3 способи скоротити бізнес-витрати у важкі економічні часи

Оскільки ринки продовжують слабшати, компаніям потрібно почати активно думати про скорочення витрат.

Як і багато інших компаній, моя компанія скоротила витрати на початку пандемії COVID-19. У ті перші дні ніхто не здогадувався про вплив пандемії на бізнес. Тож моя компанія ретельно поглянула на те, на що ми витрачаємо, і запровадила стандарти прибутковості для всієї організації.

Це виявилося розумним вчинком. У загалом ведмежому економічному кліматі ми перебуваємо в набагато кращому стані, ніж було б інакше.

Через два роки після цього першого шоку на ринках, викликаного Covid, ми спостерігаємо другий виток. Але цього разу все інакше.

Багато експертів прогнозують повноцінну рецесію. Інші кажуть, що воно вже є. У будь-якому випадку, компаніям слід розглядати цей момент як можливість прийняти активні та здорові заходи щодо прибутковості. І ні, це не лише звільнення (до яких, на думку дослідників, слід звертатися лише в екстрених випадках).

1. Переходьте до економічно обґрунтованої культури. Першим кроком до найбільш ефективного витрачання коштів є розуміння того, що ви витрачаєте та навіщо ви це витрачаєте. Кожен член вашої управлінської команди повинен мати консолідований список своїх витрат, деталізований і підсумований у будь-якому зручному для навігації інструменті, навіть у таблиці Excel.

Звучить просто. Але так само, як відстеження вашого особистого бюджету може дати вам дивовижні результати, ця цифра часто вища, ніж люди думають. Маючи наочність у витратах кожної команди та ключових факторах витрат (персонал, програмне забезпечення, переваги тощо), ваші керівники можуть почати приймати обґрунтовані рішення щодо управління витратами.

Окрім управління, поширте інформацію про витрати по всій організації. Я завжди закликаю наших співробітників ставитися до грошей компанії, як до своїх власних. Чи купили б вони цей інструмент вартістю 10 000 доларів США, якби гроші вийшли з їхньої кишені?

2. Не замінюйте персонал автоматично. Коли член команди йде, ви можете якнайшвидше призначити на цю посаду когось іншого. Але перш ніж це зробити, запитайте себе: чи повинна існувати ця роль? Чи потрібно змінити коло його обов’язків? Чи міг би ним керувати підрядник, а не штатний працівник? Чи можемо ми просуватися зсередини, щоб заповнити цю роль? Чи дійсно нам зараз потрібно знайти когось іншого?

Це те, що ми робимо в ThirdLove протягом кількох років. Відповіді на ці запитання відрізняються залежно від випадку, але процес завжди змушує нас більш усвідомлено визначати ролі.

3. Встановити правила контрактів із постачальниками. Одним із наших ключових протоколів пандемії було встановлення ліміту для контрактів із постачальниками. Якщо вартість контракту перевищує певну суму, наш фінансовий директор завжди переглядає його. Крім того, ми ніколи не підписуємо контракти з автоматичним поновленням, що змушує нас ретельно оцінювати корисність інструментів, які ми використовуємо, і приймати обґрунтовані рішення щодо нашого пакету.

На початку пандемії Covid-19 багато компаній, що займаються програмним забезпеченням, були відкриті для перегляду переговорів, оскільки не хотіли втрачати клієнтів у важких економічних умовах. Постачальники знають, що сповільнення змушує компанії переоцінювати свої інструменти. Тому я б рекомендував принаймні запитати у своїх постачальників, чи готові вони до перегляду. Найкраще, якщо ви зможете представити їм детальний знімок вашої ситуації та оформити скорочення як частину поточних стосунків.

Усі ці заходи зі скорочення витрат матимуть позитивний ефект. Економічний клімат змінюється так само передбачувано, як і погода, і цей спад з часом поступиться місцем чомусь більш яскравому. Але обізнаність про витрати гарантує, що незалежно від погоди ви дасте...