在季度末轻松切换工资单提供商

​​您可能已经知道，年底是更换薪资提供商的好时机，因为您可以在新的一年重新开始纳税和付款。但是如果你不能等到年底才能改变呢？许多公司希望在一年中更换工资单提供商，同时尽可能使流程顺利。

好消息？更换薪资服务提供商的时机也同样好：季度末。

简化文书工作并明确责任

在三个月结束时进行更换可以让您彻底休息，这会让您的生活变得更加轻松。您的旧工资单提供商将提交您上一季度的季度报表，您将在新季度与您的新工资单提供商重新开始。无需担心多次归档或保存部分信息。

减少数据输入

您的新工资单提供商只需要季度总数，而不是个人工资单数据。在设置新的提供商时，这可以节省大量时间。

激活你的日程安排

无需等到年底就改变。选择一个适合您和您的企业的时间，这样您就可以抛弃旧供应商，开始新的供应商。

#1：找到适合您的业务和预算的薪资服务提供商

进行研究并与他们讨论他们的设置过程，以确保他们的设置过程满足您的需求和期望。理想情况下，他们会为您匹配一个能完成所有繁重工作的专家。您还需要进行准确性检查。最重要的是，您不需要任何安装费。毕竟你是在给他们你的生意。

#2：收集并输入工资单数据

如果您在季度末切换帐户，您只需要前几个季度的付款和税款总额。您不必逐条列出每一份薪水，这就是使 EOQ 成为改变的绝佳时机的原因。您还需要有关您的员工和承包商的所有信息。

您更喜欢“自己动手”吗？一些提供商允许您自己配置工资单以进行完全控制。其他提供商会为您移动所有数据，并在数据准备就绪时通知您。

#3：在您准备好处理工资单之前不要与旧供应商分手

分手可能很艰难。一些工资单服务提供商会在您离开后禁止访问您的数据，而另一些则提供终身访问权限。无论哪种方式，您都不想在收拾好东西之前被关起来。

对于过去不太友好的工资单关系，请务必下载您长期记录所需的所有报告和工资单数据。

#4：准备好后，告诉您的旧提供商您的存款偏好

通常，您会要求您的前供应商完成您与他们在一起的最后一个季度的申报，但告诉他们您不希望他们在年底提交 W-2 或 1099 表格。您的新供应商可能会解决这个问题。

#5：通知你的团队

一旦您被授权在新系统中管理工资单，请通知员工他们将看到的任何更改。例如，您的新工资单提供商是否提供员工门户？文本通知或工资单电子邮件呢？您的团队应该期待什么样的沟通？

理想情况下，您将整合工具并迁移到您的员工已经熟悉的软件，但如果不熟悉，请检查您的新供应商是否为团队提供培训材料。

您的员工将在年底收到来自您的新薪资服务提供商的 W-2 或 1099 表格。让他们知道到时候他们可以在哪里以及如何收到它。

#6：检查您的日期并与您的新提供者一起运行工资单

不要让您的辛勤工作因日期混淆而白费。确保您与旧提供商的最后一次付款日期在一个季度内，而您与新提供商的第一个付款日期在一个新季度内。以下是每个术语的日期以供快速参考：

第一季度 - 1 月 1 日至 3 月 31 日

第二学期 - 4 月 1 日至 6 月 30 日

第三学期：7 月 1 日至 9 月 30 日

第四季度：10 月 1 日至 12 月 31 日（这是年终变化！）

您不必维持糟糕的薪酬关系。在学期结束时切换可简化文书工作，减少数据输入并为您节省...