Ефект гарячої картоплі: його вплив на робочі процеси

Робота стає дедалі складнішою, оскільки організації вирішують, як краще продовжити роботу після початкового шоку від пандемії. Деякі обирають повністю віддалену робочу силу, деякі – гібридну модель роботи, а інші – повертаються до роботи на повний робочий день. Однак одне можна сказати напевно: де б вони не були, усі співробітники виявляються завалені запитами та завданнями з різних сторін, будь то телефонні дзвінки, повідомлення Slack, зустрічі Zoom або неформальні розмови в кімнаті відпочинку.

У багатьох відношеннях сучасний робочий процес став гарячою грою, і проходження є важливим. Ви не хочете «спалити» себе, затримуючись надто довго, але якщо ви проштовхуєте роботу надто швидко, її кидають. Ми постійно пропускаємо домашні завдання, як гарячу картоплю, очікуючи, що інші схоплять їх і передадуть наступній людині, але найчастіше ця робота втрачається – потрапляє в те, що я називаю «темною матерією». робота», або великий обсяг роботи. які не фіксуються, не відстежуються та не вимірюються щодо цілей, оскільки вони відбуваються в інструментах зв’язку та неструктурованих файлах. У деяких випадках пропуск відбувається в ланцюжку Slack, коли колега запитує вас і каже: «Привіт, я чув, що з тобою потрібно зв’язатися, щоб опублікувати новий опис вакансії на сторінці кар’єри. Або це може статися, коли хтось проходить повз ваш стенд і запитує: «Чи можете ви надіслати мені кілька оновлених слайдів для презентації в четвер?»

Гаряча картопля на роботі може здатися інтуїтивно зрозумілою, оскільки хороша частина врешті-решт буде взята з собою, але якщо вона не прокручена через належні канали або з достатнім контекстом або чіткими наступними кроками, це буде коштувати. Такі інструменти, як додатки для обміну миттєвими повідомленнями, не розроблені для виконання складної роботи, і коли працювати через ці інструменти, співробітники відчувають себе приголомшеними, оскільки робота вислизає від них. Тоді вартість «гарячої картоплі» на робочому місці стає відчутною двома способами: вона створює невидимий робочий процес і збільшує навантаження на працівників.

З невидимим робочим процесом завдання або доручення часто вислизають крізь щілини, оскільки немає чіткого запису про право власності, статус або наступні кроки. Відсутність чіткості або зосередженості в завданні може призвести до необхідності повторювати роботу, дублювання зусиль або недотримання цілей. У невеликому масштабі це може здатися незручністю, але коли це стає постійною тенденцією в командах, відділах або організаціях, це може призвести до затримки запуску проектів, упущених можливостей продажу та фінансового тиску. Технологія, яка фіксує всі ці передачі гарячої картоплі та забезпечує кращий огляд невидимих ​​робочих процесів, може допомогти організаціям відстежувати роботу, усунути дублювання та неоднозначність і підтримувати проекти в руслі.

Хоча гра здається нешкідливою, вона також матиме вплив на психічне здоров’я співробітників. Компанії очікують, що їхні співробітники жонглюють різними програмами, такими як Slack, Microsoft Teams, Zoom або Google Suite, за допомогою яких працівникам призначаються завдання, часто без контексту. Очікування постійного моніторингу та реагування через кілька каналів створює стрес і може відволікати співробітників від зосередження на роботі, яка має значення та забезпечує результати. Завдяки підходу «гарячої картоплі» нечітке призначення також може призвести до плутанини та зайвої роботи, коли працівники витрачатимуть більше часу, ніж необхідно, на дублювання проектів. Зрештою, поєднання перевантаженості та перевтоми призведе до почуття тривоги та виснаження.

Ці два наслідки гри в «гарячу картоплю» на робочому місці взаємопов’язують один одного та створюють петлю негативного зворотного зв’язку. Чим більше працівнику доводиться орієнтуватися в невидимих ​​робочих процесах, тим більший стрес він відчуватиме у своїй повсякденній роботі. Коли працівники починають виснажуватися, багато з них можуть залишити робочу силу, створюючи проблеми з утриманням компанії, що обходиться дорожче, ніж будь-коли під час тривалого масштабного звільнення. Це, у свою чергу, збільшує робоче навантаження на інших працівників і створює напругу, що ще більше підживлює цикл невидимих ​​робочих процесів.

Організації та керівники можуть запровадити кращі бізнес-практики, щоб допомогти своїм співробітникам перейти від підходу «гарячої картоплі» до системного...