Profesionales del servicio de atención al cliente: 11 consejos para garantizar una comunicación escrita clara

Dado que gran parte del servicio de atención al cliente se lleva a cabo ahora a través de chat en vivo o redes sociales, asegurarse de que sus equipos estén debidamente capacitados en las mejores prácticas de comunicación es fundamental para su éxito por escrito. Cuando su personal no solo puede educar y atender a sus clientes, sino también comunicarse con ellos de manera significativa, es mucho más probable que genere lealtad y lo recomiende a familiares y amigos.

Según los miembros del Young Entrepreneur Council, tener en cuenta estos 11 consejos al interactuar con los clientes por escrito puede ayudar a garantizar que su comunicación sea clara, útil y que probablemente le gane la confianza y la lealtad de sus clientes. 1. Mantén las respuestas cortas y al grano

Los profesionales del servicio de atención al cliente tienen que luchar contra la necesidad de responder de una manera que suene como si hablaran, ya que esto puede generar oraciones largas, exceso de cortesía y toneladas de oraciones interminables. En un mundo de hashtags y eslóganes pegadizos, es mejor que el mensaje sea breve y directo para evitar malentendidos. El texto que tarda más de 20 segundos en leerse puede pasarse por alto y perderse el punto principal. - Heather Francis, recaudación de fondos

2. Repita las solicitudes de los clientes

Siempre debes repetirle la petición al cliente. Agregar una capa de claridad le permitirá al cliente hacer correcciones si es necesario. Si no tienen correcciones, puede continuar comprendiendo adecuadamente su preocupación. Resumir la conversación también es útil. Se envían varias oraciones simples en sucesión con mensajes de chat, así que diga algo como "Para resumir su preocupación..." y luego repítalo al cliente. -Mary Harcourt, CosmoGlo

3. Usa herramientas para revisar tu mensaje

No envíe nada sin leerlo y verificar que razonablemente (o francamente, irracionalmente) podría malinterpretarse. Ayúdate con un corrector ortográfico y herramientas de edición. Escribir nunca ha sido una aventura solitaria. Esto siempre se ha hecho en diálogo con los editores. Usa herramientas que te ayuden a ser tu propio editor. Si se trata de un tema importante (un correo electrónico a un accionista, por ejemplo), envíeselo a alguien en quien confíe. - Tyler Bray, piezas de remolque TK

4. Aprende de interacciones pasadas

Aprenda las prácticas recomendadas de interacciones anteriores. Estos ejemplos concretos de comunicación efectiva sirven como base para desarrollar mensajes claros y establecer el tono correcto para varios temas en compromisos futuros. Recomiendo encarecidamente revisar estos ejemplos con su equipo, ya que fomentará el aprendizaje colaborativo y el desarrollo de mejores estrategias de comunicación. -