Das Hinzufügen dieses Satzes zu jeder E-Mail kann Ihnen Stunden Freizeit verschaffen, sagt der Wharton-Psychologe Adam Grant
Was ist der schwierigste Teil Ihres Arbeitstages? Wenn Sie auf eine E-Mail geantwortet haben, haben Untersuchungen ergeben, dass Sie Recht haben. Berufstätige verbringen durchschnittlich 28 % jedes Arbeitstages mit E-Mails. Es sind zwei Stunden und 36 Minuten vergangen.
Wir können diese Zeit gemeinsam verkürzen, indem wir am Ende jeder von uns gesendeten E-Mail einen einfachen Satz hinzufügen. Der Satz sollte ungefähr so lauten: "Wenn Sie können, würde ich mich über eine Antwort von ____ freuen, damit ____." Zum Beispiel an einen potenziellen Kunden: "Wenn Sie können, würde ich mich über eine Antwort bis Mittwochnachmittag freuen, damit wir die besprochenen Preise festlegen können." Oder wenn Sie einem Mitarbeiter eine Nachricht senden: „Ich brauche bis morgen Mittag eine Antwort auf diese Fragen, damit wir unsere Frist für dieses Projekt einhalten können.“ Das Wichtigste ist, den Empfänger wissen zu lassen, wann Sie eine Antwort benötigen und warum. Besser noch, wenn etwas nicht dringend ist, lassen Sie es sie wissen. "Dies ist wichtig, aber nicht dringend, also greifen Sie bitte bei Gelegenheit darauf zu."
Diese Vorschläge basieren auf Kommentaren von Adam Grant, Wharton-Psychologe, TED-Sprecher und Bestsellerautor, während eines kürzlichen Webinars für den Online-Schreibassistenten Grammarly. Als Antwort auf eine Frage zur Kommunikation am Arbeitsplatz verwies Grant auf eine Untersuchung von Vanessa Bohns von Cornell, die eine große Diskrepanz zwischen dem, was Absender von E-Mail-Empfängern erwarten, und dem, was diese Empfänger für erwartet halten, zeigt. Der Grund dafür ist etwas, das als „egozentrische Voreingenommenheit“ bezeichnet wird, was die meisten von uns glauben lässt, dass wir mehr darüber verstehen, was andere Menschen denken und fühlen, als wir es tatsächlich tun. (Zum Beispiel glauben die Menschen im Allgemeinen, dass sie Sarkasmus in E-Mails "empfangen", wenn sie sich oft irren.)
In diesem Fall lässt uns unsere egozentrische Voreingenommenheit glauben, dass der Absender gespannt auf eine Antwort wartet, obwohl dies möglicherweise überhaupt nicht der Fall ist. „Wenn Sie eine E-Mail senden, erwarten Sie normalerweise nicht innerhalb einer Stunde eine Antwort“, sagte Grant. „Aber diese E-Mail erhalten? „Oh nein! Wenn ich in den nächsten vier Sekunden nicht antworte, werden mich alle für einen schlechten Menschen halten und das wird meinen Ruf und unsere Beziehung ruinieren!" Grant sagte, dieses Gefühl sei ihm besonders vertraut, wenn er mit seinen eigenen E-Mails umgehe.
Aber, fügte er hinzu, Untersuchungen haben auch gezeigt, dass es einen großen Unterschied macht, einfach explizit anzugeben, wann Sie eine Antwort erwarten. „Klare deine Erwartungen und sage: ‚Ich möchte innerhalb der nächsten 48 Stunden von dir hören‘ oder ‚Diese E-Mail ist so nicht dringend, dass es dir gut geht, wenn du dich nächsten Monat bei mir meldest. über Ihre Erwartungen nehmen den Druck von den Empfängern, sagte er. "Im Gegensatz zu diesem Gefühl, dass 'ich ein Feuer bekämpfen muss, das gerade in meinem Posteingang aufgetaucht ist.'"
