Як вибрати інструмент управління проектами для свого бізнесу

Александру Стен, серійний підприємець, генеральний директор Tekpon, єдина платформа для всіх програмних потреб.

Працюючи в індустрії програмного забезпечення, я навчився одного: хоча кожен продукт хороший як концепція, він не обов’язково підходить для кожної команди та компанії. На ринку є багато чудових продуктів майже для всіх потреб, але це не універсальне рішення.

Власники бізнесу та працівники скажуть, що є багато продуктів на вибір. Дійсно, на ринку існує багато інструментів для управління проектами, але як вибрати той, що підходить для потреб вашого бізнесу?

Мені подобається гарний брендинг і розповідь, але цього недостатньо, коли йдеться про проекти та управління. Вам потрібно буде розглянути його функції, характеристики та потреби вашої команди.

Визначте потреби та виклики вашої команди.

Перш за все, не приймайте рішення на основі того, що ви думаєте як лідер, а прислухайтеся до потреб своєї команди. Якщо у вашому бізнесі є кілька відділів, вам доведеться зіткнутися з проблемою задоволення конкретних потреб кожного.

Наприклад, існує різниця в робочому процесі відділу продажів і творчого відділу. Люди мають різні способи роботи та візуалізації своїх проектів, особливо залежно від їхніх навичок. Але також, якщо їм потрібно працювати разом на одній платформі управління проектами, необхідно буде знайти інструмент, який пропонує це рішення.

Мій досвід показав мені, що ваші люди можуть працювати інакше. І ви не можете витрачати гроші компанії, купуючи різні підписки для всіх; натомість знайдіть такий, який може вмістити всі їхні потреби в одному цифровому робочому просторі.

Ще один аспект, який потрібно взяти до уваги, це кількість ваших працівників. Якщо у вас невелика команда, вам не потрібен більш орієнтований на бізнес інструмент управління проектами. Однак це може коштувати вам більше, і ваша команда може бути не такою щасливою, як ви сподівалися.

Наприклад, для нас Asana працює дуже добре. Наші відділи можуть працювати разом, бачити, наскільки просувається кожен проект, а члени команди можуть ставити власні цілі. На цьому рівні цей інструмент – те, що нам потрібно. Але для невеликої команди це може бути дорогим або занадто великим для їхніх потреб.

Створіть список обов’язкових функцій.

Після визначення потреб вашого бізнес-процесу та проекту створіть список функцій, які ви хочете мати у своєму інструменті. І, на мою думку, першим у списку має бути його крива навчання – він має бути настільки простим у використанні, що це легкий вітер. Тоді я рекомендую вам шукати:

• Діаграми Ганта. Це покаже вам, скільки часу ви повинні витратити на завдання в часовому масштабі. Використовуючи діаграму Ганта, ви можете побачити, скільки часу триватиме кожна діяльність і наскільки вона буде накладатися на інші завдання.

• Центральна інформаційна панель. Як керівник вашої компанії, ви хочете мати огляд своєї компанії, не вдаючись у подробиці. Централізована інформаційна панель може показувати всі ваші проекти, ідеї, прогрес і навіть деякі функції звітності, щоб ви могли почати розвиватися. Вам слід шукати інструмент, який надає просту інформаційну панель, щоб ви могли знати, що відбувається, не втрачаючи зайвих деталей.

• Персоналізація. Вам може знадобитися гнучке рішення, яке можна налаштувати відповідно до потреб кожного відділу. Уникайте статичного рішення, яке надає те, що, на їхню думку, вам потрібно, і шукайте таке, яке дозволяє кожному члену команди створювати власні погляди та робочий процес.

• Інтеграції. Якщо на Землі є рай, то інтеграції є його частиною. Ця чудова функція може дати вам свободу інтегрувати основний інструмент керування проектами з іншим інструментом, який ви використовуєте, дозволяючи вам ділитися своїми проектами зі своїми клієнтами навіть за межами.

Кожен інструмент керування проектами пропонує своїм користувачам багато чудових функцій, але це не буде нічого, якщо ви не протестуєте цей інструмент разом зі своєю командою.

Витрачайте свої гроші з розумом на свою команду.

І це також питання грошей. Ви хочете заощаджувати гроші на інші бізнес-потреби, а не витрачати їх на підписки, якими не користуєтеся. Отже, перш ніж вирішити, яке програмне забезпечення для управління проектами відповідає вашим потребам, ви повинні перевірити його разом зі своєю командою. Проведіть невелике дослідження, прочитавши кілька оглядів кількох інструментів, які ви вирішили спробувати, а потім витратите деякий час на їх тестування.

Після...