4 formas de facilitar los viajes de negocios no planificados

El impulso comercial es inestable. Lo que ha pasado meses o incluso años construyendo se evapora en un solo momento de indecisión cuando la acción rápida y decisiva tomada de manera imperfecta es recompensada con una oportunidad.

Lo que comenzó como un simple viaje de una semana a Nueva York se convirtió en un viaje vertiginoso de un mes y medio en un abrir y cerrar de ojos. La aventura abarcó siete estados, seis ciudades importantes, cuatro climas y tres costas. Al final, cambié de vuelo 12 veces, tuve que contratar gente nueva, comprar equipo nuevo y descubrir cómo mantener las operaciones comerciales normales funcionando sin problemas.

Cuando llega el impulso, su única opción viable es irse. Como dueño de un negocio, eso significa hacer arreglos de última hora sin el colchón de una asignación de viaje. Mantener la flexibilidad, la rentabilidad y el flujo de trabajo se convierte en un gran dolor de cabeza.

Así es como capturas un rayo en una botella para que suceda. Incluso si es una pequeña empresa como nosotros.

Elegir la aerolínea adecuada es decisivo.

El control de costos comienza con la elección de la aerolínea adecuada, porque te encuentras en situaciones donde la incertidumbre es el rey, la flexibilidad es un requisito y las interrupciones imprevistas de tus proyectos están garantizadas.

Elija una aerolínea que le permita cambiar de vuelo sin cargo y ofrezca créditos de vuelo completos en caso de cancelación. Ahora no es el momento de elegir una aerolínea premium, pero tampoco es el momento de optar por la opción más barata posible. Las aerolíneas más baratas suelen volar a aeropuertos alternativos y lejanos y no se sienten muy cómodas a bordo. Estás corriendo una maratón y la facilidad de acceso al aeropuerto y la comodidad básica durante el vuelo son importantes para mantener tu resistencia.

Tuvimos situaciones en las que tuvimos que reservar vuelos tan solo una hora antes del despegue. Limítese a un solo operador, ya que es más fácil administrar los cambios con un solo operador que con un tercero o múltiples operadores sobre la marcha.

Sea estratégico sobre dónde se hospeda y cómo se desplaza.

Los autos de alquiler y las estadías en hoteles son costosos. No dude en llamar a sus amigos, su familia o sus clientes para encontrar un lugar para quedarse. Un beneficio superpoderoso de ser dueño de una pequeña empresa que trabaja con otras pequeñas empresas es que los clientes valoran la relación tanto como usted y están felices de ayudar. Solo asegúrese de que sus clientes no se sientan obligados a ofrecerle alojamiento. Esto significa que es extremadamente fácil para ellos decir que no.

Si tiene que viajar con frecuencia, lo mejor es optar por un coche de alquiler. Si principalmente se va a quedar en un área de la ciudad o conducirá distancias cortas, considere compartir el automóvil. Ser estratégico en el transporte y en el lugar donde alojarnos significaba que solo teníamos que alquilar un automóvil durante 7 días y quedarnos en un hotel durante 6 días.

Empaque para un tercio de sus días de viaje, no para toda la duración.

Demasiado equipaje significa cansarse al cargarlo cuando cambia de ubicación. Si te vas de viaje una semana, prepara tu equipaje para tres días. Si te vas de viaje por un mes, haz las maletas para una semana.

Sabíamos que estaríamos en cuatro climas diferentes, desde muy calurosos hasta fríos por la noche y desde compromisos formales hasta informales. Eso significa que empacamos cinco camisas, tres pares de pantalones, dos pares de camisas de manga larga, dos pares de zapatos, dos prendas formales y una chaqueta, además de medias y ropa interior para una semana.

Sea extremadamente abierto en su comunicación con los clientes.

Comuníquese el doble de lo que normalmente haría con los clientes y hágales saber que viajará mientras mantiene el flujo de trabajo porque no son vacaciones. Dígales que esperen flexibilidad y un poco de incertidumbre con horarios cambiantes y un tanto impredecibles.

Puede retrasarse en algo y asegurarse de tener que reprogramar al menos media docena de reuniones...