Das Ergebnis ist, dass die Personen, denen Sie E-Mails senden, ihre Zeit planen und priorisieren können, basierend darauf, was für sie am wichtigsten und effizientesten ist. Laut dem Zeitmanagementunternehmen Zarvana checken Berufstätige beispielsweise ihre E-Mails durchschnittlich 15 Mal am Tag. (Kommt Ihnen das bekannt vor? Mir schon.) Was ist, wenn Ihre Mitarbeiter und andere Kontakte nur drei- oder viermal am Tag auf E-Mails antworten müssen? Oder sogar ein- oder zweimal? Wie viel Produktivität würden sie beispielsweise gewinnen, wenn sie E-Mails am Ende ihres Arbeitstages auf nur eine Stunde reduzieren würden?
Wie viel Produktivität würden Sie gewinnen? Als E-Mail-Empfänger können Sie diese Informationen auch für sich arbeiten lassen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, in der Informationen angefordert oder Sie gebeten werden, eine Aufgabe zu erledigen, versuchen Sie, eine einfache Standardantwort zurückzugeben, es sei denn, Sie können in ein oder zwei Minuten auf die Anfrage antworten: „Vielen Dank für Ihre E-Mail! E-Mail! Ich arbeite an Können Sie mir sagen, wann Sie es brauchen?" Bald werden wir uns vielleicht alle angewöhnen, am Ende unserer E-Mails eine Antwortzeit hinzuzufügen.
Und laut Grant sollte diese Praxis nicht auf E-Mails beschränkt sein, insbesondere wenn es um den Umgang mit Ihren Mitarbeitern geht. Er schlägt vor, eine Verpflichtung wie diese einzugehen: „Ich verspreche, auf jede Nachricht des Kernteams innerhalb von 24 Stunden zu antworten, wenn Sie sie als wichtig kennzeichnen. In der restlichen Zeit geben wir uns ein paar Tage Zeit, um zu antworten.“ Er fügt hinzu: „So etwas kann einen großen Unterschied machen …
Was ist der schwierigste Teil Ihres Arbeitstages? Wenn Sie auf eine E-Mail geantwortet haben, haben Untersuchungen ergeben, dass Sie Recht haben. Berufstätige verbringen durchschnittlich 28 % jedes Arbeitstages mit E-Mails. Es sind zwei Stunden und 36 Minuten vergangen.
Wir können diese Zeit gemeinsam verkürzen, indem wir am Ende jeder von uns gesendeten E-Mail einen einfachen Satz hinzufügen. Der Satz sollte ungefähr so lauten: "Wenn Sie können, würde ich mich über eine Antwort von ____ freuen, damit ____." Zum Beispiel an einen potenziellen Kunden: "Wenn Sie können, würde ich mich über eine Antwort bis Mittwochnachmittag freuen, damit wir die besprochenen Preise festlegen können." Oder wenn Sie einem Mitarbeiter eine Nachricht senden: „Ich brauche bis morgen Mittag eine Antwort auf diese Fragen, damit wir unsere Frist für dieses Projekt einhalten können.“ Das Wichtigste ist, den Empfänger wissen zu lassen, wann Sie eine Antwort benötigen und warum. Besser noch, wenn etwas nicht dringend ist, lassen Sie es sie wissen. "Dies ist wichtig, aber nicht dringend, also greifen Sie bitte bei Gelegenheit darauf zu."
Diese Vorschläge basieren auf Kommentaren von Adam Grant, Wharton-Psychologe, TED-Sprecher und Bestsellerautor, während eines kürzlichen Webinars für den Online-Schreibassistenten Grammarly. Als Antwort auf eine Frage zur Kommunikation am Arbeitsplatz verwies Grant auf eine Untersuchung von Vanessa Bohns von Cornell, die eine große Diskrepanz zwischen dem, was Absender von E-Mail-Empfängern erwarten, und dem, was diese Empfänger für erwartet halten, zeigt. Der Grund dafür ist etwas, das als „egozentrische Voreingenommenheit“ bezeichnet wird, was die meisten von uns glauben lässt, dass wir mehr darüber verstehen, was andere Menschen denken und fühlen, als wir es tatsächlich tun. (Zum Beispiel glauben die Menschen im Allgemeinen, dass sie Sarkasmus in E-Mails "empfangen", wenn sie sich oft irren.)
