تريد التأكد من تطبيق هذه القواعد - وسيتحسن أداء كل فرد في الشركة إذا لعبت وفقًا لقواعدك الخاصة. لذا ، قم بإعداد جدول أعمالك مسبقًا وشاركه مع موظفيك. تأكد من أن جميع الحاضرين جاهزين بنقاط الحديث والأسئلة والأوصاف السريعة لموقفهم. من المفيد أن تطلب كتابة جميع الأسئلة والأوصاف (وهذا يوفر وقتًا أكثر مما تتخيل). بدون خطة وفهم تفصيلي لعملك ، قد لا يكون الاجتماع ضروريًا.

مع أ