Організація офісу – це не жарт

Створення офісу – це завжди захоплююча справа.

На жаль, один з аспектів дизайну офісу, який, на жаль, не помічають підприємці, — це організація офісу.

У вас може виникнути спокуса відкласти встановлення робочого столу на пізнішу дату. Але витратити час зараз на те, де і як зберігатимуться речі у вашому офісі, ви отримаєте незліченні переваги.

Упорядкування елементів в офісі дає змогу швидко реагувати на запити та запити, забезпечувати відмінне обслуговування клієнтів і впевнено готуватися до майбутнього зростання та розширення.

Незалежно від того, чи маєте ви справу з цими питаннями, чи тісно співпрацюєте з офіс-менеджером, ось три ключові міркування щодо організації офісу, які допоможуть вашому бізнесу досягти успіху сьогодні та в майбутньому.

>

Надайте паперовий депозит.

Визначте фізичні місця, де зберігаються паперові файли у вашому офісі, будь то окремі столи, робочі станції, кабіни чи столи. Файли мають бути легкими для пошуку та швидкого доступу. Уважно перегляньте всю конфіденційну або чутливу інформацію та зберігайте такі елементи в безпечному місці.

Створіть свою систему зберігання паперів на основі відновлення. Ви хочете отримати точний і конкретний опис предмета, а не незрозумілу, заплутану або розбавлену версію. Не поспішайте подумати про різні категорії та типи файлів. Напишіть кілька варіантів і модифікуйте або змінюйте елементи, доки не знайдете систему, яка відповідає вашим потребам.

Вам також слід розглянути правила іменування ваших файлів. Це допоможе оптимізувати як маркування, так і процес пошуку. Використовуйте чітку описову мову, яку легко читати та розуміти.

Збережіть категорії файлів, типи файлів і правила імен у документі текстового процесора чи іншому файлі. Зберігайте свої нотатки в безпечному місці, щоб мати змогу звертатися до них у разі потреби в майбутньому.

Виберіть цифрове сховище файлів.

Ретельно подумайте, як зберігати цифрові файли для вашого бізнесу. Ви будете звертатися до цих документів регулярно, навіть щоденно, і ваша здатність ефективно знаходити інформацію має першорядне значення.

Вирішіть, де саме ви будете зберігати цифрові документи. Зробіть усе можливе, щоб зберігати матеріали в певному місці. Це може бути в хмарі або локально на комп’ютері чи сервері. Наявність інформації, що міститься в централізованому місці, полегшує керування. Якщо вам потрібно зберігати інформацію в різних місцях, чітко визначте, які матеріали будуть зберігатися і де.

Цифрова система зберігання також має базуватися на відновленні. Намагайтеся, щоб ваші цифрові та паперові файлові системи були якомога ближче одна до одної. Ви можете використовувати свою систему паперових файлів як відправну точку та розширити цю базову структуру на основі типу та обсягу цифрової інформації, яку потрібно зберігати.

Незважаючи на те, що цифрові файли пропонують більшу гнучкість, ніж цифрові файли, коли справа доходить до можливостей вкладення та пошуку, важливо бути обережним. Жодна функція пошуку не може точно знайти документи чи файли, якщо елементи неправильно або неправильно позначені. Створіть стислі та конкретні імена для цифрових файлів і папок, які легко шукати.

Не забувайте точно записувати примітки до своїх цифрових файлів, включаючи категорії, типи файлів і правила іменування, і зберігати їх у безпечному місці для використання в майбутньому.

Оптимізуйте зберігання канцелярських товарів.

Визначте, де у вашому офісі зберігатимуться загальні канцелярські приладдя. Залежно від розміру вашого офісу, це може бути одна або кілька спільних шаф для канцелярського приладдя, офісний куточок, спеціальна кабінка, письмовий стіл, стіл або візок.