In diesem Fall lässt uns unsere egozentrische Voreingenommenheit glauben, dass der Absender gespannt auf eine Antwort wartet, obwohl dies möglicherweise überhaupt nicht der Fall ist. „Wenn Sie eine E-Mail senden, erwarten Sie normalerweise nicht innerhalb einer Stunde eine Antwort“, sagte Grant. „Aber diese E-Mail erhalten? „Oh nein! Wenn ich in den nächsten vier Sekunden nicht antworte, werden mich alle für einen schlechten Menschen halten und das wird meinen Ruf und unsere Beziehung ruinieren!" Grant sagte, dieses Gefühl sei ihm besonders vertraut, wenn er mit seinen eigenen E-Mails umgehe.
Aber, fügte er hinzu, Untersuchungen haben auch gezeigt, dass es einen großen Unterschied macht, einfach explizit anzugeben, wann Sie eine Antwort erwarten. „Klare deine Erwartungen und sage: ‚Ich möchte innerhalb der nächsten 48 Stunden von dir hören‘ oder ‚Diese E-Mail ist so nicht dringend, dass es dir gut geht, wenn du dich nächsten Monat bei mir meldest. über Ihre Erwartungen nehmen den Druck von den Empfängern, sagte er. "Im Gegensatz zu diesem Gefühl, dass 'ich ein Feuer bekämpfen muss, das gerade in meinem Posteingang aufgetaucht ist.'"
Das Ergebnis ist, dass die Personen, denen Sie E-Mails senden, ihre Zeit planen und priorisieren können, basierend darauf, was für sie am wichtigsten und effizientesten ist. Laut dem Zeitmanagementunternehmen Zarvana checken Berufstätige beispielsweise ihre E-Mails durchschnittlich 15 Mal am Tag. (Kommt Ihnen das bekannt vor? Mir schon.) Was ist, wenn Ihre Mitarbeiter und andere Kontakte nur drei- oder viermal am Tag auf E-Mails antworten müssen? Oder sogar ein- oder zweimal? Wie viel Produktivität würden sie beispielsweise gewinnen, wenn sie E-Mails am Ende ihres Arbeitstages auf nur eine Stunde reduzieren würden?
Wie viel Produktivität würden Sie gewinnen? Als E-Mail-Empfänger können Sie diese Informationen auch für sich arbeiten lassen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, in der Informationen angefordert oder Sie gebeten werden, eine Aufgabe zu erledigen, versuchen Sie, eine einfache Standardantwort zurückzugeben, es sei denn, Sie können in ein oder zwei Minuten auf die Anfrage antworten: „Vielen Dank für Ihre E-Mail! E-Mail! Ich arbeite an Können Sie mir sagen, wann Sie es brauchen?" Bald werden wir uns vielleicht alle angewöhnen, am Ende unserer E-Mails eine Antwortzeit hinzuzufügen.
Und laut Grant sollte diese Praxis nicht auf E-Mails beschränkt sein, insbesondere wenn es um den Umgang mit Ihren Mitarbeitern geht. Er schlägt vor, eine Verpflichtung wie diese einzugehen: „Ich verspreche, auf jede Nachricht des Kernteams innerhalb von 24 Stunden zu antworten, wenn Sie sie als wichtig kennzeichnen. In der restlichen Zeit geben wir uns ein paar Tage Zeit, um zu antworten.“ Er fügt hinzu: „So etwas kann einen großen Unterschied machen …
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