تعبت من الكثير من الاجتماعات؟ قد يكون هذا الاجتماع الرائع المكون من 4 أسئلة هو الحل المناسب لك

قرأت ذات مرة رسما كاريكاتوريا: "إذا كنت بمفردك ، فاتصل باجتماع". بالنظر إلى عدد الاجتماعات ، يبدو أن هناك الكثير من الأشخاص غير المتزوجين. التأثير السلبي للقاء الجنون حقيقي على إنتاجية فريقك والصحة العقلية.

زادت الاجتماعات بشكل ملحوظ منذ بداية الوباء ، وهي تمثل الآن 21.5 ساعة من الأسبوع. والأسوأ من ذلك ، وفقًا للمكتب الوطني للبحوث الاقتصادية ، أن عدد الحضور لكل اجتماع زاد بنسبة 13.5٪. ومع ذلك ، ما زلنا نبحث عن "الكفاءة" بجلسات مدتها 15 أو 30 دقيقة ، وهناك حاجة لا هوادة فيها إلى التمحور وإعادة التوجيه والتحضير لمزيد من الاجتماعات.

الاجتماعات جيدة التنظيم تخلق تفكيرًا جديدًا وتؤدي إلى قرارات أفضل. لا يسمح للمارة. للقيام بذلك ، شارك الأستاذ كريستوفر فرانك ، كلية كولومبيا للأعمال ، المؤلف المشارك لـ قرارات فوق الكسور العشرية : تحقيق التوازن بين الحدس و المعلومات ، يشارك معالجة سريعة في 4 أسئلة. ما هو الهدف: الإعلام أم الإجبار؟ ما المشكلة في سبع كلمات أو أقل؟ من يزن في أي وقت مضى وماذا قالوا؟ ما الذي يمكن أن يفاجئني في هذا اللقاء؟

باستخدام بيانات الراتب المتوسط ​​المستوى من Glassdoor ، تبلغ تكلفة الاجتماع لمدة ساعة واحدة لـ 10 أشخاص حوالي 2340 دولارًا أمريكيًا (أو ما يعادله بالعملة المحلية). إذا كان لديك اجتماع 100 شخص ، فهذا يعني ربع مليون دولار تقريبًا في الأسبوع. هذا لا يأخذ في الاعتبار تكلفة الفرصة البديلة لعدم إكمال المهام الأخرى أو إضاعة وقت العملاء. "الآن بعد أن انتهت الاجتماعات ، يمكنني أن أبدأ العمل" ، نسمع في الممرات. إذن ما الذي يمكننا فعله بشكل أفضل؟

1. ما هو الغرض: الإعلام أم الإجبار؟

سيؤدي تحديد ما إذا كنت تسعى إلى الإعلام أو الإجبار إلى تغيير جذري في طريقة التحضير والمعلومات المطلوبة ومن تشارك وكيفية إدارة الاجتماع. يقول فرانك: "عند تحليل جدولك ، حاول أن تكون نسبة 3: 1 من الاجتماعات الإلزامية إلى الاجتماعات غير الرسمية". إبلاغ: يقوم المنظم بمشاركة البيانات ذات الصلة. لا يوجد إعداد للمشاركين. لكن اسأل أولاً ، هل أنت بحاجة للقاء؟ هل يمكنك تحقيق نفس الهدف عن طريق إرسال المعلومات بحيث يمكن استهلاكها بشكل غير متزامن؟ التقييد: تركز هذه الاجتماعات على إجراء أو قرار. سواء كان ذلك داخليًا أو على اتصال مع العميل ، فإن الهدف هو الانتهاء من الطريق إلى الأمام. يجب عليك تحديد ما إذا كان القرار الذي سيتم اتخاذه دائمًا أو قابلاً للعكس. إن فهم ما إذا كان القرار يمكن تغييره أمر ضروري من الناحية النفسية للمجموعة. تعد اجتماعات العصف الذهني طريقة رائعة لإنشاء مسارات لصنع القرار.

2. ما المشكلة في سبع كلمات أو أقل؟

قم بإجراء تمرين سريع لتحديد المشكلة قبل الاجتماع التالي. اطلب من كل شخص أن يشرح سبب اجتماعهم في سبع كلمات. إذا كانت إجاباتهم غير متسقة أو طويلة ، فلا تقابل. اعمل على مواءمة التوقعات والسعي للاتفاق على البيانات التي تعتبر مهمة. ثم يمكنك أن تتقابل مع العلم أن الجميع يعملون لتحقيق نفس الهدف.

3. من سبق أن أبدى رأيه وماذا قال؟

تضفي مشاركة الأشخاص المرتبطين بالفعل مصداقية على دعوة الاجتماع. بافتراض أنك تحدثت إلى الأشخاص المناسبين وحصلت على مدخلات من أصحاب المصلحة ، سيكون من الأسهل على الحضور المشاركة والمشاركة. كما توضح أيضًا ما إذا فاتتك دعوة الأشخاص الرئيسيين أو ما إذا كانت هناك خطوات وسيطة يجب اتخاذها قبل الاجتماع. هذا يقلل من خطر العودة إلى المحادثات الحالية ويحافظ على المضي قدمًا في الحوار.

4. ما الذي قد يفاجئني في هذا اللقاء؟

وفقًا لفرانك ، "المفاجآت هي أعلام حمراء لعقلك. يريد الناس حوارًا هادفًا. إن طرح" ما هو مفاجئ "يكشف عن تعلم جديد. فهو يسلط الضوء على القيم المتطرفة في البيانات ، ويؤسس روابط بين النتائج التي تبدو غير ذات صلة ويركز النقاش على ما هو جديد.

يبدأ الاجتماع المثالي قبل ...