Guarda tus excusas para cuando realmente las necesites

Todos cometemos errores. Pero muchas personas ponen "Lo siento" en sus correos electrónicos como una obviedad: pueden pensar que disculparse tranquiliza a los demás o evita conflictos. Si bien una disculpa bien colocada a veces te facilitará el camino, es mejor guardar tus disculpas para cuando realmente hayas cometido un error.

Por definición, una disculpa indica arrepentimiento por haber hecho algo mal. Entonces, ¿debería disculparse cuando:

¿Necesita unos días para volver a un cliente? ¿Un informe se envía tarde porque alguien envió información vital tarde? ¿Una tormenta solar hace que Internet se caiga por un tiempo?

En estos casos y muchos otros, sucedió algo desafortunado, pero no hiciste nada malo. Necesitas reconocer la triste realidad sin disculparte innecesariamente.

Antes de disculparse, considere las posibles desventajas de hacerlo con demasiada frecuencia. Primero, si te disculpas con demasiada frecuencia, corres el riesgo de socavar la confianza de los demás en tus habilidades. Pueden pensar que una persona capaz no siempre necesita disculparse. En segundo lugar, las disculpas pueden dar la impresión de que eres responsable de algo que no es culpa tuya.

La próxima vez que tenga la tentación de escribir "Lo siento" por un inconveniente menor o una circunstancia sobre la que tenía poco control, pruebe estas tácticas primero:

Agradecer a la persona por su paciencia y comprensión. Expresar esperanza de un resultado positivo Concentrarse en el futuro.

Supongamos que su cliente le envió un correo electrónico y se perdió en la avalancha de su bandeja de entrada. Necesita cuatro días para responder. Los tiempos de respuesta largos no son el servicio que desea brindar ni lo que espera su cliente. Sin embargo, en lugar de pensar en el pasado y decir "Lamento no haberte respondido antes", podrías escribir "Muchas gracias por tu paciencia". Este enfoque los elogia y les da un refuerzo positivo para aceptar que eres un ser humano con limitaciones. Si no se sintieran pacientes, podrían comenzar a sentirlo ahora que los ha elogiado por ello.

Es posible que no necesite caer sobre su espada cuando un cliente o colega señala un error. En su lugar, puede escribir: "Muchas gracias por informarnos sobre esto". Agradecer a los demás en lugar de disculparse los felicita por tener los rasgos que usted desea que tengan, a saber, paciencia y tolerancia. También demuestra que estás abierto a la crítica, parte fundamental de una buena comunicación.

Todo por lo que sentimos la necesidad de disculparnos ha sucedido. Es del pasado. No puedes cambiar lo que ya ha sucedido. Cuanto más tiempo la persona con la que te disculpas, y tú, mantengan la vista en el espejo retrovisor, más molestos estarán todos. Ya sea que sus excusas estén justificadas o no, se beneficia al dirigir su atención hacia el futuro. Al pasar rápidamente de la situación actual a un futuro positivo, interrumpe el patrón de mal humor y rompe la barrera de la culpa.

Por ejemplo, imagine un cliente insatisfecho porque un informe importante salió tarde. Esta persona olvidó que envió la información de respaldo tarde, lo que hizo imposible lanzar el producto final a tiempo. Estaban obsesionados con la demora en el informe y se quejaron al dueño del negocio. En lugar de insistir en la perspectiva del cliente, el dueño del negocio necesitaba liberar al cliente del evento negativo y enfocarse en un futuro positivo. La única pregunta relevante fue: "¿Qué podemos hacer para asegurarnos de que esto no vuelva a suceder?"

Todas las sugerencias anteriores son para casos en los que el evento desagradable no es su culpa. Se requiere una disculpa clara y sincera si usted o su organización realmente han cometido un error. Asume la responsabilidad. No culpes ni pongas excusas. Asumir el error y hacer todo lo posible para proporcionar una solución.

La mayor desventaja de disculparse demasiado por eventos menores es la siguiente: si usa las palabras "Lo siento" y "Me disculpo" en la respuesta...