Зв'язок є ключем до ефективної комунікації з вашою командою

У будь-якій формі комунікації беруть участь дві особи: особа, яка передає повідомлення, і особа, яка приймає та інтерпретує це повідомлення. Незалежно від того, спілкуєтеся ви з керівником групи у своєму офісі чи з усією компанією на публічному заході, ви спілкуєтеся безпосередньо з кожною окремою особою. Усвідомлення цієї простої істини допомагає вам бути присутнім, щоб ви могли спілкуватися з іншою людиною та знати про її досвід взаємодії.

Коли ви спілкуєтеся з іншою особою під час взаємодії, ви метафорично звертаєтеся до неї. Звернення до тих, з ким ви спілкуєтеся, є ключовою частиною комунікаційної моделі протоколу взаємовідносин. Коли ви стикаєтеся з кимось у спілкуванні, ви зацікавлені в тому, що вони говорять, і слухаєте, щоб зрозуміти їхню точку зору. Ви не відволікаєтеся і не захищаєтесь. Ви демонструєте, що дбаєте про іншу людину та про те, що вона говорить, підтверджуючи її та намагаючись по-справжньому зрозуміти її досвід. Звернення до іншої людини відкриває їй двері для спілкування з вами, оскільки вона відчуває, що її чують і розуміють.

Але як зв’язатися з кимось письмово?

Проблема спілкування з іншими через письмове спілкування.

Письмова комунікація – це широка категорія. Це включає електронні листи, повідомлення Slack, ділові пропозиції, звіти акціонерів, внутрішні повідомлення та публікації в соціальних мережах. Якщо це письмово, це письмове спілкування, і воно керує повсякденною діяльністю більшості компаній.

Як звернутися до людини, з якою ви спілкуєтесь, і спілкуватися з нею, коли немає візуальних підказок, мови тіла та нюансів мови, як-от тон, гучність і рівень енергії? Як налагодити зв’язок із читачами, якщо для встановлення зв’язку у вас є лише слова?

Щоб краще зрозуміти, як налагодити справжній зв’язок із читачами, я поспілкувався з цифровим маркетологом і співавтором Inc.com Джеммою Бонем-Картер. Як і я, вона вірить, що бізнес може стати каталізатором змін. Ми говорили про те, як важливо подумати про людину, яка отримає ваше письмове повідомлення, і уявити, що вони можуть робити, коли прочитають це повідомлення, і як повідомлення може на них вплинути. Я зауважив, що ви можете налагодити зв’язок, визнаючи складність теми та обмеження не зустрічатися особисто, і вказуючи, що ви готові продовжити розмову, якщо у них виникнуть запитання чи занепокоєння. Тоді Бонем-Картер поділився своєю порадою.

Щоб зв’язатися зі своїми читачами, пишіть окремим людям, а не безликим масам.

«Якщо ви хочете, щоб ваші електронні листи чи інші письмові повідомлення добре дійшли до інших, — сказала Бонем-Картер, — ви хочете, щоб одержувач відчував себе поміченим і почутим». Можна передати автентичне повідомлення, написавши своїм клієнтам, співробітникам або акціонерам, але лише якщо ви розглядаєте їх як окремих осіб, а не як безлику масу.

Бонхем-Картер радить написати чотирьом або п’яти реальним людям, які отримують повідомлення. Вона пропонує написати ім’я кожної людини на листочку на комп’ютері та подумати про найкращий спосіб спілкування з ними, щоб донести ваше повідомлення, даючи їм зрозуміти, що ви розумієте їх точку зору. Подумайте, що має почути ця невелика група людей. «Якщо повідомлення є загальним, воно не зацікавить одержувачів, якщо ви не персоналізуєте інформацію якимось чином, наприклад, думаєте про тих кількох людей і пишете так, щоб вони резонували».

Коли ми намагаємося поставити себе на місце іншої людини, ми підтверджуємо її досвід і спілкуємося з нею на глибшому рівні. У свою чергу вони долучаються до розмови, тому що відчувають, що їх чують і цінують. Коли ми демонструємо свою людяність, люди слухають.

Наприклад, я працював із генеральним директором великої франчайзингової організації, який зрозумів, що його команда не займається роботою. Він запросив свій персонал на зустріч, де вибачився за те, як представився компанії. Він визнав, що, незважаючи на те, що він неодноразово просив їхньої лояльності та відданості, він не зміг продемонструвати свою відданість та відданість їм. Він ніколи не робив жодних коментарів чи підбадьорювання...