3-етапний метод, який Марк Кубан використовує для сортування понад 1000 електронних листів на день

Коли мова заходить про відомих людей, до Марка Кубана дуже легко дістатися. У нього є кілька відкритих електронних адрес, куди він запрошує підприємців надсилати йому презентації та запитувати поради. Як ви можете собі уявити, багато людей це приймають.

Кубан каже, що щодня вони отримують від 750 до 1000 електронних листів від підприємців. І він працює над усіма ними, на додаток до всіх інших електронних листів, які він отримує від своєї команди та всіх інших. Більшість людей, здається, зацікавлені в тому, як створити електронний лист, який приверне його увагу, але як фанат ефективності та самопроголошений експерт з електронної пошти, мені було більше цікаво, як він справляється з такою кількістю електронних листів.

Ось що я знайшов разом із мудрою порадою від мене.

Крок 1: Видалити

В епізоді подкасту Raising the Bar Кьюбан пояснив, що його основним методом роботи з усіма цими електронними листами було «видалити, видалити, видалити». Він сказав, що йому потрібно близько двох секунд, щоб вирішити, відповісти на електронний лист чи видалити його.

Я думаю, що це чудова порада, за винятком однієї кричущої проблеми. Сьогодні дійсно немає потреби видаляти електронні листи. Замість цього вам слід архівувати свої електронні листи. Коли електронний лист видаляється, він зникає назавжди, але архівування означає, що воно залишається доступним у ваших архівах електронної пошти.

Кожного разу, коли електронний лист вас не стосується або не заслуговує на відповідь, його слід заархівувати, щоб видалити з папки "Вхідні", не видаляючи. Таким чином ви зможете підтримувати свою поштову скриньку в чистоті, не втрачаючи нічого. Це важливий крок до досягнення Inbox Zero, техніки керування електронною поштою, яку я настійно рекомендую застосувати.

Крок 2: Делегуйте

Якщо Кубан побачить щось, що викликає його інтерес, він надішле швидку відповідь із запитаннями. Якщо людина дає достатньо відповідей, вона знає, що є потенціал.

На цьому етапі він пересилає електронний лист своїй команді. По суті, це делегує розмову комусь іншому. Він каже: «У мене є різні люди з різними знаннями, і я попрошу їх копнути глибше й охопити основи, з якими я не зовсім знайомий», що я часто роблю.

Як засновник компанії, я витратив роки на створення команди експертів. Отже, якщо я потраплю в розмову електронною поштою, яка краще підходить для когось більш спеціалізованого, ніж я, я просто надішлю CC відповідній людині з моєї команди та попрошу її взяти на себе розмову. Я сподіваюся, що вони приймуть краще рішення, ніж я, оскільки це їхня сфера компетенції, і тепер думати про це менше.

Крок 3: фільтр

Перші два кроки в основному стосуються того, як Кубан обробляє 1000 електронних листів, які отримує від підприємців щодня. Але є остання стратегія, яку він реалізує, щоб зменшити кількість електронних листів, які він отримує.

Для тих, хто хоче привернути увагу Кьюбана, він каже, що «найгірше, що ви можете зробити», — це постійно надсилати йому електронні листи. Його вирішення цієї проблеми просте: він створює в Gmail фільтр, який автоматично видаляє всі листи з указаної адреси.

Ця спеціальна техніка, мабуть, не актуальна для більшості людей, але варто подумати про те, як ви можете застосувати подібну техніку у своєму повсякденному житті. Я часто кажу: «найкращий спосіб отримати доступ до Inbox Zero — це отримати Email Zero», що означає, що найкращий спосіб зменшити кількість електронних листів — це обмежити кількість листів, які надходять у вашу папку «Вхідні».

Більшість інструментів електронної пошти мають функції автоматичного фільтрування, які сортують...